Head nägemist, rutiinne töö!

Kes meist ei unistaks sellest, et igapäevased rutiinsed tegevused teeks meie eest ära keegi teine. Või teeks seda hoopis robot. Töö automatiseerimine ei ole enam kindlasti vaid tootmisvaldkonna pärusmaa ning üha enam kasutatakse seda ka ettevõtte kontori poolel. Kerttu Kongas rääkis rutiinse töö automatiseerimise kasust Knowiti meeskonna liikmete Juhan-Madis Puki ja Andres Aavikuga.

Kui võtta teemaks töö automatiseerimine, siis tekib paljudel kohe hirm, et nende töö kaob kuhugi robotite nobedate näppude vahele ära. Knowiti tegevjuht Andres Aavik kummutab selle aga kiirelt. „Exceli tulekuga oleks pidanud sel juhul sajad tuhanded inimesed töötuks jääma – nii see tegelikult ju polnud. Automatiseerimine annab pigem juurde väärtuslikku aega, et tegeleda põnevamate töödega ja suunata tähelepanu hoopis inimestele.“

Knowiti müügi- ja kliendisuhete juht Juhan-Madis Pukk lisab, et täpselt samamoodi, nagu kolm varasemat tööstusrevolutsiooni on muutnud seda, mis tööd me teeme, muudab ka praegune seda, kuidas ja mida me teeme. „Aurumasin ja tabelarvutusprogrammid ei tekitanud ju töötust ega näljahädasid,“ selgitab Pukk. „Ettevõtted võidavad efektiivsuses.“

Rutiin ei ole äge

Tänapäeva noored ei taha teha rutiinset tööd – nad tahavad pigem töötada keskkonnas, kus see täielikult puudub ja kus kõike on võimalik lahendada ühe klikiga. Aaviku sõnul on asi lihtne: kui mugavat toimetamist eraelus muudkui peale surutakse, siis hakkad seda nõudma ka tööelus. „Kui sa täna innovaatiline ei ole, siis homme sa uut põlvkonda töötajaid enda juurde tööle ei saa.“

„Näiteks Eestis on tööjõukulude kasv üks kiiremaid Euroopa Liidus, samas on tööjõu tootlikkus üks madalamaid. Automatiseerimisega võidavad töötajad rahulolus – McKinsey hiljutine milleniaalide uuring viitas selgelt, et uuel põlvkonnal on töökohale ja tööle täiesti teistsugused nõudmised,“ räägib Pukk.

Kokkuvõttes on tänu automatiseerimisele vähem rutiini, rohkem loovust ning vabadust ja ettevõtete juhid saavad sellest noppida mõlema poole rõõmud: vähem muret inimeste leidmise ja palgal hoidmisega ning kõrgemad efektiivsusnäitajad.

Ikka Põhjamaade kiiluvees

Eesti on muu maailmaga võrreldes selles valdkonnas aga alles lapsekingades. „Soomes ja mujal Põhjamaades on näiteks päris mitmed ettevõtted loonud oma RPA (robotic process automation ehk robootiliste protsesside automatiseerimine) strateegia ja pidevalt avaldatakse ka sellealaseid riigihankeid,“ selgitab Aavik.

„Mida suuremad on mastaabid, seda kergem on leida ROI ehk investeeringutasuvus, mille alusel on hea tegevusi prioritiseerida. Väiksemate ettevõtete puhul on üks asi olemasoleva töö automatiseerimine ja teine pool laienemine. Kui seni polnud ressursse laienemiseks, siis nüüd on see võimalik,“ räägib Aavik ning lisab, et automatiseerides jääb inimestele ainult erandite käsitlemine ja seeläbi on võimalik suurendada märgatavalt tootlikkust.

Aavik selgitab, et kaks head näidet on müügipakkumiste automatiseerimine ja raamatupidamises enamiku töölõikude usaldamine robotile, mis on diskreetne ja kiire. „Palju on selliseid töid, mis annaks klientidele lisandväärtust, aga neid pole seni olnud võimalik teha suurele töömahu tõttu. Olukorras, kus on võimalik kasutada nii masinõpet kui ka tarkvaralisi roboteid, saame infotöötlust suures mahus automatiseerida.“

Puki sõnul on suuremates ettevõtetes sobilikke kohti automatiseerimiseks reeglina lihtsam leida ja see tasub kiiremini ära. „Väiksemad ettevõtted ja üksiktegijad saavad ka kasu noppida, ent tihti on tööprotsessid sel puhul juba niigi efektiivsemad. Samas tuleb meeles pidada, et kui üldkulud on väikeettevõttes numbriliselt väiksemad, siis suhtarvuna käibesse või töötajate arvu on need äärmiselt suured. Seega, kes ellu tahab jääda see peab automatiseerima.“

***

Mis on rutiinse töö automatiseerimine?

Rutiinne töö on see, mida keegi tänapäeval enam eriti teha ei taha. See on üksluine, ei paku vaheldust ega põnevust. Automatiseerimist kirjeldades on see piltlikult öeldes pilves töötav virtuaalne töötaja ehk robot.

Tegemist on arvutiga töötavate inimeste igapäevastest töökohustustest rutiini eemaldamisega ja töötaja tähelepanu suunamisega kõrgemat lisandväärtust loovale tööle, milleks on näiteks klientidega suhtlemine ja müügitöö.

Kui inimene on võimeline midagi tegema, siis saab sellega hakkama ka nn robot ehk süsteem. Robot imiteerib inimesi, aga teeb töö ära nii kiiresti, kui masin seda teha suudab. Arvuti saab teha ära töö, mis ei vaja otsustamist või inimlikku sekkumist, misläbi muutub inimeste töö huvitavamaks ja mitmekülgsemaks.

Mida arvab sellest kõigest klient? Bellus Furniture’i omanik Rolf Relander räägib oma automatiseerimise kogemusest.

Mis tehti? Belluses automatiseeriti tellimuste ja logistikainfo sisestamise protsess.

„Me otsisime protsessi, mis oleks piisavalt suure korduvusega ja samas esimeseks korraks ka lihtne ellu rakendada, et võimalikult lühikese ajaga aru saada, kas sellest on kasu või mitte.“ Relanderi sõnul ei meenu talle nii lihtsat süsteemide käimalükkamist kui seekord. „Kõik said kohe aru, et kontoritöö lihtsustamisest võidavad kõik. Tootmisvaldkonnas on tavaliselt inimeste tööd asendatavate masinatega tõrge palju suurem. Pigem oli isegi nii, et need inimesed, kelle tööd see robot kõige rohkem mõjutas, võtsid selle projekti ka enda vedada.“

Varem pidid müügiassistendid igapäevaselt sisestama sadu tellimusi, mis tulid kõik eri formaadis: PDF-kujul, e-kirjas vabas vormis ja isegi faksiga. Kiire sisestaja sai selle tööga hakkama ehk poole päevaga, kuid see on väga rutiinne töö ning seetõttu suureneb ka risk teha sisestusvigu. Peale esmast sisestamist kontrollis veel teine silmapaar tehtud töö üle. Igaks juhuks.

Relanderi sõnul soovib üha rohkem kliente ka seda, et kaup tarnitaks logistikapartneri kaudu otse lõpptarbijale koju, nii et see ei peatugi kliendilaos. See tähendab aga seda, et ka need tellimused tuleb partneri süsteemi sisestada.

Nüüd lähevad tellimused otse nii Belluse kui ka nende logistikapartnerite, näiteks Itella, süsteemidesse.  „Kliendi jaoks ei ole midagi muutunud – neilt tuleb tellimus, mis jõuab paari minutiga meie süsteemi. Otse süsteemi ei jõua see tellimus vaid siis, kui esineb mingi erisus, nt poemüüja on juurde kirjutanud vabas vormis märkuse, kuid selliseid olukordi esineb väga vähe,“ selgitab Relander. „Ja tegelikult ongi nii, et kui me saame selle ajamahuka ja igava rutiinse töö eest ära, siis saavadki klienditeenindajad tegeleda nende erisustega, keskenduda kliendisuhtlusele ja vajadusel tarneid jälgida ning majandada.“

Automatiseerimise tulemused Belluses:

• valesti sisestatud tellimuste arvu vähenemine,
• töötajad saavad keskenduda kliendisuhtluse arendamisele ja hoidmisele,
• vähem stressi, sest enam ei koondu peale intensiivset müügiperioodi ühele päevale liiga kontsentreeritult andmete ja tellimuste sisestamise tööd,

• töötajaid on lihtsam motiveerida ja hoida,
• puhkuste ajal on inimeste asendamine lihtsam ja paindlikum.