Mida teha, et olla Euroopa efektiivseim statistikaamet ja selleks ka jääda

Statistikaamet on alustanud terve rea protsesse, et saada Eesti andmeteaduse kompetentsikeskuseks. Vähendada tuleb bürokraatiat andmete esitamisel ning tõhustada nende leidmist ja ka statistikaameti enda tegevust. Nii et ehkki Eurostati andmeil on meie statistikaamet juba Euroopa Liidu efektiivseim, on tööpõld lai. Lähemalt räägib Tuuli Elstrokile statistikaameti peadirektor Mart Mägi.

Riigi nullbürokraatia programmi eesmärk on ettevõtjate, riigi ja kodanike halduskoormust vähendada. „Selleks on kehtestatud nn once only põhimõte – oma andmeid peab riigile esitama vaid ühe korra,“ selgitab Mägi. „Statistikaametil on valitsuse mandaadiga õigus seda põhimõtet rakendada, mis tähendab, et peame andma selgeid juhiseid, kuidas riigis andmeid kirjeldada, põhiandmeid määratleda ja neid registritesse märkida.“ Lisaks peab olema selge ülevaade, mis andmeid kohustuslikus korras üldse kogutakse.

See aga polegi nii lihtne. „Eesti seadustes on näiteks linn defineeritud viiel moel. Seega ei pruugi linna kohta olevad andmed registrites terminoloogiliselt sama tähendada,“ toob Mägi näite. „Selguse tekkimiseks peab igas asutuses olema andmehaldur – keegi, kes vastutab selle eest, et asutuse andmetest tekib ühtne arusaam.“ Ja seejärel asutuseüleselt ning riigi sees samuti. „Esmalt peame saama ülevaate, mis andmed meil üldse on, et ei oleks topeltkorjet.“

Eelmisel kevadel palus statistikaamet ettevõtetel teada anda kõigist andmeist, mida topelt korjatakse. Tõdeti, et valdavalt võtabki statistikaamet andmeid juba olemasolevatest andmebaasidest ja topeltkorjet ei toimu. „Seda aga ei tajuta väga,“ ütleb Mägi. „Näiteks annab ettevõtja maksuametile teada oma palgainfo, ent selleks, et meie saaksime keskmist palka välja arvutada, peame teadma ka seda, mitu tundi inimene tööl on. Seda infot maksuamet ei kogu, meie aga vajame. Nii jääbki ettevõttele mulje, et ta ju juba esitas andmed, kuhu vaja, ja nüüd küsitakse neid jälle.“

Selleks et ettevõtjate taju parandada, peegeldab statistikaamet ettevõtteile tagasi andmeid, mida nad on ise esitanud ja mida on amet mujalt registritest saanud. See on osutunud suureks väärtuseks. „Juba on meie poole pöördunud mõned ettevõtted sooviga meiega oma andmeid jagada, et nad saaksid ka neid peegeldusi,“ ütleb Mägi.

Andmed paremini leitavaks

Oluline töölõik nullbürokraatia programmis on Aruandlus 3.0. See tähendab, et raamatupidamist püsti pannes seob ettevõte oma kontoplaani koos kulukohtadega riiklikult väljatöötatud kontoplaaniga ja vajalikul hetkel saadab ühe nupuvajutusega lihtsalt andmed ära, kas maksu- ja tolliametile, tervise arengu instituudile, statistikaametile, Eesti Pangale või mujale. Need saadetakse toorkujul, mistõttu ettevõtte halduskoormus langeb tuntavalt: enam ei pea midagi spetsiaalselt välja arvutama, vaid info koguneb andmesüsteemi kõikidelt tasanditelt automaatselt.

„Sellest tekib ettevõttele märgatav efektiivsus,“ ütleb Mägi. „Ainus asi on see, kas meie ettevõtted on valmis oma üksikandmeid riigiga jagama!“ Ta meenutab diskussiooni 1000-euroste arvete üle või kasvõi e-arveid, mida püüti juba 2005. aastal kohustuslikuks teha. „Siis nähti neid algatusi lisakoormusena ja ju see oligi tol hetkel nii. Ühiskond peab muudatuste tegemiseks valmis olema.“

Lisaks on statistikaamet ette võtnud valimite parandamise. „Me korjame enamiku statistikast valimite baasil ja ei tüüta kõiki ettevõtteid. Ettevõtte koormus taas väheneb sellest,“ sõnab Mägi. „Kui 5–7 aastat tagasi andsid 60% andmete mahust just needsamad küsimustikud, siis praegu pärineb 80% andmetest registritest ja muudest allikatest. Samuti liigume aina enam suurandmete suunas.“ Alles jääb mõistagi ülesanne hoida valimis piisav hulk ettevõtteid, et mingit nähtust välja arvutada, ning hoolitseda selle eest, et küllaldaselt andmeid koguneks ka nn pika saba kohta – need on väikeettevõtted, kelle käive on alla 40 000 euro aastas ja kelle kohta maksu- ja tolliamet infot ei koonda.

Tulevikus on plaan küsimustikest üldse loobuda, ent seni, kuni neid veel kasutatakse, on vaja Mägi sõnul parandada neist arusaamist. „Mõnes mõttes oleme seni vastutusest kõrvale hiilinud, öeldes, et midagi pole parata, küsimustikud tulevad Euroopa Liidult. See pole aga korrektne,“ nendib ta. „Riiklike ja rahvusvaheliste andmete kogumise nõue meile küll tuleb, aga konkreetsete küsimuste mõisteline selgus ja arusaadavus on meie teha. Kui saad mõistetest aru, suudad kiiremini vastata, ja sellest tuleb jälle suur ajasääst,“ selgitab Mägi.

Koormus langeb viis korda

Uute protsesside rakendamisel langeb ettevõtjate halduskoormus andmete esitamisel viiekordselt. „See on üüratu ajaline kokkuhoid,“ sõnab Mägi. Peale selle mõõdab statistikaamet iga minutit, mis ettevõtjal kulub nende küsimustike täitmiseks. „Veebis andmeid sisestades näed nurgas kella, kus sekundid jooksevad. Nii näeme, kui kaua oli inimene süsteemis, ja avalikustame need ajaraportid – see on üks me põhinäitajatest statistikaameti töö tulemuslikkuse mõõtmisel.“

Mägi sõnul on statistikaametil selge eesmärk vähendada seda aega iga aasta vähemalt 10 000 tunni võrra. „Eelmise aasta tulemuseks saime 16 800 tundi. Selle radikaalse muutuse juures on mitu asja. Esiteks ei pea ettevõte enam nii palju andmeid ise sisestama, teisipidi – ega see arvutus kuhugi ära ei kao, vaid koormus tuleb lihtsalt avalikule sektorile üle. Meie peame ju ikka andmeid analüüsima. Siin on küsimus selles, kuidas me ise ilma töötajate hulga suurendamiseta vastu peame.“ Vastust näeb Mägi mõnede tegevuste automatiseerimises.

„Tõtt öelda on see ka suurim takistus olnud – oma inimeste hirm edasise ees,“ ütleb ta. „Lisaks sellele, et peame andmeesitajate koormust vähendama 10 000 tundi aastas, on meil sisemine eesmärk ka statistika tootmisele kuluvat aega (ehk oma tööaega) 10 000 tunni võrra vähendada. See tekitabki hirmu… Kas ma pean kogu aeg järjest kiiremini töötama? Kuidas ma siis kvaliteeti tagan? Kui kogu töö aina kiiremini ära tehakse, kas mind saadetakse siis lõpuks koju, sest nii palju inimesi pole vaja?“ toob Mägi välja mõned küsimused, mis statistikaametis on tekkinud. Asja mõte on igapäevaseid protsesse tõhustades siiski hoopis uusi töölõike juurde võtta, et ühiskonnale paremat infot tagasi anda.

Andmete kiirem analüüsimine

Kui ettevõttel on andmete esitamisel vähem koormust, need jõuavad automaatselt registritesse ja infot analüüsitakse kiiremini, siis saab neid ka kiiremini ühiskonnale tagasi anda. „Praegu kulub meil andmete tagasipeegeldamiseks kohati üle kahe aasta ja selleks ajaks on üks osa infot juba vananenud. Peaksime suutma töödeldud andmed tagasi anda hiljemalt kuue kuu jooksul. Selle aasta lõpuks jõuame ajalises mõttes 12 kuuni, järgmisel aastal aga katsume seda aega veelgi vähendada,“ näeb Mägi dialoogi kohta. Näiteks on arutlusel idee tõsta lahku majandusaasta aruande esitamine ja selle auditeerimine. „Paljud riigid on ettevõtete majandusaasta aruannete esitamise perioodi lühendanud kolme–nelja kuu peale ja audiitori kinnitus või paranduskanded lisatakse hiljem juurde. Nii saab riik kiiremini info kätte.“

Kiirem otsustamine

Aeg on aina väärtuslikum ja keegi ei taha seda kulutada hiiglaslikes andmebaasides miljardite indikaatorite vahel ekslemisele. Selleks et otsustusprotsesse kiirendada ja võimaldada inimestel siiski faktipõhistele andmetele toetuda, on statistikaamet loonud maailmas unikaalse chatbot’i Iti, mis toetub vaid andmebaasis olevale infole. „Kui meie andmebaasis on mingile levinud küsimusele andmete näol vastus olemas, suudab Iti selle üles leida ja teksti ning arvudena esitada,“ ütleb Mägi. Keerulisematele küsimustele vastamiseks on Itil siiski igapäevaselt abiks ka inimesed. „Ühest küljest võistleme Iti näol Google Assistantiga, sest ka guugeldades otsitakse palju vastuseid, ent sealne info ei pruugi olla kvaliteetne ega kinnitatud. E-statistikaameti keskkonnas 24/7 töötava Iti andmed on samas fakti- ja andmepõhised.“

Peale selle abistab statistikaameti veebileht asutusi ja ettevõtteid õige paljude andmete interaktiivsel ja dünaamilisel esitamisel, olgu selleks infograafikud, tabelid või võimalus infot visuaalselt sotsiaalmeedias jagada.

Kaugem visioon juba kiire kasvu faasis

Mart Mägi soovitab tegevuse tõhustamisele tähelepanu pöörata juba varakult. „Kõigepealt tasub muidugi endale selgeks teha, mis on ettevõtte või organisatsiooni strateegia. Kui oled kiire kasvu faasis, siis ei pööra sa efektiivsusele kuigi palju tähelepanu. Ent teatud hetkel jõuavad kõik olukorda, kus see on vältimatu. Ja selleks, et hästi hakkama saada, tuleb paraku juba kiire kasvu faasis tegutseda nii, et sul oleksid asjad korras.“ Mägi viitab mõtteviisile, et kui midagi teha, siis juba kvaliteetselt. See eeldab aga kaugele ulatuvat visiooni.

„Parim näide on ettevõtlusest. Kui alles alustad ja kliente kogud, ei mõtle sa, et peaksid nende andmeid täies mahus küsima.“ Ent tulemuslikkuse tõstmiseks on Mägi sõnul alati kaks võimalust: kas tulu tõsta või kulu vähendada. Tulu suurendamiseks on vaja kliendiandmeid, et õigeid kliente sihtida. „Mõtle, mis on need etapid su tööprotsessis, mida peaksid automatiseerima, ära jätma, muutma. Seda kõike on vaja mõelda pikemas plaanis.“

Teine mõte, mille Mägi kaasa annab, pärineb Facebooki loojalt Mark Zuckerbergilt: done is better than perfect. Või nagu seda ärikeeles öeldakse: minimum viable product. See tähendab toote arendamist etappi, kus see vastab klientide vajadustele, ent pole tingimata n-ö kellade ja viledega. Tagasiside põhjal saab seda jooksvalt edasi arendada, kui see toob kaasa efektiivsuse tõusu või suure kasvu. See on natuke startup’i moodi mõtteviis, ent lõpuni viimistletud toote ega teenuseni ei peagi enne selle avalikustamist jõudma. „Kõige suuremaid valukohti tuleb lahendada kiiresti, mitte lõpuni. Lahenda esmalt valutavad kohad, paku klientidele midagi vastu, ja nii jõuad lõpuks ka viimase parandamist vajava nurgataguseni.“