Kui vähem on rohkem

Hannes istus käsipõsakil oma töölaua taga, kui õhtuhämaruses tema kabinetti sisenesin. „Mõni minut läheb veel, pean paar head lõpulauset kirjale lisama,” ütles ta, suunates mind väikse peanõksatusega tugitoolil tema laua kõrval istet võtma. Sama päeva ennelõunal olime arutanud töötajate uut motivatsioonipaketti, mille ta oli nüüd personalijuhina väärikasse kümneleheküljelisse vormi valanud, et saata see keskastmejuhtidele kommenteerimiseks. Kuigi enamik neist osales ka meie kohtumisel, pidas Hannes ikkagi vajalikuks lisada oma kommentaarid dokumendi kohta. Talle meeldis pikalt kirjutada ja ta vist isegi nautis kaunist kirjasõna, unustades ennast minu arvates vahel liigagi pikki e-kirju kirjutama. „Nii, olemas!” tegi ta lõpuks demonstratiivselt hääleka hiirekliki. Kiri oli laiali saadetud ja me saime õhtule minna.

Kuigi varasema kokkuleppe kohaselt pidid keskastmejuhid Hannesele oma kommentaarid saatma järgmise päeva õhtuks, ei olnud selleks ajaks laekunud ühtegi. Võiks ju arvata, et motivatsioonipakett on midagi, mis paljusid huvitab ja mille üle arutletakse aktiivselt. Samas oli üsna tavaline, et Hannes ei saanud oma loomingu kohta erilisi kommentaare. Vaikus toitis parasjagu ka ta enesehinnangut – ju siis on kõik hästi, kui kommenteerida ei soovita. Seega ta ei kurvastanud tagasiside puudumise üle ja plaanis asja edastada tippjuhile veel samal õhtul.

Hannes oli üksjagu segaduses. Mida temalt nüüd oodatakse? Keskastmejuhi kommentaarid läbi lugenud, hakkas ta tippjuhile vastust koostama. Ikka pikalt ja põhjalikult, nagu talle kombeks. Alustades kõigest sellest, mida keskastmejuhtidega ühisel ajurünnakul arutati, millised olid argumendid, mida kaaluti, ning lõpetades sellega, miks lõpplahendusena sai sõnastus selline, nagu kümneleheküljelises dokumendis kirjas. Mingil põhjusel ei saatnud ta aga siiski vastust samal õhtul ära. See oli hea, sest esimene ehmatus kolmetähelisest lühendist oleks kindlasti tema kirja tonaalsust tugevalt mõjutanud. Ühtegi suppi ei sööda kuumalt, nagu öeldakse.

Kui me hommikul kohvinurgas kohtusime, kutsus ta mu enda kabinetti: „Tule, ma näitan sulle midagi.” Lugenud läbi tõstatatud küsimused, mis polnudki tegelikult eriti kriitilised, ning Hannese vastused tippjuhile, oli selge, et seda kõike on tippjuhi jaoks liiga palju. Kogu lugupidamise juures Hannese argumenteerimisoskuse ja kauni kirjasõna vastu ei oleks tippjuht suure tõenäosusega tema juttu süvenenud. Ta ei soovinud tegelikult ju Hannese argumente, vaid lahendust probleemile, mille keskastmejuht oli välja toonud. Seepärast soovitasin Hannesel oma argumente üldse mitte saata ning lahendada olukord, vastates juhile seda, mida ta tegelikult ootas. Hannes kõhkles hetke, kuid kirjutas seejärel vastuseks vaid neli sõna: „Probleemi pole, teema maas!” Võttis siis telefoni, helistas küsimuse tõstatanud keskastmejuhile ning andis talle vastused.

Kuna viibisin kogu selle aja Hannese kabinetis, kutsus ta mind poole kõne pealt äkki käega viibates enda kõrvale, et näidata midagi uuesti arvutiekraanilt. Seal ilutses tippjuhi vastus: „Aitähh!”.

Oma kogemusest tean öelda, et iga juht on oma inimestele tänulik, kui teda ei sunnita piiratud ajaressurssi kasutama probleemide peale, mille lahendus on tegelikkuses kusagil mujal. Meie tähelepanu efektiivseks kestvuseks on keskeltläbi 10 minutit. See on aeg, mille jooksul juht langetab ka enamiku otsuseid.

Mida kõrgemal organisatsiooni hierarhias, seda rohkem jõuab juhi lauale neid kümmet minutit nõudvaid teemasid. Kuid meil on ööpäevas kõigil vaid 24 tundi, mistõttu juht on sunnitud lisaks prioriteetide seadmisele ka oma ajakasutuses ääretult kriitiline olema. See viimane näiteks väljendus Hannesele saadetud kolmes tähes. Me võime küll arutleda selle lühendi reljeefsuse üle,  ent selle sisu oli maksimaalselt kokku pakitult konstruktiivne – lahenda probleem. Probleem sai lahendatud ja juht oli efektiivsuse eest Hannesele tänulik. Vahel mõjub vähem tõepoolest rohkem.