Kas tead, et su organisatsiooni teadmised on ohus?

Tallinna Tehnikaülikooli ärikorralduse instituudi professor Susanne Durst loodab väga, et tead. Teadmistest ja teabest kõneldakse üldjuhul kui millestki positiivsest ja väärtuslikust ning kiputakse alahindama võimalikke negatiivseid aspekte, näiteks teadmusega kaasnevat vastutust ja riski, või ei teadvustata neid üldse.

Niisugune olukord on kahtlemata ohusignaal, sest annab märku tasakaalustamata teadmuskäsitlusest, mis omakorda takistab asjakohast teadmusjuhtimist. Teadmusriskide esinemine ei sõltu sellest, kui suure või mis tüüpi organisatsiooniga on tegemist. Iga organisatsiooni, kes ei suuda sisse seada väärtusloome tagamiseks hädavajaliku info korralikku teadmusjuhtimist, ähvardavad märkimisväärsed riskid, näiteks kogemuste kaotamine või oskusteabe muutumine.

Organisatsiooni teadmust suudetakse täiel määral rakendada ainult siis, kui arvestatakse selle mõlema tahuga – tegemist on nii ressursi kui ka riskiga.

Kuigi juhid ja ettevõtjad tunnevad ehk finantskapitali ja selle varaliigiga seotud riske paremini, ei tohiks endale lubada seda, et teadmusriskidele tähelepanu ei pööra. Organisatsiooni teadmust suudetakse täiel määral rakendada ainult siis, kui arvestatakse selle mõlema tahuga – tegemist on nii ressursi kui ka riskiga.

Iga organisatsiooni ähvardab terve rida teadmusriske, mis on tingitud näiteks töötajatest, suhetest, puudujääkidest teadmistes, teenustest, mis ostetakse allhankena sisse, üha laiaulatuslikumast digimisest.

Töötajatega seotud riskid võivad tuleneda tahtlikest või tahtmatutest muutustest ning töölt (pikaajalistest) eemal viibimistest, näiteks vigastuse või haiguse tõttu. Uuringud näitavad, et tohutu hulk teadmisi on seotud konkreetsete inimestega. Kui niisugused kellegi peas peituvad teadmised mängivad olulist rolli organisatsiooni finantsedukuses või püsimajäämises, mõjutab tema lahkumine või pikaajaline eemal viibimine negatiivselt tervet organisatsiooni.

Suhetega seotud risk tähendab võimalust, et koostöö partneritega ei kulge rahuldavalt või et nad käituvad oportunistlikult, mis toob kaasa oma tagajärjed. Suhterisk hõlmab ka teadmuse jagamisest tekkivat riski: oma organisatsiooni konkurentsivõime arvelt võib tugevneda partneri oma.

Just teadmuslünkade tõttu (mida organisatsioon peaks teadma ja mida ta tegelikult teab) tekivad riskid. Kui teadmised ei kattu, võib see takistada eesmärkide ja strateegia täitmist. Ka selliste ärifunktsioonidega nagu näiteks raamatupidamine või sisse ostetud personalijuhtimine seonduvad riskid. Allhangete kasutamine on ehk lühiajaliselt kasulik, kuid pikas perspektiivis toob see kaasa ohu, et kaovad sisemised ärifunktsioonide täitmiseks hädavajalikud oskused ja võimekus.

Vaid 40% uuringus osalenud organisatsioonides tegeleti riskijuhtimisega ja üksnes 48% organisatsioonidest, kus riske juhitakse, väitis, et tegeletakse ka teadmusriskidega.

Viimaks ulatuslik digimine: hirm teistest maha jääda, kui uut tehnoloogiat ja selle kasutamise tagajärgi täielikult ei mõisteta, suurendab valede otsuste langetamise ohtu.

Teadmusjuhtimine kui strateegia

Teadmusjuhtimist tuleb käsitleda strateegiliselt ja sel viisil, et see hõlmaks ka riskijuhtimist. Risk, ebasoodne mõju kasumlikkusele on era- ja ärielu loomulik osa. Riski kontseptsioon viitab igasugustele, nii positiivsetele kui ka negatiivsetele tagajärgedele, kuigi tundub, et argikeeles seostatakse riski eelkõige ohuga. Me defineerime kolleeg Malgorzata Ziebaga teadmusriski nõnda: „Näitaja, kuivõrd tõenäolised ja tõsised on ebasoodsad tagajärjed tegevusel, mis sisaldab organisatsiooni toimimist ükskõik millisel tasandil mõjutavat teadmust või on sellega muul moel seotud”.

Riskijuhtimine omakorda tegeleb eelkõige riskide tuvastamise, hindamise, jälgimise, kontrollimise ja avalikustamisega. Tähelepanu tuleks seega pöörata eri tüüpi riskidele ja nende juhtimisele. Sellele tuginedes määratleme kolleegidega teadmuse riskijuhtimist nii: „Süsteemne viis, kuidas rakendada vahendeid ja meetodeid, et tuvastada ja analüüsida organisatsiooni teadmuse loomise, rakendamise ja säilitamisega seotud riskid ning neile reageerida”.

2019. aastal korraldasime kahe kolleegiga empiirilise uuringu, et mõista, kas ja kuidas organisatsioonides teadmuse riskijuhtimist korraldatakse. Kogusime andmeid era- ja avalik-õiguslike organisatsioonide kohta tervest maailmast. Leidsime, et vaid 40% uuringus osalenud organisatsioonides tegeleti riskijuhtimisega ja üksnes 48% organisatsioonidest, kus riske juhitakse, väitis, et tegeletakse ka teadmusriskidega. Teadmusriskidest teadlikud organisatsioonid mainisid kõige sagedamini teadmiste kaotust, millele järgnes vale või ebausaldusväärse info kasutamise risk ja küberkuritegudega seotud ohud. Osalistel paluti hinnata ka seda, millised tagajärjed on sellel, kui teadmuse riskijuhtimisega ei tegeleta. Tulemused on näha tabelis.

Nagu näha, põhjustas organisatsioonidele kõige sagedamini muret toodete või teenuste kvaliteedi langus, sellele järgnesid kaitsetuse suurenemine ja olukord, kus kaotatud teadmised annavad konkurentidele eeliseid. Seega on selge, et teadmusriskide eiramine võib tuua kaasa negatiivsed tagajärgi, hoolimata sellest, millist tüüpi organisatsiooniga on tegemist.

Arvestades, et maailm on muutunud dünaamilisemaks ja ebastabiilsemaks, on asjakohane üles kutsuda organisatsioone läbi mõtlema nii teadmus- kui ka riskijuhtimine. Soovitatav on sisse seada isegi konkreetselt teadmuse riskijuhtimine, et paremini toime tulla praeguste ja tulevaste probleemidega oma organisatsiooni ja ka ühiskonna tasandil. Alustada võib teadmuse riskikaardi koostamisest, mis heidab valgust teadmusriskidele ning nende kattuvuskohtadele. Kuna üks risk vallandab sageli teised, ei saa neid käsitleda eraldiseisvana. Seejärel tuleks tulemuste põhjal koostada selge teadmusriskijuhtimise strateegia, millest saab lähtekoht järgmisteks sammudeks, mida organisatsioonil tuleb teha asjakohase riskihalduse ja riskiteadliku kultuuri suunas.

Viitan siin ka rõõmuga artiklile, mille saab tasuta alla laadida: Susanne Durst & Malgorzata Zieba (2018): Mapping knowledge risks: towards a better understanding of knowledge management, Knowledge Management Research & Practice, DOI: 10.1080/14778238.2018.1538603.

——–

Kirjastus Emerald Publishing valis Susanne Dursti teadusartikli „Kui kaugele oleme jõudnud teadmusriskide uurimisega?“ 2020. aasta Emerald Literati Awardsi silmapaistvamaks teadusartikliks ajakirjas VINE Journal of Information and Knowledge Management Systems („Ajakiri – Informatsiooni ja Teadmusjuhtimise süsteemid“). Kuni novembrini 2021 saab artiklit tasuta lugeda siit.