Võtame fookusesse protsessid

Kui leiad ennast protsesside rägastikust ja ei tea millisest otsast alustada, siis siin on kümme pidepunkti ning soovitused esimeste sammude tegemiseks või juba olemasoleva süsteemi uuendamiseks. Kirjutab juhtimiskonsultant ja koolitaja Helen Hilkja.

Protsessid on eduka ettevõtte keskmeks ja visualiseerituna on need kõigile üheselt mõistetavad, luues lihtsamad võimalused tegevuste efektiivsuse hindamiseks ja raiskamise vähendamiseks. Järjepidevat parendamist ei tasu unustada ka kriisiolukorras, sest ehk just see on aeg, mil tegeleda ettevõtte protsesside kvaliteedi juhtimisega.

1. Eesmärkide seadmine ja tegevuskava. Võtmetähtsus on siin infoliikumisel, juhtkonna pühendumisel ja tõhusal juhirollil. Protsesside juhtimise ja kaardistamise vajadus peab olema üheselt mõistetav terves organisatsioonis ning jõudma kõikide osapoolteni. Keegi ei taha ette võtta nii mahukat parendusprojekti lihtsalt ärategemise pärast, mõistmata oma rolli olulisust soovitud tulemuste saavutamisel.

2. Sobiv tööriist. Protsesside kaardistamiseks on tänapäeval palju võimalusi, lähenemisi ja mudeleid nii suur- kui ka väikeettevõttele. Oluline on leida just endale sobilik tööriist, lähtudes nii hinnaklassist, programmi võimalustest kui ka lihtsusest. Kaaluda tasub mitmefunktsionaalseid programme, kus on võimalik andmeid omavahel siduda ja neid hiljem töödelda.

3. Struktuur. Enne kui protsesse kaardistama hakata, on kindlasti vaja luua ettevõtte struktuur. Tuleb mõista alluvussuhteid ja ametipositsioonidele lisanduvaid rolle ning need ära kirjeldada. See loob justkui juhtimissüsteemi juurestiku, mille alusel luua ajakohaseid ametijuhendeid, hinnata töömahu jaotust ning muuta hiljem tööjaotust tõhusamaks.

4. Juhtimispõhimõtted. Vaadake üle ettevõtte missioon, visioon, kultuur ja väärtused, strateegiline plaan, mõõdikute süsteem, juhtpõhimõtted (tegevuspoliitika) ning tehke SWOT-analüüs. Selline lähenemine tagab tervikliku juhtimissüsteemi.

5. Põhi- ja tugiprotsessid. Järgmine samm on põhi- ja tugiprotsesside defineerimine ning arusaama loomine, kuidas protsessid suhestuvad. Kindlasti ei tohiks unustada, et juhtimine on protsess omaette.

6. Protsesside detailiseerimine. Protsesside arv varieerub paarisaja kuni tuhande ringis, sõltuvalt ettevõtte suurusest ja detailsuse astmest. Igal tasandil on oluline kaasata protsessides osalevaid inimesi. Detailiseerimisel piisab, kui seda teevad protsesside omanikud ehk juhid, aga hiljem tegevusteni liikudes on vaja kaasata kõik osapooled juhtkonnast kuni töötajateni.

7. Protsessid tegevusteks. Selleks, et kaardistajani jõuaks tõene info, on esmatähtis kaasata õigeid inimesi. Üks probleeme on siin tihtipeale juhtide ekslik arvamus sellest, kuidas nende töötajad tööd teevad – nimelt võivad siin eeldused ja tegelik elu suurel määral erineda. Kaardistatud tegevuste õigsus on esmane protsessi juhtimiseks. Kaasates võimalikult palju osapooli, tulevad välja ka probleemkohad. Lisaväärtust annab protsessi nõrkuste ja parenduskohtade analüüsimine, nende kirjeldamine ja visualiseerimine.

8. Protsesside seos valdkonniti. Kui protsessid on kaardistatud, tuleb üle vaadata sisendid ja väljundid, et erinevad protsessid omavahel kokku sobiksid. Seda nii valdkonnasiseselt kui ka -väliselt.

9. Kaardistatud protsesside auditeerimine. Kui projekt on sealmaal, et kõik protsessid on kaardistatud, tuleb kontrollida nende vastavust tegelikkusele. Viige läbi siseaudit ja korrigeerige vajadusel kaardistatud protsesse.

10. Juhtimissüsteemi juurutamine ja ajakohastamine.Loodud süsteem tuleb töötajatele atraktiivseks ja kasutajasõbralikuks muuta. Siin saab eeskuju näidata ettevõtte juhtkond, kasutades seda igapäevajuhtimises ning tehes selle töötajatele lihtsalt ligipääsetavaks. Vähem tähtis pole ka juhtimissüsteemi lõimimine uute töötajate sisseelamisprogrammiga.

Sõltuvalt ettevõtte suurusest ja kaardistamise detailsuse astmest on protsesside kaardistamine mahukas ettevõtmine. Oluline on läbi mõelda, millisel määral te saate kasutada finantsvahendeid, tööaega ning kaasata töötajaid ja vajadusel konsultanti, kes aitab teid õiges suunas liikuma. Protsesside parendamine peab olema järjepidev, mitte ühekordne projekt, sest ärikeskkond on muutlik.