Need tapvad koosolekud

Jälle? Miks küll? Usutavasti on sinugi peast selline hüüatus läbi käinud, kui järjekordne koosolek terendab. Siin on viis head nõuannet, mida teha, et koosolek vaimu ei nüristaks, vaid ikka asja ette läheks. Trüki need välja ja riputa silme ette seinale. Kirjutab Katri Delimoge.

Lahenduseks ebaefektiivsetele koosolekutele ei ole mitte parem päeva- ja ajakava, vaid hoopiski oma mõttemaailma muutmine.”

Carrie Bedingfield, Onefish Twofish asutaja, kommunikatsioonispetsialist ning TEDxi kõneleja.

„Aamen, Carrie!” pobiseb nurka aetud hääleke mu peas, kui ma kiikan juba ei-tea-mitmendat-korda seinal armutult aeglaselt tiksuvat ajamasinat. Viimasest ajakontrollist on möödunud täpselt 1 minut ja 42 sekundit! Ohkan raskelt selles erksa valgustusega klaasseintega ruumis, kus kõik midagi üksteise võidu räägivad, aga keegi midagi täpselt ei tea ning valitseb üldine ajutööd halvav kaootilisus. Ja see on alles esimene neljast koosolekust, mis mulle kalendris vastu irvitavad. Tuleb tuttav ette?

Meenuta olukorda, kus üks järjekordne koosolekukutse potsatas sulle postkasti ja sa klikid pikemalt mõtlemata „aktsepteerin”. Tehtud. Keegi ei solvu ja las ta siis elab seal kalendris oma elu… kuni saad meeldetuletuse, et aeg on järjekordsele hukkamisele minna. Mul on nende kutsete saamisega üsna isemoodi suhe: on olnud hetki, kus automaatpiloot on olnud „aktsepteerin-aktsepteerin-aktsepteerin” peal, ja aegu, kus need on tekitanud selget vererõhutõusu ja hüperventilatsiooni tunnuseid. Aga tänaseks on autopiloot maas, kätevärin seljatatud ning maad võtnud mõtte-tegutsemismall „Miks see koosolek ja miks mulle? Kas ja millist lisaväärtust minu roll annab selles protsessis? Mida mina sellest saan?”

Siin on viis lihtsat näpunäidet, kuidas ebaefektiivsetele ja vaimu hävitavatele koosolekutele lõpp teha.

1. Mis on kogu asja iva?

Koosoleku organiseerimiseks on hädavajalik korralikult sõnastatud selge eesmärk – sellest lähtuvalt toimugu ka kommunikeerimine ehk koosolekule kutsumine. Mida soovitakse koosolekuga saavutada? Millist strateegiat plaanitakse selle eesmärgi saavutamiseks kasutada? Kas plaanitud formaat on mõeldud oma seisukoha esitamiseks, mõne sõnumi edastamiseks või hoopiski teistelt ettepanekute ja info saamiseks? Kas koosoleku eesmärk on pigem informatiivne või arutlev? Mullilaadse eesmärgiga koosolekud stiilis „vaatame-mis-otsustame-teeme-umbes-täpselt-sel-teemal” on juba eos hukule määratud!

1. Keda peole kutsuda?

Pole sugugi harv, kui kõiksugu koosolekutele kutsutakse terve ettevõte kokku – no nii igaks juhuks! Ja küll siis sekretär haigutab nurgas, kui tootearendajad viimase projekti üle arutlevad, või finantsdirektor jõllitab tühjalt kaugusesse, kui administratiivjuht arutleb, kas koristaja võiks käia neljapäeva hommikul või hoopiski reede pärastlõunal. Kutse sõnastamisel arvesta selgelt sellega, keda arutelu või sõnum puudutab ning kelle panus on vajalik. Mõttetu ja ülikallis on kõik inimesed kokku kutsuda: jah, arvesta see osalejate aeg = nende tasu printsiibil kokku.

1. Kodutöö olgu tehtud!

Kõige ebaefektiivsem versioon koosolekust on „vaatame-jooksvalt-kuidas-ja-mida-ning-kellega”. Toimiva ning tulemusliku koosoleku eelduseks on põhjalik ettevalmistus: määratle selle eesmärk ja päevakava koos teemadega, samuti toimumispaik ja kellaaeg koos ajalise kestvusega; tee osalejate nimekiri. Ja loomulikult jaga kogu seda infot enne asjaosalistega, et nemad saaksid omakorda kodutöö ära teha.

1. Austa kella!

Kui koosoleku algusajaks on pandud 11:00, siis ei alga see 11:01. N-ö moodne hilinemine on selge lugupidamatuse märk kõigi osalejate suhtes ning jätab juba alguses mõru meki suhu. Täpselt sama oluline on ka õigeaegselt pillid kotti panna. Muuseas, aja suhtes võib ka igati loominguline olla. Näiteks töötajate kaasatuse ning tagasisidestamise mõõtmisele pühendunud tarkvaraettevõtte TINYpulse töötajad kinnitavad, et neil on raske koosolekuid ära unustada, sest need algavad ebatavalisel ajal. Igapäevane töötajate üldkoosolek algab kell 8.48 hommikul. Inimlik, aga ebatraditsioonilised asjad kipuvad tõepoolest kergemini meelde jääma! Lisaks on veel kindlaks tehtud, et lühemad koosolekud (30 kuni maksimaalselt 52 minutit) on just need, mis aitavad säilitada fookust, kõrgemat energiataset ning sisukat kaasamõtlemist ja diskussiooni. Jätame siis mammutkoosolekud julgelt eilsesse!

1. Järeltegevused üheselt mõistetavalt paika!

Üks koosolek ja kamp osalejaid, kes miskipärast kõik lahkuvad sealt oma arusaamaga, mis puudutab edasist tegevust. Sagedasem nähtus, kui esiti arvatagi võiks. Seepärast on ülioluline dokumenteerida, kes mille eest vastutab ja milles kokku lepiti. Kindlasti tuleb see kokkuvõttena samal päeval ka laiali saata: nii on arutletu veel värskelt meeles, küsimused saavad vajadusel kiirelt vastatud, aeg ei veni ning, mis peamine, väärtust lisava tegevusega saab alustada kohe!

Päästkem (korporatiivset) maailma!

Uurimuste kohaselt veedab tippjuht nädalas koosolekutel keskmiselt 18 tundi. Hirmutav on aga siin see, et peaaegu pooled neist kinnitavad, et needsamad koosolekud on kõige suuremad ajakulutajad tööl ja ei kanna tegelikult mingit tulemit produktiivsuse tõusu näol.

Ja justkui tellitult juhtusin ma hiljuti nägema David Grady TEd Talki esitlust „Kuidas päästa maailma (või vähemasti iseennast) halbade koosolekute käest?” Soovitan seda YouTube’ist vaadata!