Aja planeerimine – 13 head soovitust

Kes meist poleks aeg-ajalt soovinud, et päevas oleks kasutada paar lisatundi? Kui tunned, et ülesandeid muudkui koguneb, ja märkad, et jääd aina sagedamini kauemaks tööle, et kohustustega toime tulla, siis on see lugu just sinu jaoks. Kirjutab OÜ Rail Baltic Estonia peaprojektijuht Raido Kivikangur.

Töökoormuse kasvades püütakse esimese n-ö ravimina ikka töötunde lisaks võtta. Kuid see on üksnes ajutine plaaster haaval.

Nõustun juhtimisnõustaja Kerry Gleesoniga, kes väidab, et inimeste suurim ülekoormusest tingitud probleem ei tulene mitte niivõrd tööülesannete rohkusest ega ajaressursist nende täitmiseks, vaid põhiline väljakutse on üle saada mugavast ja märkamatust harjumusest lükata ebameeldivaid asju edasi.

Põhiline väljakutse on üle saada mugavast ja märkamatust harjumusest lükata ebameeldivaid asju edasi.

Teiseks n-ö lahenduseks, mida tihti oma töös märkan, on püüe kiiret elutempot elus hoida unetunde vähendades ning hommiku- ja lõunasööki või koguni õhtusööki perega vahele jättes.

Konsultant Chris Bailey on öelnud, et aja planeerimise all peame tegelikult silmas isikliku heaolu, prioriteetide ja tähelepanu juhtimist.

Mida teha?

• Planeeri tegevus vastavalt energiatasemele ja enesetundele. Ilmselt tead, mis kellaajal oled hästi energiline ja tunned ennast eriti teotahtelisena ning millal võrdleksid ennast pigem pooltühja liivakotiga. Ööpäevas on 24 tundi ja seega pole mõistlik eeldada, et oled iga tund võrdselt energiline ning efektiivne. Planeeri keerulisemad ülesanded selle aja peale, kui oled väge täis, ja rutiinsemad jäta nn pooltühja liivakoti aega. Sa ei saa tegelikult keskenduda, kui oled väsinud.
• Puhka ka. Efektiivsus ei tähenda seda, et iga minut on broneeritud. Planeeri aega puhkamiseks. Eesmärk ei ole terve päev gaas põhjas läbida – see ei ole realistlik. Meil on vaja aega taastumiseks. Jäta plaani õhku. Kuigi ahi annab külmal ajal sooja, tuleb teadagi vältida selle ülekütmist. Jaga tööpäev plokkideks ja säti tegevuste vahele pausid. Alustuseks soovitan kasutada Pomodoro tehnikat: 20–30 minutit tööd,  5 minutit pausi jne. Proovi – märkad kohe vahet enesetundes ja keskendumisvõimes.

Pole mõistlik eeldada, et oled iga tund võrdselt energiline ning efektiivne.

• Ära jäta hommikusööki vahele. Täisväärtuslik ja õigel ajal (hommikul) söödud hommikusöök on tõesti hea tervise alustala. Tervislik toitumine on äärmiselt oluline, aga vähemalt sama tähtis on sinu söömisgraafik ehk millal sa sööd.
• Ole füüsiliselt aktiivne. Leia endale sobilik liikumisviis ja hoia ennast aktiivsena. See on investeering, mille pealt lõikad magusaid vilju igapäevaelus.

• Kaardista ja koonda kõik ülesanded ühte kohta. Töö- ja eraelu on keeruline täielikult lahutada. Meil on üks elu, kus me täidame eri rolle. Pane näiteks 2–3 päeva lõikes kirja kõik ülesanded (töö, rehvivahetus, sõbra sünnipäev, lapse lasteaiapidu jne). Oluline on hallata tervikpilti ühes kohas, olgu selleks päevik, märkmik, telefon või muu sulle sobilik vahend. Nii väldid aegade kattumist ja oled teadlikum.
• Mõista oma rolli. Kas oskad paari lausega öelda, mis on sinu ametialane roll? See on üllatav, aga paljud inimesed teavad väga täpselt oma tööülesandeid, kuid ei oska nimetada eesmärki. Näiteks bussijuhi eesmärk ei ole rooli keerata ja gaasi-pidurit tallata, vaid inimesi ohutult ja mugavalt ühest punktist teise toimetada. Mõtesta oma eesmärk, vestle sel teemal oma juhi või ettevõtte omanikega ja pange koos paika selged pikaajalised ootused. Sinu igapäevane tööelu läheb siis tunduvalt lihtsamaks ning sa saad aru keerulisemategi ja vahel ka ebameeldivate ülesannete vajalikkusest.
• Suurim konn kõige enne. Enesearendusraamatute autor Brian Tracy on võrrelnud päeva kõige olulisemaid ülesandeid (soovituslikult 1–3) konna söömisega (loe lähemalt „Pistke nahka see konn“. 2006, Varrak). Ära võta enne ette ühtegi ülesannet, kui kõige olulisem on tehtud. Pärast seda võid naasta tavapäraste tööülesannete juurde. Isegi kui töönädalast saab kaos, oled kõige olulisema siiski ära teinud.
• Lisa ülesannetele tähtaeg. Mõni asi kipub nädalate või isegi kuude kaupa meie tegemist vajavate tööde nimekirjas püsima – me oleme justkui resistentsed nende suhtes juba. Ja uusi ülesandeid tuleb muudkui juurde… Tähtaja lisamine ja sellest kinni pidamine tagab, et ülesanne saab tehtud.
• Ole planeerimisel realistlik. Inimesed ütlevad tihti, et neil pole plaanide tegemiseks aega, sest tööd on liiga palju. Tegelikult kulub pidevale otsustamisele, mida järgmiseks ette võtta, tunduvalt rohkem aega kui see 10-15 minutit planeerimist. Ole plaani koostamisel realistlik optimist, mitte unistaja, ning arvesta ka ootamatustega.
• Eemalda segajad. Kui teed tööd, siis süvene sellesse. Pane telefon hääletu peale ja ära karda kolleegidele öelda, mis ajavahemikus soovid ühele või teisele asjale keskenduda.
• Loo nn tasuta parkla ehk koht, kuhu kirjutada kiired ideed või märkmed. Olulised (mitte ajakriitilised) ideed, mida peame meeles pidama, väsitavad ja võtavad peas asjatult ruumi (helista tädile tagasi, pane rehvivahetusaeg kinni jne). Pane sellised asjad näiteks pabermärkmikusse või telefoni kirja, siis sa ei pea neid terve päeva peas kaasas kandma.
• Pea meeles Zeigarniku efekti: lõpetamata ülesandeid on keerulisem peast välja saada kui neid ülesandeid, mida pole veel alustatud. Lahenda asju järjestikku, mitte kõiki korraga.
• Jaga mahukad ülesanded osadeks. Jaota pikk ja keeruline intellektuaalne töö ajaliselt juppideks. Nii on see hoomatavam ja sul on lihtsam keskenduda.