Tegevuspõhine kontor – tulevikutöö juba täna

Tegevuspõhine kontor lähtub eeldusest, et inimesed veedavad suure osa ärkveloleku ajast tööd tehes ja iga töö tegemiseks on olemas parim viis ja koht. Selle idee kohaselt on loobutud arusaamast, et inimene võrdub töökohaga ja töökeskkond koosneb inimeste arvuga korrutatud ühesugustest laudadest, toolidest, sahtlitest ja kappidest, kirjutab Katrin Noormägi (sotsiaalministeeriumi personalijuht).

Miskipärast püsib visalt ettekujutus aeglaselt paberite sahisedes kabinetisügavustes askeldavatest ametnikest. Tegeliku

lt oodatakse riigi heaks töötajatelt juba aastakümneid nii mõndagi muud. Nelja seina vahel hommikust õhtuni õigusakte treiva ametniku asemel vajatakse pigem teemavaldkonna projektijuhte, kes kaasavad vastavalt vajadusele kolleege nii oma ministeeriumist kui ka teistest asutustest, kutsuvad kokku projektimeeskondi, planeerivad tegevusi, räägivad läbi, lepivad kokku, vormistavad dokumente jne.

Uue ministeeriumihoone kavandamine pani meid mõtlema oma töörollidele ja ka tulevikutööle ning selleks vajalikule keskkonnale.

Meie esimene soov oli tagada igale tööle sobiv ruumilahendus. Lisaks oli ja on sotsiaalministeeriumi kui teadmusorganisatsiooni pikem eesmärk valdkondadevahelise sidususe tõstmine, mis omakorda peaks soodustama teadmiste laiemat levikut ja uute, valdkondadeüleste teadmiste sündi.

Tegevuspõhise kontori rakendamise idee ei välgatanud meil sugugi üleöö. 2016. aasta esimeses pooles analüüsisime ühe valdkonna inimeste töö iseloomu (intervjuud, tööpäeva pildistused mitme nädala jooksul), millele järgnesid arutelud töötubades. Jõudsime tulemuseni, et alla poole töötajate töö iseloom on pigem paikse iseloomuga (nn ankru tüüpi töötajad) ja  enamik on nomaadi tüüpi töötajad, kes liiguvad ringi ning hõivavad füüsiliselt laudu 2–3 tundi tööpäeva jooksul.  Selgus, et meie hulgas on ka rändureid ja kosmopoliite, kelle töö iseloom viib nad pigem kontorist kaugemale ning füüsiliselt kontoris on nad alla poole tööajast.

Nii hakkasime mõtlema tegevuspõhisele kontorile, uurima vastavaid kogemusi (Telia, Microsoft, TransferWise) ja lugema uuringuid (mida tegevuspõhise kontori mõjude hindamiseks küll kahjuks seni eriti tehtud pole, küll aga on ohtralt eelarvamusi ja hoiakuid). Ning muidugi küsisime oma töötajate ootusi töökeskkonnale.

Intervjuude ja töötubade käigus ilmnes, et tegevuspõhise kontori ideega jookseme veidi sisse lahtisest uksest. Inimesed ise tõid senises töö tegemise viisis ja ruumilahenduses välja piiranguid. Näiteks toodi probleemina välja valdkondade kohatine kapseldumine struktuuriüksustesse, kus inimesed tegelevad sama probleemi eri aspektidega, ja leiti, et palju efektiivsem oleks lahendada probleem, tuues üksuste inimesed kokku. Samuti nähti vajadust lihtsa ja vahetu infovahetuse järele ilma formaalsete koosolekuteta. Senine keskkond, kus töötajad olid jagatud kabinettidesse, pakkus küll isiklikku töökohta ja ruumi, kuid üldine töökorraldus privaatset keskendumist siiski ei võimaldanud ja seda peeti üheks teravaimaks probleemiks. Levinuim koostööformaat on 2–5 inimese arutelu, mis toimusid 2–3 inimese kabinettides, kus oli füüsiliselt ebamugav ja segati asjasse mittepuutuvaid inimesi. Inimesed tundsid, et nn klassikalised koosolekuruumid rõhutavad formaalsust ja hierarhiat, samas nenditi, et sotsiaalministeerium on olemuselt madala hierarhiatasemega avatud organisatsioon.

Loomulikult kirjeldasid inimesed ka oma hirme ja kokkuvõtlikult näib, et enim häirib kontori üldine avatud planeering kui võimalik müraallikas.  Veidi tunti muret, et kui laudu on vähem kui töötajaid, siis kas hiljem tulijatele jagub kohti.

Värbamisel on selgeks saanud, et kandideerijad väärtustavad töö vaheldusrikkust, põnevaid ülesandeid, töö mõtestatust ja kaasatust. Tegevuspõhine kontor annab töötajatele suurema võimaluse ja vabaduse aktiivselt oma tööd kujundada, millel on uuringute kohaselt positiivne mõju ka pühendumisele.

Õnnestumise eelduseks on toimivad kokkulepped selle kohta, kuidas me ruume kasutame ja kuidas me ühel või teisel alal käitume (vaikse töö alad, projektiruumid, telefonikabiinid, varjestatud diivanid). Töötajatega on arutatud tegevuspõhise kontori riske ning isiklikke muresid ja vajadusi ning on sõnastatud uue maja kokkulepped, mida on kommenteeritud ja täiendatud. Juhid on valmis panustama nende toimimisse ja inimeste kaasahaaramisse, mis puudutab uute võimaluste kasutamist.

Muudatused pole inimeste jaoks mugavad ja loomulikult on meilgi olnud tüüpilisi kahtlusi-kõhklusi nagu ka kurjakraaksumist, valeprohvetlust ja lootusetuse külvamist. Põnevust on siiski rohkem märgata.

Kuna tegemist on põhimõttelise muudatusega töökeskkonnas, tahame kindlasti kevadel uurida tegevuspõhise kontori mõju töötajate pühendumisele ja rahulolule.

Selle loo ilmumise ajaks oleme uues majas. Kuidas kõik olema hakkab, selgub koha peal. Selge on see, et tegevuspõhisus on praegu klassikalise kuubiklahenduse või avatud kontori kõrval uus ja tundmatu suund, millega edasi liigume.  Meid julgustab seejuures eespool kirjeldatud analüüs, mis näitas, et töö iseloom on juba muutunud ja klassikaline lahendus kabinet-koosolekuruum on pigem piiranguks töö kujundamisel.