Koroonaviirus: kaks põletavat küsimust

Director palus unistuste tööandja konkursi finalistidel vastata kahele küsimusele. Vastavad Elisa, Keskkonnaagentuur, CoopPank, Scoro ja Audentes (seisuga 27. märts).

Milliseid muudatusi on see kriis töökorralduses kaasa toonud?

Mida soovitate teistele ettevõtetele ja organisatsioonidele, et kriis üle elada?

 ***

Kaija Teemägi, Elisa personalivaldkonna juht

Oleme olukorra arengut pidevalt jälginud ja hinnanud, kuidas reageerida. Otsustasime juba riikliku eriolukorra kehtestamise eel kõik töötajad, kelle töö seda võimaldab, kaugtööle suunata. Suutsime paari päevaga töökorraldust muuta nii, et Elisa 1000 töötajast asus kaugtööle umbes 75%. Eriolukorra arenedes sulgesime ajutiselt esindused ja korraldasime ümber nende tööprotsessi. Nüüd on esinduste töötajad abiks e-kanalis ja aitavad vastata klientide küsimustele kodulehe vestlusaknas.

Meie ettevõtte jaoks oli töötajate kaugtööle suunamine loogiline samm ja protsess laabus sujuvalt, kuna Elisa on tarku tööviise, sh kaugtööd praktiseerinud juba üle viie aasta. Kui on sõnastatud kindlad eesmärgid, inimeste jaoks on nende töö sisu selge ja on olemas ka tehnilised lahendused, siis ei sea kontoriseinad töö tegemisele piire.

Samuti aitasid muutust sujuvamalt läbi viia juba varem põhjalikult kaardistatud protsessid. Näiteks kui meil on selge ülevaade, kuidas meie müügiprotsess toimib, siis näeme kohe, mis teistsuguses töökorralduses töötaks ja mis mitte – nii saab neid samme lihtsamini kohandada.

 Minu soovitused:

• Kaardista ettevõtte protsessid. Hinda selle alusel, kas ja kuidas on töötajaid võimalik ajutiselt suunata teistsugust tööd tegema, et leida võimalusi töökohade säilitamiseks. Teistsugust tööd võib leida nii ettevõttes kui ka turul laiemalt. Eriolukord on selgelt näidanud, et teatud valdkondades, näiteks e-teenustes, on töömaht hüppeliselt kasvanud. Hea eeskujuna reageerisid siin oskuslikult jaeketid (nt Maxima), kutsudes ajutiselt tööta jäänud inimesi endale appi.
• Digiteeri dokumendid. Vaata kriitilise pilguga üle, kuidas on hoiustatud dokumendid ja failid, ning koli need üle pilveserveritesse (kõigis valdkondades alates raamatupidamisest kuni personalijuhtimiseni). Sõltumatus asukohast annab võimaluse paindlikumalt tööd planeerida ja ei halva keerulises olukorras ettevõtte tegevust. Allkirjastamiseks on kõige mugavam kasutada mobiil-ID’d, mis ei nõua füüsilise kaardilugeja olemasolu.
• Mõtle läbi, kuidas pakkuda paindlikkust kõigile. Kaalu, kuidas luua turvalised töö tegemise võimalused neile, kes ei saa kaugtööd teha või kellel pole kodus võimalik tõhusalt töötada (nt kui seal käib samaaegselt mitme lapse koolitöö ja mõlemad vanemad on kodukontoris). Võib-olla saad korraldada tööd kahes vahetuses või võimaldada kontoripäevi kindla graafiku alusel, et hoida inimeste tervist.
• Säilita töötajate sotsiaalne kontakt. Hästi oluline on säilitada suhtlus inimeste vahel ja tiimitunne. Kui töö toimub mõnda aega distantsilt, aitavad videokoosolekud ja virtuaalsed silmast silma kohtumised leevendada eraldatuse tunnet, mis võib aja jooksul tekkida. Asjalike töökoosolekute kõrvale loo eraldi virtuaalsed kohvinurgad, kus töökaaslased saavad igapäevateemadel suhelda. Selleks sobib eraldi tiimi chat suhtlusprogrammis, ühine FB vestlusaken või grupp.

—————————-

Ly Mazurtšak, Audentese personalijuht

Audentes tegutseb nii hariduse kui ka spordi valdkonnas ja meie majad on seega eriolukorras suletud. Õppetöö on üle viidud distantsõppele ning treeningute ja huviringide tegevus ajutiselt peatatud. Suurim muudatus on kindlasti peaaegu terve organisatsiooniga üleminek kaugtööle, mille puhul on kõige olulisem väga hea kommunikatsioon, üksteise toetamine, optimism ning leidlike nutilahenduste kasutamine. See on kahtlemata uudne kogemus ja vajab veel õppimist, aga nagu iga asjaga, tuleb ka selles leida positiivset.

Minu soovitused: 

Ütlus „üheksa korda mõõda, üks kord lõika“ on praegu tunduvalt olulisema sisuga kui iial varem. Mõtle enne rahulikult ja alles siis tegutse, et säilitada ettevõtte jätkusuutlikkus ja töökohad ka pärast kriisi. Juhi roll on kindlasti rääkida töötajatega ja tunda huvi, kuidas neil kodukontorites läheb. Hoia eesmärke aktiivsena, et töötajad tunneksid ennast jätkuvalt olulisena. Kohe, kui on käivitatud riigiabi meetmed ja selgunud nende rakendamise kord, saavad tööandjad hakata tegema põhimõttelisi otsuseid. Tööta kõigi juhtimisahelatega välja pikaajalised lahendused praeguse olukorra seljatamiseks. Samuti on oluline võimendada koostööd ja kogukondlikku vaimu – ainult kogu kollektiivi ühise pingutusega on võimalik sellest välja tulla.

———————————-

Egle Hecht, Keskkonnaagentuuri üldosakonna juhataja

Enamik meie inimesi läks juba enne riigi piirangute kehtestamist kontorist kaugtööle. Ühest küljest oli see ettevaatusabinõu, teisalt aga nägi asutuse juhtkond selles keerulises olukorras võimalust testida kaugtööd väga suures mahus ja pikal ajaperioodil. 

Mis puudutab suuremaid plaanitud üritusi, siis korraldasime asjad kiiresti ümber. Ühte ruumi kokku kogunemise asemel korraldasime näiteks sel nädalal meteoroloogiapäevale pühendatud konverentsi kontaktivabalt. Midagi pole tegelikult tegemata jäänud. Lisaks oleme märganud, et kaugtööl olles on suhtlus inimeste vahel isegi intensiivsem ja nad on üksteise tegemistega rohkem kursis. Tõsi, mõned asjad oleme pidanud edasi lükkama, aga need ei olegi ajakriitilised, näiteks Saaremaal on mõõtmised edasi lükatud kuni piirangute lõpuni.

Kaugtöö ei ole meie jaoks tegelikult midagi uut, agentuur on seda juba aastaid soosinud ja seetõttu olid nii IT-süsteemid kui ka inimesed valmis. Selle tunnistuseks on meil aastast 2018 ka kaugtöö tegija märgis. Küll aga toimus see tavaolukorras pigem üksikute päevade kaupa. 

Inimesed harjusid kiirelt uute suhtluskanalitega, traditsioonilist igapäevast infokirja vürtsitavad direktori videopöördumised. Lõime veel foorumi, kus saab jagada kaugtöö rõõme ja muresid. Koosolekuid peame Skype’i kaudu.

Oleme (Directori trükkimineku ajaks) kaugtööd teinud peaaegu kaks nädalat ning võime öelda, et suuremaid probleeme pole esinenud, töö on tehtud ja vahest isegi pareminigi kui tavaliselt.

Minu soovitused:

• Võtmesõnadeks on paindlikkus ja kohanemisvõime. Edukalt on võimalik praegune kriis üle elada asutustel, kes suudavad kiirelt reageerida muudatustele. Ma olen varem öelnud, et kaugtöö on ehk proovikivi, ent samas on see võimalus. Ja kriisiolukord näitab, et see oligi suurepärane viis reageerida väliskeskkonna muudatustele nii, et töö ei seiskunud isegi mitte tundideks.

• Toimiva kaugtöö eelduseks on kommunikatsioonikanalite ja -rutiini kokku leppimine. Mitut kanalit on korraga raske kasutada, nii et asi võiks piirduda ühe kuni kolmega (nt Skype, e-kiri, telefon). 
• Info vahetamisel tuleb olla konkreetne, jäta kõik ebaoluline välja. Kes meist ei tahaks saada ühe A4 pikkuse e-kirja asemel kolm konkreetset lauset – nüüd on võimalus seda oskust lihvida.
• Juht peaks iga paari päeva tagant suhtlema kõikide meeskonnaliikmetega ning küsima: „Kuidas Sul läheb?“
• Kaugtöö eeldab nii töötajalt kui ka juhilt head planeerimist ja eesmärkide püstitamise oskust. Mõistlik on omavahel kokku leppida, mis on nädala tegevuste plaan ning oodatavad tulemused. Nii püsite paremini rajal. See on asi, mida kontoris tehakse tihti lihtsalt üle laua või kabinetiukselt küsides ning kaugtööl see lihtsalt kaoks, kui seda eraldi meeles ei pea.
• Tuleb arvestada sellega, et töötajal oleks kodukontoris võimalikult mugav tööd teha. Luba tal kogu arvuti-riistvara koju viia ja aita teda seejuures.
• Mõtle e-formaadis ühisürituste läbiviimisele, olgu need ühised võimlemistunnid või koolitused/konverentsid.

—————————-

Janika Valliste, CoopPanga personalijuht

Kõik töötajad, kellel on kaugtöö tegemise võimalus, toimetavad kodukontoris. Oleme kriitiliselt üle vaadanud tööprotsessid, et võimalikult paljudele töötajatele seda võimaldada. Selleks on loodud mitmeid infotehnoloogilisi lahendusi. Kliendikohtumised ja -nõustamised on veebipõhised, samuti koosolekute pidamine ja igapäevane tööalane suhtus. Näeme juba praegu kasutegurit selles, et uue töökorraldusega kasvab efektiivsus ja väga paljud koosolekud-ärikohtumised on võimalik ära korraldada tehnoloogia vahendusel. See kasvatab juhtide julgust loobuda näost näkku kohtumistest ka hiljem tavaolukorras. Online-kohtumiste kogemuse alusel õpitakse paremini hindama, kas konkreetse ülesande lahendamiseks on efektiivsem kohtuda silmast silma või virtuaalselt. Lisaks suuname ressurssi ümber nendesse üksustesse, kus eriolukorrast tingituna töömaht kasvab.

Soovime, et pangakontorid oleksid meie klientidele avatud, mis tähendab, et pöörame suurt tähelepanu eesliini töötajatele. Oleme nad varustanud desinfitseerimisvahenditega ning reageerime kohe, kui mõni töötaja tunneb, et ei saa tervise tõttu tööle tulla. Meie eriline tähelepanu on muidugi riskigruppi kuuluvatel töötajatel, kes saavad soovi korral koju jääda.  

Minu soovitused:

• Kuna uut infot tuleb palju, siis on vaja kiirelt reageerida – seega tuleb otsuste tegemisel jääda rahulikuks ning lähtuda konkreetsetest faktidest.
• Pööra erilist tähelepanu nii töötajate füüsilisele tervisele kui ka emotsionaalsele pingele. Pea nendega sidet, et nad tunnetaksid enda olulisust nii eesliinil töötades kui ka kodukontorist tööd tehes. Hea, kui töötajad saavad jagada oma kodus töötamise kogemust, postitades pilte ja andes soovitusi.
• Jaga jooksvat infot ja otsuseid kõikide töötajatega. Põhjenda neid seni, kuni kõik on ühtviisi mõistetav ja arusaadav.
• Keegi ei tea, kui kaua koroonaviirusest tingitud kriis kestab ja milline on selle lõplik mõju majandusele. Küll aga teame, et oleme selles kriisis koos. Oluline on keskenduda oma tervisele ja mitte ära unustada tulevikuplaanide tegemist.

——————————

Annika Albert, Scoro personalijuht

Kõik Scoro töötajad, olenemata asukohariigist, on end tänaseks (19. märts) sisse seadnud kodukontoris. Valmisolek kaugtööks on meil kogu aeg olemas, seega oleme uue olukorra ja muudatustega õnneks kiirelt kohanenud. Koosolekuid peame jätkuvalt Zoomi vahendusel ja ühendust peame ka Slacki kaudu. Kuna kasutame igapäevaselt Scoro tarkvara, sujuvad tööprotsessid tavapäraselt. Kindlasti tunnevad inimesed puudust vahetust suhtlusest, aga sellevõrra ollakse loovamad virtuaalsetes kanalites: teeme ühiseid kohvipause Zoomis ja ei saa öelda, et need vähem meeleolukad oleksid kui päriselus. 

Minu soovitused:

Ettevõtted, kel on võimalik kaugtöö vormis äritegevusega jätkata, on praegu kindlasti privilegeeritud. Selleks et võimalikult hästi jätkata, võiks üle vaadata tööprotsessid ja teha vajadusel täiendavaid kokkuleppeid. Üleliigne ei oleks ka isekeskis kriisiplaani koostada olukorraks, kus mõni tiimiliige peab näiteks haiguse tõttu töölt eemal olema. Väga oluline on olla tööandjana inimeste jaoks olemas. See on koht, kus saad oma inimeste lojaalsust tõsta või vastupidi, oma suhted nendega proovile panna. Ei saa unustada, et muudatused ei puuduta ainult töökorraldust, vaid ka inimeste eraelu, seetõttu on paindlikkus, mõistev suhtumine ja kompromissid kindlasti märksõnadeks, millest juhinduda.