Ärimaastik muutub aina enam teenuspõhiseks ja selle asemel, et ehitada üles oma serveriruum ja täita mitmeid niširolle, kasutatakse sageli väliseid partnereid. See on hea kokkuhoiuvõimalus ja pakub ligipääsu parimale know-how’le, ent kätkeb endas ka riske. Kirjutab Elisa ärikliendiüksuse juht Artur Praun.
Mõned riskid on seotud toimepidevusega, teised aga usalduse murdmise ning digivara omandi küsimusega. Välise partneriga koos töötades on paratamatu, et keegi saab ligipääsu mingitele andmetele või mõnele kontole. Hoiustades andmeid Microsofti andmekeskuses, on need just seal. Kui võtta väljastpoolt appi raamatupidaja või turundusspetsialist, siis on paratamatu, et tal peab olema ligipääs programmidele, sotsiaalmeediaprofiilidele ja isegi pangakontole. Koostöö saab kulgeda rahulikus rütmis ja kui on aeg senisele joon alla tõmmata, saab andmed ja õigused linna pealt kokku koguda ja eluga edasi minna.
Seda aga vaid siis, kui õiguste haldusele ja ärilisele toimepidevusele on lähenetud teadlikult. Ehkki sel teemal räägitakse üha enam, pole siiski harvad juhud, kus väline IT-inimene jalutab minema ettevõtte kodulehega, reklaamipartner ei taha üle anda kliendile loodud Facebooki lehte, või usaldatakse liialt ebakindlat teenuseosutajat, kes paneb ühel hetkel uksed kinni, muutes nii hulga andmeid ja teadmisi kättesaamatuks.
Ükski partnersuhe ei saa muidugi toimida ilma usalduseta, kuid see usaldus ei saa olla pime. Mida paremini ettevõte sisseostetavat teenusvaldkonda teab, seda lihtsam on kõike olulist enda käes hoida. Mida tundmatum aga tegevusvaldkond on, seda kergemad on probleemid tekkima. Näiteks juhtkond, kes ei tunne turundust, ei pruugi teada, et Facebooki lehte ja reklaame haldama võetud inimene võis lehtede omanikuks määrata ennast. Ja IT kauge inimene ei saa aru, et kodulehe arendaja hoiab seda oma serveris.
Kuni kõik kulgeb plaanipäraselt, ei mõelda sellele. Kui aga koostöö suure pauguga lõhki läheb, võib liigne usaldus kiiresti kätte maksta. Seetõttu on vaja, et ettevõte säilitaks igal hetkel kontrolli oma kõige olulisema digivara üle. Andmed võivad küll andmekeskuses elada, aga kas kuskil on varukoopia? Keegi võib küll raamatupidamist teha, aga kas see kõik toimub sinu kontrolli all olevas tarkvaras? Arenduspartner võib aidata luua uusi IT-lahendusi, aga kelle käes on selle kuningriigi võtmed? Usaldus on vajalik, kuid kontrollist ei pääse kuidagi.
Mugavus ei saa ületada vastutustundlikkust
Viise, kuidas oma digivara ka väliste partneritega koostöös kaitsta, on palju. Olenevalt koostööst mängivad siin oma rolli lepingud, õiguste haldus, arenduskeskkond ja lihtne talupojaloogika. Ehkki on keeruline ja ajakulukas endale selgeks teha, millised riskid ja nüansid partneri tegevusega on seotud, tasub need siiski välja uurida. Mugav on küll lasta partneril teha kõike nii, nagu nad soovivad, kuid ühel hetkel võib see nigelalt lõppeda.
Mõistagi ei saa lasta paranoial või asjatul hirmul takistada asjade ära tegemist, kuid mõõdukas ettevaatlikkus on asjakohane. Vähim, mida teha saab, on poolte õigused ja kohustused ning digivara omandisuhe lepingutega fikseerida, kuid tihti ei pruugi üksnes sellest piisata. Leping istub sahtlis täpselt nii kaua, kuni on vaja sealt partnerile midagi meelde tuletada, kuid hapuks läinud suhte korral ei pruugi see pakkuda piisavalt kiiret lahendust.
Seega tasub lepingulise poole kõrval pöörata tähelepanu ka töö käigus valmivale ning läheneda õiguste haldusele ja andmete kontrollile õigesti. Määrake juba esimesest koostööhetkest partnerile õigused, mis lubavad tal oma tööd teha, aga jätke samas kontroll enda kätte. Kui aga partner hakkab töö käigus looma midagi uut, on hea enne esimesi hiireklikke paika panna, kus ja millistel tingimustel seda tehakse.
Kuidas on tagatud toimepidevus?
Õiguste kõrval ei saa tähelepanuta jätta ka olukordi, kus partner saab ligipääsu ettevõtte toimepidevuse punktist olulisele varale. Üks pool on andmekaitse ja sellega seotud lepingud, teisalt tasuks läheneda ka loogiliselt ja selgeks teha, mis on vajalik ja mis mitte. Kas partneril peaks olema õigus koostööplatvormidelt faile alla laadida? Kas väline raamatupidaja peab saama ise pangas ülekandeid teha? Kas arendajal on vaja saada ligi süsteemile, mille kallal ta hetkel ei tööta?
Niisamuti tasub läbi kaaluda riskid ja hinnata partnereid. Teenusepakkuja valimisel, kelle juures majutada oma kodulehte või hoida andmeid, on kodutöö kriitilise tähtsusega. Ilmselt ei ürita ta sinu vara pantvangi võtta või sellega minema jalutada, kuid mis juhtub siis, kui tema äri päeva pealt uksed kinni paneb ja sellega kõik musta auku kaob? Tagavaraplaan on oluline ning kui tegu on ärikriitiliste teemadega, ei ole varukoopiatest pääsu.
Kindlasti ei tasu ka unustada, et on teemasid, mida ei saa oma majast välja anda. Need on valdkonnad, mille üle kontrolli kaotamine annaks ettevõttele surmahoobi. Selliseid valdkondi pole küll palju, kuid mõni ikka leidub. Tuvastage need, analüüsige läbi ja võtke nende katmiseks endale tööle oma inimene. Kui äri ei saa ilma selle valdkonna tegevuseta sekunditki töötada, on see ilmselt midagi, millega on mõistlik tegeleda ise.
Paljudel juhtudel on siiski partnerite kaasamine mõistlik nii majanduslikult kui ka parema kvaliteedi tagamiseks. Need eesmärgid saab aga täita ainult siis, kui riskid on maandatud.
