Rusikareeglid: kuidas aega säästa

Kas sul juhtub sageli, et vaatad õhtul päevale tagasi ja mõtled, et sai küll palju rabeletud, aga tehtud ei saanud suurt midagi? Tänapäevase juhtimisteooria üks alusepanijaid Peter Drucker on öelnud, et aeg on kõige haruldasem vara ning seda tuleb oskuspäraselt ka planeerida. Aega ei saa kuidagi juurde, nii et naudi iga hetke ja kanna hoolt, et sinu elu jätaks kasuliku jälje. Nõu annab Kristjan Otsmann (aja- ja projektijuhtimise koolitaja ning arengutoetaja).

Iga inimese jaoks on ajajuhtimise töövõtete pagas erinev, ent mõned põhimõtted on universaalsed ning sobivad suuremale osale meist. Tulemuslikkuse võtmeks on selge sihi seadmine, ümbritseva keskkonna ja selle asukatega arvestamine ning keskendunud sihikindel tegutsemine. Kui arvestada nende kolme asjaga, suudame olulisi asju valmis saada kiiremini, optimaalsemalt ja tulemuslikumalt.

Do’s

Siht paika

Inimesi on kolme tõugu: ühe jaoks on oluline eesmärk, teisele siht ja kolmandal on ükskõik. Ekslemise vähendamiseks tuleks esmalt välja mõelda liikumise suund või panna paika konkreetsed eesmärgid.

Mõlemal juhul sõnasta soovitud olukord olevikuvormis, nii nagu oleksid selleni just äsja jõudnud. Võta paber ja joonista sinna see pilt, mille poole sa liikuda soovid. Hoolitse selle eest, et sihte oleks üks või kaks ja et need oleksid omavahel kooskõlas.

Ole järjekindel

Vaata oma sihte igal hommikul ja õhtul ning keskendu iga kord järgmisele tegevusele. Küsi endalt: „Milline on järgmine tegevus soovitud tulemuse poole liikumisel?” Kui see saab tehtud, siis võta järgmine ette. Just sel moel ehk tibatillukeste võitude kaudu liigume kõige tulemuslikumalt edasi.

Nutikamad käituvad nagu males ning vaatavad paar-kolm käiku ette. See tõstab tunduvalt liikumise tempot ning lubab teha pikemas perspektiivis arukamaid käike.

Planeeri õhtuti

Selle asemel et hommikul rabelema hakata, võta õhtul viis minutit, et päevale tagasi vaadata ning mõned järgmise päeva olulisemad tegevused paika sättida. Nii talitades on su uni rahulikum ning saad hoogsalt hommikut alustada, sest tead juba, mida teha. Samuti väheneb siis kiusatus venitada päeva algust kohvitassi taga või uudiste lugemisega. Kui hommik peakski üllatusi tooma, saab ju plaani mõne hetkega kohandada.

Kritselda oma mõtted üles

Ära rahuldu ainult mõttetegevusega, vaid kritselda, visanda, sirgelda ja kirjuta need ideesähvatused üles. Kui jätta paberile jälg, siis liigub meie aju märksa avaramalt kui üksnes peas tegevusi kavandades või neid arvutisse klõbistades. Pealegi meenub pärastpoole kiiremini, mida me mingi märksõna või sümboliga mõtlesime.

Võta harjumuseks kirjutada koosoleku kavandamisel või kohtumise alguses paberile sõna või paar, mis selle tulemust kirjeldab. Kohtumise lõpus pane taas kirja mõni sõna, mis selle kokku võtab.

Delegeeri oskuslikult

Ükski inimene pole saar. Inimene on karjaloom. Kui keegi suudab teha mõnda asja paremini või kiiremini kui sina, siis kindlasti delegeeri see talle. Kui keegi suudab teha midagi peaaegu sama hästi või sama kiiresti kui sina, siis delegeeri see talle. Kui mõni tegevus arendab meeskonnakaaslast edasi, siis delegeeri see talle. Parimad juhid teevad ainult hädavajalikku, ent teevad neid asju suurepäraselt. Küsi iga õhtu endalt, milliseid tegevusi oleks võinud täna (tegelikult) delegeerida ning õpi sellest.

Don’ts

Ära raiska aega

Ameerika müügi- ja ajaplaneerimiskoolitaja Brian Tracy on öelnud, et tööelus loeb aja kvaliteet ning eraelus selle kvantiteet: tööajal on iga minuti investeerimine oluline ning kui planeerime aega arukalt, saame intressid välja võtta eraelulise ajana.

Väärtusta nii enda kui ka teiste aega. Töises suhtluses küsi endalt, kas sinu ja teiste aeg sai arukalt kasutatud või saaks edaspidi seda veel paremini teha. Eraelulises suhtluses väldi kella vaatamist ning ole alati hetkes kohal.

Ära rabele

Väldi nii tühja rabelemist kui ka rööprähklemist. Katsu tajuda elu rütmi ning sellega kaasa minna. Selmet proovida paari-kolme mõtlemist nõudvat asja enam-vähem korraga teha, tee üks asi lõpuni ning seejärel võta ette järgmine ülesanne. Kui oled koosolekul, siis keskendu arutelule. Kui kirjutad strateegiat või pakkumust siis tee ühte asja korraga. Kui loed e-kirju ja vastad neile, siis tee see ära, ilma et sa vahepeal seda katkestaksid Iga mõttetu ümberlülitus nõuab lisaaega ja -energiat.

Ära ole liiga jäik

Ei ole mõtet raiuda eesmärgi poole tuimalt läbi seina või murda sisse avatud uksest. Mõistlik on jälgida mängu ning kohandada oma käitumist vastavalt ümbritsevale. Kõige kaugemale ei jõua mitte kangeimad ja tugevaimad, vaid arukaimad ja sitkeimad.

Vaagi pidevalt alternatiive ning vali siis see, mis aitab parimal moel tulemuseni jõuda. Ainult rumal läheb kõige otsemat teed pidi. Proovi mõnikord sõita punktist A punkti B navisüsteemi kõige otsemat marsruuti pidi ja saad aru, mida ma silmas pean.

Ära jäta sabasid lohisema

Ära jäta pisiasju ripakile. Töömeestel on hea ütlemine: „Anarhia saab alguse esimesest põrandal vedelevast kruvikeerajast.” Sama kehtib digitaalses maailmas. Võta iga päeva lõpus pool tundi selleks, et kiirelt päeva jooksul saabunud kirjad läbi vaadata ning neile lühidalt vastata. Pisiasjadega toimetulekuks võid kasutada ka neid hetki, mil energiat on vähem, näiteks pärast olulise tegevuse lõpetamist või vahetult lõunapausi järel.

Ära takerdu minevikku ja tulevikku

Budistid tavatsevad öelda, et on kaks päeva, millega ei saa midagi peale hakata: eilne ja homne. Me elame siin ja praegu. Seega hoia pilk avali, jälgi mängu, ole hetkes ning käitu vastavalt sellele.

Kui mineviku kahetsemine või igatsemine maad võtab, siis keskendu praegusele hetkele. Tee seda ka siis, kui ihaldad tulevikku või hoopis pelgad seda.

Lihtsaim viis n-ö kohal olla on panna kõik meeled tööle: vaata, mida sa näed, nuusuta seda; mõtle sellele, mida tunned; kuula seda, mida kuuled; katsu ja tunneta seda, mida tunned.

Kokkuvõtteks

Tegelikult on asi väga lihtne: vaata, kuhu poole sa lähed, ja seda, kus sa hetkel oled. Tea, kuhu sa järgmisena astud. Mõtle selle peale, kellega koos sa sinna liigud ning kuidas sa neid inimesi endaga kaasa haarad.

Ajamaastikul orienteerumine käib samamoodi nagu tavalises maailmas. Mõlema puhul viib kõige kiiremini edasi koostöö ja hea tuju ning sageli osutub tulemusest olulisemaks teekond.