Edukas hübriidtöö vajab vaimse vormi hoidmist

Tarkvaraarendusettevõttes Helmes kuue kuu jooksul läbi viidud teaduseksperiment näitas, et edukaks hübriidtööks tuleb nii ettevõtte, meeskonna kui ka üksikisiku tasandil teadlikult ja oskuslikult tegeleda oma vaimse vormi säilitamise ja psühholoogilise turvatunde tagamisega. Vaimse vormi hoidmisest on saanud uusim kutseoskus, mis on tulevikus erialateadmiste ja digipädevuse kõrval vajalik igale töötajale ja juhile. Kirjutab Helmes Grupi arendusjuht Aino-Silvia Tali.

Koroonapandeemia puhkemine 2020. aasta talvel kiirendas IT-sektoris juba varemgi kasutusel olnud kaug- ja hübriidtöö levikut kõigisse ärisektoritesse. Erinevus varasemast oli aga see, et inimesed ja ettevõtted ei saanud enam töötegemise kohta vabalt valida. Selleks et mitte lihtsalt lasta asjadel kulgeda omasoodu, otsustasime, et läheneme Helmeses muutuste protsessile süsteemselt ja teadlikult. Viisime läbi pooleaastase teadusliku eksperimendi, et õppida, kuidas toetada meie tarkvaraarendusmeeskondi distantsilt. Ehk kuidas korraldada hübriidtööd nii, et meeskonnad oleksid efektiivsed ja tiimiliikmed õnnelikud ning tunneksid ennast hästi.

Millele ja kuidas otsisime vastust?

Seadsime üles rea küsimusi. Mis toetab meeskondi, et nad oleksid efektiivsed? Mis toetab iga tiimiliikme heaolu? Milliseid uusi meetodeid-tavasid, tööriistu, protsesse ja juhtimisvõtteid kaug- või hübriidtööl on vaja? Mis saab üldse tulevikus kontorist? 

Vastuste otsimiseks kaasasime hea koostööpartneri Miltton New Nordicsist, psühholoogiadoktor Eva-Maria Kangro ja asusime eksperimenteerima 100 Helmes Eesti inimesega. Projektis osales kaheksa tarkvaraarendusmeeskonda pilootgrupina ja viis meeskonda kontrollgrupina. Kuue kuu jooksul katsetasime oma inimesi hoolikalt jälgides ja süsteemselt tagasisidet korjates mitmesuguseid kaugtöömudeleid.

Osalejatelt küsiti üle nädala 10 küsimust, mis põhinesid teadus- ja tõenduspõhistel mudelitel inimeste pikaajalise motivatsiooni, vaimse vormi ja meeskonnatöö efektiivsuse kohta. Iga hindamise järel anti tiimijuhtidele tagasisidet nende tulemuste kohta koos eksperimenti kureerinud psühholoogi soovitustega – millega on hästi ja millele enam tähelepanu pöörata. Tegemist oli ühtlasi omamoodi mentorlusprotsessiga, kus tiimijuhtidel tekkis koordineeritud võimalus tegeleda teadlikumalt oma inimeste heaolu ja efektiivsuse toetamisega. Lisaks viisime läbi fookusgruppide arutelusid, ajurünnakuid ja kovisioone, nõustasime juhte, tegime igakuiseid kokkuvõtteid ja jagasime jooksvalt tulemusi ettevõttes laiemalt.

Tulem: ei tohi keskenduda ainult töö ära tegemisele

Jõudsime veendumusele, et ettevõte ja juhid peavad hübriidtöö puhul investeerima lisaaega, tähelepanu ja ka raha nii töökorraldusse kui ka õlatunde säilitamisse inimeste vahel. Ei saa ega tohi keskenduda ainult töö ära tegemisele ning lasta inimsuhetel omasoodu minna. Tuleb panustada n-ö spontaansuse planeerimisse, et tagada turvatunne ning hea vaimne vorm.

Neis tiimides, kus keskenduti teadlikult inimeste vaimsele vormile ja vesteldi sel teemal avatult, näitas inimeste psühholoogiline turvatunne selget kasvutrendi. Heaolu hoidmise mõttes isevoolu liikunud kontrolltiimides turvatunne aga aja jooksul aina kahanes.

See leid on ka äriliselt kõigi ettevõtete jaoks oluline, sest psühholoogiline turvatunne on asjaolu, mis mõjutab tiimitöö efektiivsust kõige tugevamini. Nägime, et spetsiaalselt juhendatud pilooditiimides tõusis selgus ja kontrollitunne, mis puudutab prioriteete, plaane ja otsustusprotsesse, mis on turvatunde kõrval järgmine oluline tööefektiivsust mõjutav tegur. Meie aju lihtsalt funktsioneerib nii: me vajame selgust ja kindlustunnet, et kõik on kontrolli all, eriti keset muutlikke aegu.

Kodukontor versus fookustöö-ühisloome

Uuringu tulemusena selgus, et enamik Helmese töötajaid (89%) eelistab ka tulevikus hübriidtööd, kusjuures 53% neist töötaks peamiselt kodust ja 36% peamiselt kontoris. Kõigest 2% tahab töötada ainult kontoris ja 9% ainult kodus. 85% töötajatest tunneb ennast kodust töötades vähemalt sama produktiivselt kui kontoris, kusjuures oluline aspekt on see, et veerand töötajaist on kodus töötades produktiivsemad.

Veelgi olulisem avastus oli see, et tegelikult on hübriidtöö tulevikku kavandades põhjendamatu arutleda selle üle, kas töö toimub kodus või kontoris. Hoopis tähtsam on koostööd planeerides lähtuda sellest, kas tegu on individuaalse töö, ühisloomena toimuva grupitöö või töövälise vaba sotsiaalse suhtlusega. Kõik kolm on tiimide toimimiseks vajalikud ning olenevalt inimesest, meeskonnast ja tööülesandest võib sobiv tasakaalupunkt asukoha ja töökorralduse vahel olla erinev.

Erinevalt levinud hoiakust, et hübriidtöö korral väheneb vajadus kontoripinna järele tunduvalt, oleme meie nüüd veendunud, et Helmes ei saa seda teed minna. Eksperimendi ühe konkreetse tulemina ei kavatse me kontoripinna suurust vähendada. Saime kinnituse, et meeskondadena tarka tööd tegevatel inimestel on ikka vaja ka ühist füüsilist ruumi ning näost näkku suhtlust, et avalduksid nii loovus, meeskonnatöö lisaväärtus kui äri edasi viiv innovatsioon. Kontor on tulevikus eelkõige justkui sotsiaalne keskus – koht, mis soodustab tiimitunnet, avatud suhtlust, kaasatust ja koostööd.

Hoolimata faktist, et tulevikus kasutabki suur osa töötajaist eri aegadel nii kodus töötamise kui hübriidtöö võimalusi, on Helmes otsustanud säilitada igale töötajale, kes seda soovib, personaalse töökoha ka kontoris. Küll aga muudame uuringutulemuste põhjal oma kontoriruumide funktsionaalsust ja kasutusviise, sest hübriidtöö efektiivseks korralduseks on olemasolevaile juurde vaja teha nii telefoni- ja videokõnebokse, väikseid nõupidamisruume, täisfunktsionaalseid meeskonnatööruume kui ka avatud suhtluse alasid. Kontor seega ei kao, vaid areneb kohaks, kuhu motiveeritud inimesed saavad kokku tulla lihtsalt selleks, et mõnusalt ühiselt aega veeta, aga ka selleks, et üksteiselt õppida ja koos luua. Sest just koosloomes sünnib innovatsioon ja ägedad uued ideed.

Pandeemia jätkub – kuidas edasi?

Hübriidtöö teaduseksperiment oli tegelikult üks Helmese eelmise ja selle aasta alguse suuremaid ja olulisemaid inimeste arendamisega seotud projekte.

Kogu protsessi vältel küsiti minult, kas see on ikkagi vajalik. Saan kindlalt öelda, et oli. Meil on eesmärk, et kui meie inimesed kunagi pensionipõlves kogetule tagasi vaatavad, siis mõtlevad nad Helmesest kui oma elu parimast töökohast. Selle täitmiseks läheme töötajate heaolu teemadega alati võimalikult süvitsi ja kaasame ka teadlasi.

Võtsime selle töömahuka ja päris kuluka katse ette, sest koroonakriis kiirendas töö käsitluse ja inimeste harjumuste muutust, mis mõjutab kõiki tarka tööd tegevaid inimesi ja ettevõtteid. Arendus- ja teadustegevus peab sellega kaasas käima. Tänu tulemustele ja kogutud teadmistele oskame korraldada edaspidi paremini oma tööd mitte ainult Eestis, vaid eri riikides tegutseva Helmes Grupi ligi 1000 töötajale. Tahame jagada neid kogemusi-teadmisi ka teiste ettevõtetega ja usume sellesse, et need on kohaldatavad lisaks IT-le teistessegi sektoritesse.

———

Kuidas töötaja ise ja meeskonnad tervikuna saavad hoida vaimset vormi? 

• Soovitused kaugtööl olevale töötajale:
  • Pea meeles, et aju vajab töökorras püsimiseks: 
    • toetavat rutiini: hommikused tegevused, tööpäevaks häälestumine, päevarütm, õhtune rituaal jne; 
    • vaheldust: teadlik lõõgastumine pingutuse järel, asendi vahetamine, keskkonnavahetus jne; 
    • kontakti füüsilise maailmaga: enese liigutamine, lemmikloomaga tegelemine, maitsete-lõhnade nautimine, vahetu suhtlus teistega jne. 
  • Hommikul enne tööpäeva tee jalutustiir väljas (soovitavalt pärast tööd ka). Hea nipp on kolleegile lubadus anda ja üksteist tagant utsitada. Võib kasutada nt HabitShare’i rakendust.
  • Pane enne tööpäeva algust tööriided selga.
  • Kehtesta kindel tööpäeva algus- ja lõpuaeg. Tööpäeva lõppedes võta telefonil märguanded maha, ära kontrolli enam töökirju jne.
  • Jälgi, et unerütm oleks regulaarne. Vajalik on 7–9 tundi und.
  • Toitu tervislikult. Kasuta lõuna- ja kohvipausi tööasjust kõrvaleastumiseks. 
  • Tee väikseid pause ja siruta ennast vähemalt 1 tunni tagant. 
  • Vähenda koosolekute pikkus 50 minutile 1 tunni asemel. Siis jääb nende vahele ka aega kiirelt sirutada ja pead puhata. (Võimalusel väldi videokohtumiste järjestikku toimumist.) 
  • Määra kindel koht kodus, kus töötad (soovitavalt ergonoomiline töölaud + tool + ekraan õigel kõrgusel; mitte voodis, diivanil vms).
  • Planeeri nädalasse lõbusat tegevust ja niisama olemise aega: head raamatud, seriaalid, kokkamine, looduses liikumine, lauamängud vms. Jälgi, et meeldivat tegevust mahuks igasse päeva.
  • Saa kokku sõprade ja pereliikmetega (kui ei ole meditsiinilisi piiranguid), minge koos loodusesse jalutama. Planeeri aega telefonikõnedeks sugulaste ja sõpradega. Sotsiaalne tegevus on oluline.
  • Mõtle läbi, mis n-ö sambad on elus olulised, ja planeeri nende jaoks teadlikult aega.
  • Kui tunned end kuidagi kehvasti, räägi sellest (personali)juhiga.
  • Võta iga päeva lõpus 5 minutit ja pane kirja, mille üle sul on päevale tagasi vaadates hea meel; mis sammud said tehtud ja mille üle oled tänulik.
    
    
• Soovitused meeskondadele tulemusliku hübriidtöö korraldamiseks:

• Hübriidtööks vajalikud kokkulepped meeskonnas:
  • leppige kokku, kuidas austada üksteise individuaalse fookustöö aega;
  • pange paika kindel aeg ühistööks;
  • planeerige ka sotsiaalseid ja meelelahutuslikke tegevusi;
  • leppige kokku, kuidas teavitate meeskonda, kui keegi on pikemalt arvutist eemal;
  • leppige kokku kindlad suhtluskanalid;
  • leidke igaühele tugiisik-kolleeg, kellega saab vajadusel end tühjaks rääkida.
• Tiimiliikmete psühholoogilise turvatunde toetamiseks planeerige silmast silma vestlusi ja avatud arutelusid tiimis järgmistel teemadel:
  • Kuidas päriselt läheb?
  • Mis on kodune olukord? Kuidas peres on asjad korraldatud?
  • Kodukontori olukord: töökoht, ergonoomika, vaikne ja valge koht töötamiseks, kas saab keskenduda jne.
  • Kuidas töötaja tunneb ennast kodus töötades? Enesedistsipliin, motivatsioon, kaasatus.
• Korraldage hübriidtöö tagasivaate-analüüsid minimaalselt 1 kord kvartalis, vastates küsimustele:
  • Kuidas meil tiimina läheb? Mis toimib hästi? Mis protsessid on ebaselged või rasked?
  • Kuidas kõigil tunne on?
  • Mida võiks muuta? Mida veel katsetada?
  • Vaadata üle, kas kokkulepete pakett vajab uuendamist.
  • Pange koos paika lõbusaid tegevusi.
• Planeerige teadlikult lõbusaid tegevusi tiimis (minimaalselt 1 kord kvartalis). Katsetage eri formaate, eksperimenteerige ja leidke just teile sobiv vorm.
• Leppige meeskonnas kokku rutiin, kuidas mittetöistel teemadel rääkida, auru välja lasta jne. Nt reedelõunased kõned, 1 x nädalas virtuaalne kohv vms.
• Meeskonnad vajavad ka vaheldust, mis tähendab, et pidevalt tuleb olla valmis otsinguks ja muutusteks.