Uus juht. Milline on tõhus tagasiside ja mis on edasiside?

Uue juhina või uue meeskonna eesotsas olles on kohe vaja suhelda aktiivselt töötajatega ning panna paika suhtlemise ja infojagamise kokkulepped. Märksõnadeks on siin avatus, paindlikkus, süsteemsus ja järjepidevus. Kirjutab juhtimiskoolitaja Jaanika Rannula.

Miks on meil vaja juhte? Google katsetas aastatel 2001–2002, kuidas ilma juhtideta ettevõte toimib, ja vähem kui aastaga oli selge, et töötajad soovivad juhte tagasi. Põhjuseks oli vajadus vahetu suhtlemise järele juhiga, et saada regulaarselt tagasisidet oma tööle, tunnustust ning julgustust. (Lähemalt saab sellest eksperimendist lugeda Allan Eagle’i, Jonathan Rosenbergi ja Eric Schmidti raamatust „Trillion Dollar Coach“, 2019.)

Kuulen tihti oma töös töötajate lugusid, et uue juhiga on väga keeruline head kontakti luua. Kujutage ette olukorda, kus ta on juba kolm nädalat ettevõttes tegutsenud, aga pole töötajatega ikka veel vestelnud ega tutvustanud ennast, oma plaane või väärtushoiakuid. Jah, strateegiline planeerimine, eesmärgid ja ettevõtte juhtimine on olulised, kuid kõige tähtsam on luua hea side ning suhted meeskonnaga, sest töötajate arendamisega kaasneb ka ettevõtte areng ning tulemusi ei too Exceli tabel, vaid ikkagi inimesed.

Kuidas kujundada head tagasisidesüsteemi?

Tagasisidestamine võiks toimuda nagu ristpistete tegemine õmblemisel – juhilt alluvale, kolleegilt kolleegile ning alluvalt juhile ja ka organisatsioonile. Nii saab ettevõttes kõiki ressursse võimalikult tulemuslikult rakendada.

Tõhus tagasiside on tasakaalus. Tuuakse välja, mis oli hästi ja toimis, seejärel see, mida saab arendada, muuta või ära jätta, ning kirsiks tordil on mõni hea mõte, millega sarnases situatsioonis võiks järgmisel korral alustada. Mõnikord soovitakse tuua välja töötaja tegevuse mõju ja siinkohal aitab hästi tõhusa tagasiside mudel: mis on meie standard või kokkulepe; milline oli töötaja tegelik käitumine; mis on selle käitumise mõju tulemustele, kliendile või tegevusele. Negatiivset tagasisidet on töötajal keeruline vastu võtta, sest esialgu tekib šokk, seejärel viha, vastupanu ja alles siis aktsepteerimine. Tagasiside võiks olla jooksev: kui midagi head märkate, siis jagage tunnustust kohe. Just pidev positiivse väljatoomine viib edasi, mitte vigade kallal nokkimine.

Hea viis süsteemi hoida on luua enda ja töötajate kalendrisse nädala-, kuu-, kvartali- ning aastaplaan, kellega ja millal te vestlete. Siis ei saa öelda, et „mul ei ole aega inimestega rääkida“, ning lisaks teavad töötajad, et juht soovib nendega järjepidevalt suhelda.

Vestlusi saab teha mitmes vormis: arenguvestlus, silmast silma vestlus, tulemuste analüüs, koostöövestlus, jooksev arutelu ja eesmärkide seadmise vestlus. Kui sinu alluvuses on kuni 10 inimest, siis saab igaühega iga nädal kasvõi 15 minutit või iga kahe nädala tagant 30 minutit vestelda, et kätt pulsil hoida. Olenemata vormist sisaldavad kõik vestlused tagasi- ja edasisidet ning hetkeseisu peegeldust: kus me oleme, mida oleme teinud ja kuidas edasi minna.

Mis on edasiside?

Edasiside (feedforward) eesmärk on anda tulevikuks mõtteid, soovitusi ja ideid, et toetada inimest ja luua positiivseid muutusi tema käitumises. Julgustavad ja edasiviivad sõnumid käivitavad inimeses soovi ja suutlikkuse neid muutusi ellu viia ning leida selleks lahendusi. Need suurendavad tema tahet areneda ja olla tulemuslikum oma töös.

Edasisidestamine on üks coaching’u ja arendamise olulisemaid tööriistu, mida juhid võiksid kasutada igapäevajuhtimises.

Marshall Goldsmith on kirjutanud edasiside kohta, et seda ei võeta nii isiklikult ning see sobib eriti hästi edukatele kõrge saavutusvajadusega inimestele, kes tahavad kuulda mõtteid, mis aitavad neil saavutada oma eesmärke. Negatiivset tagasisidet on väga paljudel raske vastu võtta ning raske ka anda.

Nüansid

Tagasisidet ei saa anda suvalisel ajahetkel või emotsioonide ajel. Tõhus ja efektiivne tagasiside:

• toetub selgetele ootustele ja kokkulepetele;
• on suunatud käitumisele, mida saab muuta, mitte isikuomadustele;
• tugineb vaatlusele (sellele, mida oma silmaga nägid või kuulsid);
• näitab selle mõju tulemustele;
• kasutab neutraalset sõnavara (ei ole süüdistav);
• on antud õigeaegselt ja õiges kohas;
• austab isikut ning väärtustab teda (ei anna hinnanguid);
• omab positiivset eesmärki, toetades inimese edukust.

Tagasisidet saab anda vaid juhul, kui oled ise konkreetset olukorda näinud või sellega kokku puutunud. Puhkenurgajuttude alusel antud tagasiside tekitab vaid konflikte ja vastupanu. Samuti on oluline anda tagasiside kohe, kui üks või teine olukord aset leidis. Nädal hiljem ei ole sellel enam ei väärtust ega mõju.

Mida on vaja hea tagasi-edasiside andmiseks?

Kõigepealt tuleb endale selgeks teha, miks ma soovin tagasisidet anda ning mis on selle eesmärk, olgu see protsesside parandamine, töötaja arendamine või mõne tegevuse tõhustamine tulemuste parandamiseks.

Inimesed on erinevad, mõned kuulavad silmadega ja jälgivad kehakeelt ning pildimaterjali, teised aga kõrvadega juhi sõnumit ja sõnu, kolmandad tunnetavad ja soovivad olukorda uuesti läbi elada ja neljandad vajavad aega analüüsimiseks ning peegeldamiseks.

Seega mängivad tagasisidestamisel suurt rolli hääletoon, sõnad ja kehakeel ning lisaks peavad need olema omavahel kooskõlas. Kui sõnum on positiivne, aga kehahoiak on kaitsev ja ründav, siis ei ole vestlusel oodatud mõju.

Oluline ei ole niivõrd see, mida öelda, vaid kuidas sõnumit edastada. Tuleb ise ka uskuda seda, mida räägite, ning olla konkreetne. Pikale venivad mõttelennud ning jutustamine maast ja ilmast pole asjakohased.

Kuus etappi tõhusa tagasiside andmisel

Keskkonna loomine. Usaldusliku õhustiku loomiseks sobib turvaline ja privaatne keskkond, kus pole teisi inimesi pealt kuulamas.

Faktide ning info analüüs ja ettevalmistamine. Tõhus ja edasiviiv tagasiside sisaldab fakte, näiteid elust enesest. Töötajale tuleb anda ettevalmistuseks aega. Seda toetab mainitud kalendriplaan.

Lase töötajal enne rääkida. Küsi kõigepealt töötajalt endalt peegeldust. Mis on tema arvates hästi, toimib ja töötab; kus ta näeb arengukohti ja vajadust muudatusi sisse viia; mida tema arvates saaks tulevikus teisiti teha. Eesmärk on panna ta ise uusi ideid välja käima. Hästi sobib valem 80:20 – 80% ajast räägib töötaja, 20% juht.

Avatud küsimused. Jah, kindlasti on raske avatud tagasisidestamist teha kinnise inimesega. Siin aitavad hästi avatud küsimused: kuidas?, millal?, mida?, missugune?, kus?, mis toimis hästi?, millega oled eriti rahul?, mida oleks saanud muuta?, kuidas sa seda tulevikus teeksid?… Kas-küsimusele saab lihtsalt vastata ei või jah ning teie vestlus ongi juba lukus.  

Aktiivne kuulamine ja pausi hoidmine. Üks olulisemaid tõhusa tagasiside andmise nüansse on aktiivne kuulamine. Selleks on vaja hoida silmsidet ja olla 100% kohal. Sellel ajal ei tohi vaadata telefoni, arvutit jms. Kandev paus aitab aga töötajal oma mõtteid ritta seada. Mõnikord võib paus olla lausa nii pikk, et piinlik hakkab, ja siis hakkabki töötaja rääkima oma mõtetest.

Ümbersõnastamine toetab üksteise mõistmist ning peegeldades saab vestluspartner kinnitada, kas ta mõtles seda, mida ütles, või tegelikult väljendas end valesti ja tema idee oli hoopis teine.  

Kasutage lihtsalt mina-sõnumit, sest nii räägite vaid enda kogemusest ning seda ei saa võtta rünnaku ega solvanguna.

Juht vajab ka tagasisidet

Tihtilugu unustatakse see sootuks ära ja mõnigi peab ennast suureks eksperdiks ning ei näe üldse vajadust enda kohta tagasisidet küsida. Selleks et meeskonnas oleks hea koostöö ja usaldus, tuleb töötajatele pakkuda võimalust enda kui juhi kohta tagasisidet anda.

• Julgusta inimesi järjepidevalt üksteisele tagasisidet andma! Ole siin ise eeskujuks!
• Ole avatud, sest tagasiside ei ole sinu kritiseerimiseks!
• Kuula selleks, et aru saada! Ära räägi vahele, ole oma mõtetega kohal!
• Peegelda, mida kuulsid!
• Küsi täpsustavaid küsimusi, kui vaja!
• Ära võta isiklikult!
• Kui vaja, küsi näiteid.
• Ära kasuta seda avatust töötajate vastu! Ära kuritarvita seda usaldust!
• Ole tänulik ja avalda töötajale tänu selle julguse eest!
• Ainult sina saad otsustada, mida selle infoga peale hakkad!

———————

Hea tagasiside :

• austab inimest, tema oskusi ja teadmisi;
• tõstab eneseteadlikkust ja motivatsiooni;
• innustab inimesi arenema;
• toetab eesmärkide saavutamisel ja sihtide seadmisel;
• täidab teadmiste puudujääke;
• annab inimestele teada, kus teha muudatusi;
• vähendab hirmu teadmatuse ees.