Digitaliseerimine säästab viie puu jagu paberit kuus

Kevadel alustasid 18 tööstusettevõtte esindajad esimest korda Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse (EAS) digitaliseerimise meistriklassi kolmekuulist programmi, mille jooksul koostati tippkoolitajate ja personaalse mentori abiga ettevõtte valitud protsessi digitaliseerimise plaan, valiti välja sobivaim digilahendus ja astuti esimesed sammud selle teostamiseks. Meistriklassi esimene lend lõpetas juuni keskel, edukaimaks osutunud Interconnect Product Assembly AS (IPA) pälvis 10 000 euro suuruse auhinna oma digitaliseerimisplaanidega jätkamiseks.

Meistriklassi valiti vähemalt kolm aastat tegutsenud tööstusettevõtted, kes soovisid optimeerida protsesse ja kel on selleks ambitsiooni, ideid ja ressursse. EAS viis programmi läbi koostöös koolitus- ja konsultatsiooniettevõtetega BDA Consulting, Lean Digital, Flowit Estonia ja Digiwise. Kolme kuu jooksul läbiti kuus praktilist töötuba, suheldi digitaliseerimise ja tootmisvaldkonna tippkoolitajatega ning arutati tegevusi 30 tunnise personaalse mentori toe ajal.

Kõige edukama digitaliseerimisplaani koostanud IPA on oma valdkonnas tuntud ning tunnustatud 220 töötaja ja 20 miljoni eurose käibega tellimustootmisega tegelev ettevõte, mis on spetsialiseerunud elektromehaanika lahendustele. Ettevõte kaardistas mentorite ja oma meeskonna pingutuste tulemusel tootmistellimustega seotud protsessid, leidis parima lahenduse tegevuste tõhustamiseks ja töökäskude digitaliseerimiseks ning pani paika kava.

Ajakulu vähendamine aitab muule keskenduda

Erinevalt paljudest teistest meistriklassis osalenutest oli IPA-l juba kasutusel ärijuhtimistarkvara Microsoft Dynamics NAV, kuid selle kogu võimekust ei rakendatud ja paljud funktsioonid seisid tegelikult jõude. Koosöös mentori ja meeskonnaga kaardistati vajalikud ERP-funktsioonid, mida võetakse uues protsessis kasutusele.

IPA jaoks oli peamiseks digitaliseerimisega seotud eesmärgiks ajavõit – hoida kokku umbes 550 tundi ebavajalikke tegevusi kuus. Sealjuures ei plaanitud vähendada töökohti, vaid keskenduda nende tundide arvelt teistele ülesannetele ja tõsta tootlikkust.

Lisaks ajakulu vähendamisele seadis IPA veel kolm lisaeesmärki. Esiteks, vähendada andmete dubleerimist. IPA digitaliseerimise projekti vedava kvaliteedijuhi Tanel Kivimäe ja personaliarenduse juhi Regina Ermi sõnul üllatas eelkõige see, kui palju andmeid ettevõttes dubleeritakse ja kui mitu korda peab samal paberil olev tootmistellimus ringi käima, enne kui tulemuseni jõutakse.

Teine eesmärk on paberi kasutuse vähendamine. Praegu kulub 45 000 lehte ehk viie puu jagu paberit kuus, et IPA saaks tootmist üleval hoida. Paberi asendamine elektrooniliste töökäskudega võimaldaks ettevõttel märkimisväärselt parandada ka oma ökoloogilist jalajälge. Kolmandaks loodetakse võtta kasutusele detailsem inimressursi planeerimine.

Nende kolme eesmärgi täitmiseks on planeeritud võtta kasutusele ribakoodilugejate süsteem, mille abil edastatakse tellimus otse tootmistöölistele arvutisse. Investeeringu planeeritav maht tehnoloogia ja seadmete kasutuselevõtuks on 180 000 eurot, projekti arvatav lõpp juuni 2022. Detailne ajakava ja investeeringu täpne suurus selgub kahe kuu jooksul. Esialgsete arvutuste kohasel tasuks see end ära kahe aastaga või kiireminigi.

Kaardistamine kui edukuse võti

IPA kvaliteedijuhi Tanel Kivimäe sõnul on suur abi olnud EAS-i kontaktisikust kliendihaldurist, kes tutvustas ettevõttele üldse digitaliseerimise meistriklassi võimalust, milleta oleks digitaliseerimine jäänud ilmselt tegemata. „Selle projektita ei oleks nende teadmisteni üldse jõutud, kus praegu oleme. Suure tõenäosusega oleks digilahenduste juurutamine lükkunud järjest edasi,” lisas ta.

Pärast kolme kuud edukat tööd oskab IPA jagada ka ise mõne nõuande neile, kes mõtlevad digitaliseerimise meistriklassis osalemise peale või kaaluvad omal käel digitaliseerimise teekonnale asuda. „Pildi kokkupanek tegevuste ja protsessiomanike kohta aitab mõista, millele keskenduma peaks ja tuvastada need kitsaskohad, mida lahendama hakata. IPA puhul oli see äärmiselt oluline samm, kuna meil polnud tervikpilti,“ märkis IPA personaliarenduse juht Regina Erm. „Protsesside eelnev kaardistamine aitab kohe liikuda õiges suunas ja väldib olukordi, kus peab poole digitaliseerimise pealt fookust muutma või otsast pihta hakkama.“

Kivimäe ja Erm kinnitasid, et saavad uusi teadmisi ja kogemusi kasutada järgmiste projektide edukaks elluviimiseks ja riskide maandamiseks. Nüüd osatakse teha õigeid IT-lahenduste valikuid ja juhtida edukalt digitaliseerimise protsessi.

Mentor Roman Zahharov tunnistas, et ei osanud IPA edu meistriklassis ette näha ja nii osutus see positiivseks üllatuseks. „Vaadates IPA-t, siis nende jaoks on see mõju mõistes väga ulatuslik muutus, sest nad säästavad päriselt mitmeid tonne paberit. See iseenesest ei ole ainuke eesmärk, vaid eesmärk on vabastada operaatorid, spetsialistid ja juhid nende paberitega toimetamisest.”

Eraldi tõi Zahharov välja selle, et IPA muutus oli väga hästi ette valmistatud. Ettevõtte sai aru, et tegemist ei ole ühe-kahe inimese projektiga, vaid muutusega, mis mõjutab tervet firmat sisuliselt. Mentori sõnul oli realistlikult hinnatud investeeringuid ja ressursse, mida on vaja panustada ja ajastada. See realistlik vaade aitas kindlasti võidule kaasa, nentis Zahharov.

Digitaliseerimise toel jätkatakse stabiilset kasvu

Enne digitaliseerimise meistriklassi võitu pidi IPA, nagu pea kõik tootmisettevõtted, elama üle koroonakriisist tulenenud raske aja. „Muidugi oli raske ja keeruline aeg, kus mõned kliendid vähendasid mahte, aga IPA sai hakkama ja elasime aja üle. Tehast me ei sulgenud ja kedagi koondama ka ei pidanud,” lisas kvaliteedijuht Kivimäe.

Tänaseks on olukord taastunud ja klienditellimused jälle kasvavad. Praegu ei ole kavas tehast laieneda, vaid pigem kontrollitult ja stabiilselt kasvada koos olemasolevate klientidega, leides juurde uusi. Ettevõtte eesmärk ei ole omada palju kliente, vaid olla strateegiline koostööpartner oma püsiklientidele. IPA  põhirõhk on olemasolevate protsesside järjepideval digitaliseerimisel ja optimeerimisel, et saavutada järkjärguline kasv.

Kolm tähelepanekut digitaliseerimise meistriklassi esimese lennu ettevõtetelt:

•        Vabanenud ressurss suuna ettevõtte kasvuks

Digitaliseerimisega vabanenud töötajate aeg on võimalik suunata tootmismahtude suurendamiseks ning seeläbi kiiremini kasvada.

•        Digitaliseerimine pole pelgalt optimeerimise küsimus, vaid põhimõtteline otsus

Kui digitaliseerimisega alustada, siis on vältimatu võtta ette oma protsesside tundmise protsess, et eemaldada enne digitaliseerimist kõik pudelikaelad.

•        Edulugu saab alguse mõtteviisi muutusest Tehnoloogia on vaid üks komponent ettevõtte eduvalemis, oluline on selgitada oma töötajatele ka digitaliseerimisega seonduvat ning nende rolli selles.