Kolumn: protsessid ja rituaalid

KAS OLETE MÄRGANUD, kui raske on organisatsioonides muudatusi läbi viia? Jätame kõrvale keerulisemad juhused nagu struktuurimuudatused, reorganiseerimised, liitumised jmt, kus leidub hulk erinevaid huvisid ja kuhu vastuolud on juba eos sisse kirjutatud. Vaatame näitena muudatust, millega inimesed rõõmuga kaasa tulevad, näiteks plaan lihtsustada ja kiirendada asjaajamist ning vabaneda ebaefektiivsetest protsessidest. Kas olete kuulnud, et keegi selle vastu protesteeriks?

Mõeldud-tehtud! Palgatakse kogenud juhtimiskonsultandid, kes kaardistavad kõik protsessid, viivad läbi intervjuud, analüüsivad mitmeid võimalusi ning esitavad lõpuks oma soovitused. Tavaliselt kipuvad konsultantide soovitused reaalsest elust vähem või rohkem irduma, kuid antud juhul oletame, et ettepanekud on tõepoolest hästi läbi mõeldud ning kõik nõustuvad, et kui need ellu viia, siis parandaks need ettevõtte toimivust märgatavalt.

Muudatuste elluviimisega seotud töögrupid moodustatud ja vastutusalad määratud, asutakse entusiasmiga bürokraatiat vähendama ja toimivust parandama. Kui aga mõne kuu pärast hakatakse arengutest vahekokkuvõtteid tegema, selgub, et konsultantide ettepanekutest on ellu rakendatud vaid käputäis, ja needki pigem kosmeetilise iseloomuga. Inimeste rahulolematus on kasvanud, sest lubati ju asju lihtsustada, kuid kohati on asjad liikunud hoopis vastassuunas.

Miks vaatamata parimatele kavatsustele ja kaasatöötamisvalmidusele asjad siis ikkagi ei edene? Arvata on, et inimesed näevad põhjusi eri kohtades.  Kes siunab kehva juhtimist, kes ebapiisavat koordineeritust, kes näeb muudatusi mittetoetavat kultuuri või siis veel midagi muud.

Paljud ebaefektiivsed protsessid kipuvad järjekindlalt paigas püsima sel lihtsal põhjusel, et nad on organisatsioonile väga vajalikud – seda küll ühes teises võtmes. Frustreerivalt aeglane protsess võib nimelt imehästi toimida inimesi ühendava rituaalina. Rituaalid on organisatsioonis aset leidvad teadvustamata tegevused, mille eesmärk on toetada ühise arusaama teket toimuvast.

Võtame näiteks tüüpilise eelarveprotsessi, kus kõigepealt kogutakse andmed alumiselt tasandilt ja siis koondatakse need tase kõrgemal ja seejärel veel kõrgemal. Toimub hulk koosolekuid, vaieldakse, seinale ilmuvad aina uued slaidid.

Seda, mida konsultandid näevad ainult protsessina, tajuvad sellega seotud inimesed alateadlikult ka rituaalina. Iseenesest poleks raske eelarve koostamise protsessi oluliselt lihtsustada, kuid see tähendab ohtu, et inimestel hakkab kaduma arusaam toimuvast.

Kuidas näeks välja eelarveprotsess ilma kooskõlastusringideta? Ilma nendeta kaoks inimestel võimalus saada ja jagada teavet rituaalsete mängude kaudu: rääkida oma agenda tähtsamaks, testida teiste positsioone, kasutada soovitu saamiseks mõjuvõimu, teha vahetuskaupa jne. Kõik selle võib ära kaotada, kuid üht rituaali uut rituaali asenduseks pakkumata niisama lihtsalt ära kaotada ei saa. See oleks sama hea, kui öelda vihmatantsu tantsivale šamaanile, et lõpeta see tants – ilmateade ütles, et sadama hakkab järgmine kolmapäev.

Kuidas siis ikkagi protsesse lihtsustada? Esimene samm olekski teadvustada, et ühel või teisel ebaefektiivsena tunduval protsessil võib samaaegselt olla täita ka mõni teine, esmapilgul nähtamatu ülesanne. Selle asemel et ajada näpuga järge muudatuste juhtimise käsiraamatus, tasub pigem hoolitseda selle eest, et inimeste loomulik info kogumise ja -jagamise vajadus saab ka uues olukorras rahuldatud.