Kuidas säilitada kaugtöö ajal tiimitunnet?

Directori veebiseminaride sarjas arutleti 26. novembril kaugtöö kultuuri teemal. Elisa juhatuse liige ja personalivaldkonna juht Kaija Teemägi, Veriffi personalidirektor Piret Saag ja Toggl Plani tegevjuht Laura Laasi rääkisid muu hulgas ka sellest, kuidas kaugtööl tiimitunnet hoida.

Pole olemas liiga palju kommunikatsiooni                                       

Seminari esinejad pidasid kõik ülioluliseks info liikumist. Piret Saagi sõnul on üksteise kursis hoidmine oma tegevusega nende jaoks A ja O: „Ütlemine, et ei saa olla liiga palju kommunikatsiooni, vastab vägagi tõele.“ Veriffis saadetakse iga nädala alguses tiimile kokkuvõte sellest, millised on fookusteemad ja mis on selle nädala olulisemad uudised, sisemised üritused ning koolitused. Samuti tuuakse välja kolleegid, keda hea sõnaga eelmisel nädalal meeles peeti ja Slacki n-ö tänukanalis tunnustati. Töönädala lõpetab reedene tiimikoosolek, kus on rahvusvahelise meeskonna kõik 240 töötajat. „Meie jaoks on see täiesti elementaarne, et saame iga nädal korraks kõik kokku, et hoida üksteist ühes infoväljas ja nädalale koos joon alla tõmmata. Lisaks toetab infoliikumist muidugi osakondade ja väiksemate tiimide suhtlus.“

Saag lisab: „Üks pool on see, kui tihti me suhtleme, ja teine pool erinevate infokanalite kasutamine. Kui juhile tundub, et seda kõike on liialt palju ja sinna läheb nii palju aega, siis minu vastus on, et see ongi normaalsus. Teistmoodi head tulemust ei saa. Sügisel pöörasime Veriffis tähelepanu sellele, et kõik juhid vaataksid tööprotsessi värske pilguga üle ja meeskonnaliikmed ise otsustaksid, millised peavad olema omavahelised kokkulepped, et kõik toimiks. Minu enda tiimis leppisime näiteks kokku, kui tihti meil on silmast silma vestlused; kuidas ja kui tihti on tiimikoosolekud ja offsite’id. Esmaspäeval tõmbame nädala käima nn lobalõunaga, kus räägime, mida keegi nädalavahetusel tegi, ja mõnikord tõstatame aruteluks mõne konkreetse teema. Hiljuti jagasime väga avatult näiteks, kuidas keegi oma vaimse tervise eest hoolitseb. Meil läks seal pikaks ja kasulikuks aruteluks – omavahel jagati kontakte ja nõuandeid.“

Selleks et tagada hea infoliikumine ja võtmekokkulepped, tuleb neid ka aeg-ajalt üle vaadata. „Meie kogemuse järgi on hea harjumus neid asju ikka ja jälle üle kraadida ja vajadusel muudatused teha. Nii mängisime oma tiimiski nüüd hiljuti veidi kokkuleppeid ümber. Kui mõni varasem tegutsemistava ei toimi, tuleb sellest julgelt loobuda,“ soovitab Saag. „Väga oluline on hoida seda joont, et tiimis oleks juhi ja töötajate ülesanded paigas. See on baas, et koostöö võiks üldse õnnestuda ja tekiks tiimitunne.“

Juhtimine olgu selge ja konkreetne

Laura Laasi rõhutab lisaks kommunikatsiooni olulisusele kaugtöös ka seda, et juhtimine peab olema täpselt samamoodi väga selge ja konkreetne: „Peavad olema selged mõõdikud, hästi selgelt väljendatud ootused inimestele. Siis kõik teavad, mida tuleb teha; mis on need olulised kitsaskohad, millega me tegeleme; mille alusel tehakse otsuseid. See võtab suure osa pingetest kohe maha ning võimaldab ka kiiret tempot, sest ebaolulistele vestlustele ei kulu enam aega.“

Laasi sõnul on samas tähtis ka silmast silma suhtlemine kõikide meeskonnaliikmetega. „Meeskonnad teevad seda erinevalt. Mõned juhid suhtlevad kõikide töötajatega, aga alates mingist tiimi suurusest pole see enam võimalik. Suhtlemine peab aga olema isiklik: juht peab inimeste muredest teadlik olema ja nendega arvestama, eriti praegusel stressirohkel ajal.“

Üks võtmesõna on ka psühholoogiline turvatunne. „See tähendab, et me oleme valmis rääkima keerulistel teemadel ning kui keegi ütleb, et tal on raske, siis sellele ei järgne mingit karistust. See on meid toonud sinna, et inimesed jagavad väga julgelt seda, mis nende peas toimub. Nii saame kiiremini reageerida ja inimesed kasutavad neid võimalusi, mis me oleme sisse seadnud selleks, et vaimset tervist kaitsta,“ selgitab Laasi.

Veel toob Laasi välja targa värbamise olulisuse: „Eriti kaugtööl võib kiusaja mõjuda täiesti destruktiivselt kogu meeskonnale. Ja selle klattimine võtab väga palju aega. Seetõttu tuleb värvata ainult selliseid inimesi, kelle väärtushoiakud sobivad ettevõttega, sest neid on kergem kohandada valitud suundadega.“

Kõigil üritustel ei pea online’is osalema

Kaija Teemägi märgib, et kuna Elisas töötati ka enne pandeemiat suhteliselt hajusalt juba ligi kuus aastat, siis oli neil tiimikoosolekute ja silmast silma vestluste kord enne paigas: „Esimene asi, milles me selles pöörduvas maailmas kokku leppisime, oli see, et neid tavasid me ei muuda. Juurde lisandus igasugu toredaid virtuaalseid ettevõtmisi, kuhu kaasasime oma inimesi ja kutsusime ka väljastpoolt maja eksperte rääkima. Kevadel oli meil neid tihedamini, kuna olukord oli kõigile uus ja vajas harjumist, näiteks iga reede oli tiimilõuna, et nädal kokku võtta. Samuti jagasime inimestele kodukontori trenninippe, pakkusime meelelahutust stand-up-etenduste näol jne. Õlg õla tunnet toetavate tegevustega oleme loomulikult jätkanud ka nüüd. Iga tiim on sisse töötanud oma meelepärase töökorralduse. Lisaks on meil iga kahe nädala tagant infopooltund, kus juhid räägivad, kuidas ettevõttel läheb. Inimesed saavad küsida, mis neid huvitab, ning küsitakse päris julgesti. Pärast saadetakse kõigile ülevaatlik infokiri. Selliseid infopooltunde ja infopäevi teevad meil ka üksused iseseisvalt päris palju. Nii et kommunikatsiooni pole tõesti kunagi liiga palju.“

Teemägi rõhutab, et ettevõtteüleste ürituste puhul on inimese vaba valik, kas ta osaleb neil online’is või mitte. „Need kõik on järelkuulatavad ja -vaadatavad,“ märgib ta. „Meie statistika näitab, et ligikaudu 1/3 osaleb online’is ja 2/3 kuulab-vaatab endale meelepärasel ajal. Kui inimeselt küsida, miks nii, siis öeldakse näiteks, et „mul ei ole vaja juhi pilti vaadata, mul on vaja teda kuulata. Kui lähen õhtul lapsekäruga või koeraga välja, siis saan teha kaht asja korraga”.”

Piret Saagi sõnul on hajustiimide ja hübriidmudeli puhul äärmiselt oluline, et inimene saab info kätte talle sobival ajal: „See on varem kokku lepitud, millistel koosolekutel keegi peab live’is osalema, muus osas on inimestel võimalus ja vabadus valida. Näiteks Veriffi puhul, kus me räägime piiriülesest koostööst, peab info olema maksimaalselt sellisel kujul talletatud, et töötaja saab sellele sobival ajal ise ligi.“

Laura Laasi toob välja, et kommunikatsioon peaks olema suures osas kirjalik: „Igast koosolekust võiks olla memo. Iga otsus peab olema kuskil kirjas, et inimesed saaksid sellega hiljem tutvuda. Meie nn ülekoosolekustamist ei harrasta – mulle see üldse ei meeldi, sest see on väga ebaefektiivne ja kulukas. Kui võtad kõik inimesed kokku ühele koosolekule ja kulutad iga inimese ajast ära ühe tunni, siis sa sisuliselt maksad selle kinni.“