Eduka organisatsiooni juht teab, et areng ei lõpe kunagi

Euroopa Liidu  IT-agentuuri (eu-LISA) juht Krum Garkov lähtub eesmärkide poole püüeldes põhimõtetest, mis tunduvad lihtsad, aga on keerulised järgida. Uudsed tehnoloogilised lahendused, muutumises agentuur, rangelt reglementeeritud õigusruum ja eri riikides paiknevad tiimid tekitavad küsimuse, kuidas see kõik toimib. Küsis Kadri Kütt.

Mis on teie fookus ja peamised ülesanded?

Oleme üks Euroopa Liidu agentuuridest, tänu millele Schengeni viisaruum toimib. Meie teenustel on äärmiselt oluline roll, sest nendeta ei oleks Euroopa selline, nagu see on. Sellest tulenevalt on ka minu töö väga põnev, sisaldades samas rohkelt väljakutseid.

Eelmisel aastal laiendati agentuuri mandaati, nii et nüüd on meie täita rohkem ülesandeid. Lisaks võtsime vastutuse ellu viia mitu mahukat projekti. Kõik uued rakendatavad IT-süsteemid annavad piirivalvele, migratsiooniametile ja õiguskaitsele üldisemalt parema võimekuse ning muudavad lähiaastatel suurel määral informatsiooni arhitektuuri Euroopa Liidus. Need ülesanded ongi minu fookuses.

Lisaks on põhitähelepanu all agentuuri transformatsioon, mis on parasjagu käimas. Seitse aastat tagasi alustasime väikese organisatsioonina, kokku 100 inimesega ja vastutasime kolme IT-süsteemi eest. Praegu aga kasvame väga kiiresti ja 2020. aasta lõpuks peaks agentuuris kokku töötama rohkem kui 400 inimest.

Meie toimingud on märkimisväärselt mahukamad ja see trend jätkub ning hõlmab ka agentuuri portfoolios olevaid teenuseid. Kõige selle eelduseks on organisatsiooni põhjalik uuendamine, sest aastaid tagasi loodud agentuur ei ole enam eesmärkide saavutamiseks sobiv. Agentuuri ümberkujundamine hõlmab nii selle struktuuri, tööprotsesse, operatiivset mudelit, kompetentsust ning juurutatavaid süsteeme kui neid toetavate funktsioonide uuendamist.

Ilmselt olete praegu päris põnevaid ja keerulisi ülesandeid pakkuvas rollis?

Ma ei tea, mida tulevik toob, aga siiani on see roll olnud minu jaoks suurim professionaalne väljakutse. Mul on üle 25 aasta samasugustes ametites töötamise kogemust enam-vähem võrdselt nii avalikus kui erasektoris. Kokkusattumusena on IT-agentuur neljas organisatsioon, mille olen nullist üles ehitanud. Alati on huvitav oma kogemusi võrrelda ja ma saan kinnitada, et praegu on minu karjääri kõige põnevam aeg.

Sedalaadi spekulatsioonid, et IT asendab ühel hetkel inimese, ei puuduta siis agentuuri?

Meie agentuuris see ei kehti ja ma arvan, et üldisemalt ka mitte. IT ja uued tehnoloogiad on võimsad, aga neutraalsed – need ei ole loodud kellegi asendamiseks või selleks, et teha midagi rohkem või paremini kui inimesed. Need on loodud selleks, et toetada inimesi ühes või teises tegevuses ja et elu paremaks muuta.

Minu arvates toob ülemaailmne digitaalse transformatsiooni trend endaga kaasa rohkem tõhusust selles, kuidas inimesed oma tööd teevad. Me ei tohiks unustada, et IT, arvutid ja tehisintellekt on kõik inimeste leiutatud. Meil lasub seega ka vastutus uusi tehnoloogiaid ja võimekust parimal viisil kasutada, hoides seejuures selget piiri, mida saab ja võib teha IT ning mida inimene. Arvuti ja inimese vahele sobiva piiri tõmbamise üle käib küll arutelu, aga selget seisukohta siin veel ei ole. Tulevikus võib ehk ka inimese asendamisest rääkida, aga see hetk on veel kaugel.

Kuidas käib agentuuri kui rahvusvahelise tiimi juhtimine?

Agentuuril on tiimid peakontoris Tallinnas, Prantsusmaal Strasbourgis ja Belgias Brüsselis. Eri riikides asuvate tiimide juhtimine ei ole kindlasti kerge, sest geograafiline aspekt mõjutab seda, kuidas töökorraldus toimib. Tõhususe mõttes ei ole see aga piiranguks, kuna töö korraldamiseks on võimalik kasutada tehnilisi vahendeid. Need ei asenda aga kunagi näost näkku suhtlemist ja seetõttu reisivad paljud töötajad väga sageli meie kontorite vahel. Kombineerime erinevaid võimalusi ja vahendeid, et tiimi koos hoida. See on väga oluline, kuna oleme üks organisatsioon, millel on missioon ja eesmärgid ning me peame need ka ühtse tiimina saavutama.

Mis on teie kogemuse põhjal levinud vead, mida rahvusvaheliste tiimide juhtimisel tehakse?

On palju aspekte, mis võivad kergesti valesti minna. Põhiline viga on kindlasti läbipaistvuse puudumine. Kõik organisatsiooni liikmed peaksid mõistma, mida ja miks tehakse. Eriti oluline on see just eri riikides töötavate tiimide puhul, kuna tekib oht, et kõigil ei pruugi pidevalt sama ülevaadet olla. Teine oluline aspekt on hästi dokumenteeritud ja arusaadavad tööprotseduurid ning -protsessid. Lisaks tuleb tegeleda ka tagasisidestamisega, et parandada-täiendada töö sisu, luua edulugusid. Tagasiside on ka tunnustamise ja premeerimise tööriist.

Tiimitunde hoidmiseks on hädavajalik näost näkku suhtlus, nagu juba öeldud, kasvõi videokõne vahendusel. Pean oluliseks ka arenguvõimaluste pakkumist inimestele. Agentuur on avalik organisatsioon ja meil ei ole lõputult karjääriastmeid, aga me saame luua arenguvõimalusi. Meie töö on väga huvitav ja sellel on Euroopa inimestele otsene mõju. Heaks näiteks on asjaolu, et EL-i riikide kodanikud peavad tänaseks tavaliseks liikumisvabadust ja seda, et piiril keegi neid ega dokumente ei kontrolli. IT-süsteemideta, mille eest me vastutame, ei saaks Schengeni viisaruum praegusel kujul toimida ja liikumisvabadus, mis on EL-i üks põhilisi printsiipe, ei oleks võimalik.

Kuidas te praeguses tööjõuturu situatsioonis tiimi sobivaid inimesi leiate?

See on tõesti üsna raske. Me oleme agentuuris juba mõnda aega omal nahal kogenud, et tööturu olukord on nii Eestis kui Euroopas tervikuna keeruline. Aga edu saladus ei peitu vaid selles, kuidas suurepäraseid töötajaid värvata. Me tegeleme IT-operatsioonidega ja konkureerime tööturul eraettevõtetega. Loomulikult ei saa me pakkuda sarnaseid hüvesid ja seetõttu ei ole me ehk parimate talentide jaoks kõige atraktiivsemad, aga me värbame potentsiaaliga inimesi ja investeerime siis nende arendamisse. Oleme seda teinud agentuuri loomisest alates ja meie töötajate seast on välja kasvanud suurepäraseid talente. Talentide arendamine on viis, kuidas tööturu olukorraga toime tulla.

Mida ütlete eestlaste kui töötajate kohta?

Olen teinud positiivseid tähelepanekuid eestlastest töötajate kohta meie agentuuris. Eesti inimesed on töökad, pühendunud ja otsekohesed. Alguses oli meil Tallinnas loetud arv töötajaid ja neist pooled eestlased. Seega on eestlastel olnud agentuuri loomises ja arendamises kanda väga oluline roll. Tänaseks on meil rahvusvahelisem seltskond, kuna Euroopa Liidu organisatsioonina soovime tagada mitmekesisuse ja paljude riikide esindatuse meie töötajate näol.

Kas kollektiivi mitmekesisus on alati positiivne aspekt?

Ühest küljest on mitmekesine tiim tõeline aare, sest nii saab kombineerida erinevate inimeste kogemusi, mis tulevad organisatsiooni edu puhul kindlasti kasuks. Teisest küljest on kultuuriline mitmekesisus üks suuremaid proovikive, millega rahvusvaheliste tiimide juhid silmitsi seisavad. Inimesed võivad sõltuvalt oma kultuurtaustast näiteks väga erinevalt sõnumeid tõlgendada ja seda tuleb arvesse võtta, et oma juhtimis- ning suhtlusstiili kohandada, muidu võib ka parimast kavatsusest saada täielik katastroof.

Milliseid põhimõtteid teie oma tiimidega suhtlemisel järgite?

Kommunikatsioon on üks põhilisi aspekte, mis aitab organisatsiooni ühtsena hoida ja on samal ajal ka üks olulisemaid juhtimise tööriistu. Panustame palju, et seda õigesti teha, ja suure osa ajast moodustabki mu töös just vahetu suhtlemine. Kommunikatsioonil peaks alati olema eesmärk, see peaks edastama sõnumit. Suhtluses tuleb arvesse võtta kultuurilisi aspekte ja see peab olema regulaarne, mitte ühekordne projekt.

Kommunikatsioon eeldab eeltööd, et tunda sihtgruppe, keda kõnetada soovid. Agentuuri töötajad on üks meie sihtgrupp, kelle vajaduste ja soovidega pean juhina arvestama. Meie välistel sihtgruppidel on teised huvid, millest tuleb teadlik olla, et kommunikatsiooni õigesti fokuseerida. Sõltumata valdkonnast on põhjalik sihtgrupi analüüs eduka kommunikatsiooni aluseks – tuleb teada, mida, miks ja kuidas edastada. Lisaks on oluline suhtluse struktuur, sagedus ja järjepidevus.

Meil on põhjalik kommunikatsiooniplaan nii sisemiste kui väliste sihtgruppidega suhtlemiste jaoks ja eraldi strateegia muutuste selgitamiseks. Agentuuris eelmisel aastal läbi viidud töötajate pühendumuse uuring näitas, et enam kui 80% inimestest pooldas muutusi. Inimesed saavad aru, miks on muutusi vaja; mis ja kuidas muutub; mis on selle mõju neile isiklikult ja milline on nende teekond uuenenud organisatsioonis. Ma annan isiklikult igakuiselt töötajatele muudatustega seoses ülevaateid ja seda teevad ka teised juhid. Seejuures on oluline muidugi ausus, mida tuleks meeles pidada ka keerulistes olukordades.

Iduettevõtted toovad edutegurina esile ka lameda struktuuri. Mida teie sellest arvate?

Neil on õigus, aga lame struktuur ei saa olla püsiv ega vastus kõigile juhtimisküsimustele. Iduettevõtetele ja väiksematele organisatsioonidele sobib lame struktuur, sest toimib vahetu kontakt ning ideid saab kiirelt ellu viia.

Aga iga organisatsioon jõuab oma arengus ühel hetkel etappi, kus selline struktuur enam kaasa ei aita. Siis tuleks organisatsioonil end taasluua ja struktuur ümber korraldada. Me oleme selles olukorras olnud, sest alguses oli meil vaid kaks juhtimistasandit: mina ja mu juhtimistiim ning ülejäänud töötajad. Organisatsiooni kasvades ja arenedes ei olnud see mudel aga enam jätkusuutlik juba pelgalt sellepärast, et nii koosneksid juhtide tiimid umbes 50 inimesest ja oleks seega tegelikult juhitamatud. Otsustasime juhtimistasandeid juurde luua ja jätkame hetkel neljaga. Madalama taseme juhipositsioonide loomine annab ka potentsiaaliga töötajatele võimaluse edasi areneda ja juhirollini jõuda. Juhid peaksid edu nimel omaks võtma mõtteviisi, et muutumine ja areng ei lõpe kunagi ning organisatsioonis ei ole midagi püsivat.

Kui keeruline on avaliku sektori organisatsioonis muudatusi ellu viia?

Avaliku sektori organisatsioonide tegevus on rangelt reglementeeritud, eriti EL-i asutusi silmas pidades, ja seega on siin muudatusi tõepoolest raskem teha. Reeglid, mida oma töös järgima peame, ei ole eriti paindlikud ja sellised, mis soosiks muudatusi. Kui erasektoris ei vasta mõne inimese töö ametiga seatud vajadustele ja ootustele, siis on tema teekond ettevõttes lühike. Avalikus organisatsioonis on aga tagatud töökoha stabiilsus, mis võib teatud juhtudel väljenduda ka töötajate ebaefektiivsuses. Peame olema väga loovad, et meie käes olev ressurss parimal viisil toimiks.

Mis probleeme te tehnoloogiasektoris veel oskate välja tuua lisaks sellele, et tööjõudu napib?

 Üks asi on kindlasti küberturvalisus. Inimesed on tänu tehnoloogiale omavahel järjest enam ühendatud, aga see muudab meid ka haavatavamaks halbade kavatsustega inimeste ja riikide suhtes. Tehnoloogia areneb tohutu kiirusega ja selleks, et uuendustega kaasas püsida, tuleb organisatsioonis seda võimekust arendada ja õigeid otsuseid teha.

Muret teeb ka korrektsete regulatsioonide puudus. Selle heaks näiteks on asjaolu, et tehisintellekti ning isesõitvate autode valdkonnas ei ole seadusandlusega veel innovatsioonile järele jõutud. Samuti andmekaitse, sest tehnoloogiate võim seisneb andmetes, mida need koguvad. Üha enam andmeid on isiklikud ja GDPR-ile kohaselt peavad ettevõtted nende kogumisel ning kasutamisel järjest karmimaid reegleid järgima. See võib aga ettevõtte äriliste eesmärkidega vastuolus olla, nii et tasakaalu leidmine on siin üsna keeruline.

Kas te näete ennast pigem avalikus või erasektoris, kui mõtlete oma tuleviku peale?

Tuleviku puhul ongi hea see, et me ei tea, mida see kaasa toob. Alati on huvitav töös millegi uue ja põnevaga silmitsi seista. Olen kindel, et kavatsen tippjuhi rollis jätkata, aga eks näis, kas avalikus või erasektoris. Agentuuris olen ma veel järgmised neli aastat, sest minu mandaat lõpeb 2023. Seega on mul veel aega mõelda, mida järgmiseks teha!

Krum Garkov 

Krum Garkov on alates 2012. aasta lõpust Euroopa Liidu IT-agentuuri juht. Enne seda on ta olnud Experian Group Ltd tegevjuht, programmijuht Hewlett-Packardis ning töötanud Bulgaaria maksuametis ja erastamisagentuuris.

Tal on Varna ülikooli magistrikraad arvutitehnoloogia alal ning New Jersey Stevensi tehnoloogiainstituudi magistrikraad infosüsteemide alal. Samuti on ta lõpetanud Londoni ärikooli juhtimiskonsultatsioonide erialal.

Euroopa Liidu IT-agentuur

Euroopa Liidu IT-agentuur alustas tööd 2012. aastal ning see juhib ja arendab ELi siseturvalisuse valdkonna suuremahulisi IT-süsteeme ning haldab sidetaristut. Agentuur haldab Schengeni infosüsteemi (SIS II), viisainfosüsteemi (VIS) ja varjupaigataotlejate sõrmejälgede andmebaasi Eurodac.

Peakorter asub Tallinnas ja andmekeskused Prantsusmaal Strasbourgis ja Austrias Sankt Johann im Pongaus.