Hübriidkonverentsi poolt ja vastu

„Hübriidüritused on siin, et jääda!” kõlab nüüd juba täieliku klišeena. Aastajagu tagasi polnud aga paljud ühelgi sellisel veel osalenudki. Hübriidkonverentsidest kirjutavad Speaksmarti koolitajad Kristin Parts ja Marja Leisk.

Tänaseks oleme ilmselt kõik saanud e-esinemise ja digisõnavõtu kogemuse ning konverentsikorraldajad ja üritusturundusettevõtted on pidanud ennast hübriidürituste maailma võimaluste ja vajadustega kurssi viima. Eelmine aasta tõestas, et inimestele see formaat sobib. Ja vähe sellest, uuringud kinnitavad, et hoolimata esialgsest ärevusest soovib enamik ka edaspidi osaleda konverentsidel pigem virtuaalselt.

Mis see hübriidkonverents üldse on?

See on üritus, mis toimub füüsiliselt mitmes kohas korraga, aga jookseb juhtmete, interneti ja ekraanide abil kokku ühte virtuaalsesse pilti, kus kohtuvad esinejad, osalejad, eksperdid, meelelahutajad, vestlusjuhid, moderaatorid jt. Hübriidkonverentsi juhitakse üldjuhul stuudiost või mõnest muust kohast, kus on tehniline tugi ja füüsiliselt kohal korraldaja ja moderaator ning vahel ka esinejad ja vestlusjuhid. Osalejad jälgivad konverentsi e-kanali kaudu näiteks diivanil kohvitassi juures või kontorilaua taga.

Uuringud kinnitavad, et hoolimata esialgsest ärevusest soovib enamik ka edaspidi osaleda konverentsidel pigem virtuaalselt.

Selline konverents nõuab tugevat logistilist ja tehnilist planeerimist. Tihtipeale on füüsilises ruumis kohapeal mõned esinejad ning teised ühinevad virtuaalselt igaüks ise maailmajaost oma internetiühenduse (mis tihtilugu on eri kiirusega) ja tehnilise seadmega (mis sageli on eri võimekusega). Lisaks tuleb arvestada inimeste eritasemelise digioskuse ja harjumusega ekraanil esinemiseks üksi ette valmistuda. Eks me saame ju inimestena aru, et kogu see nihe digimaailma toimus üleöö, aga küllap teame ka kõik mõnda naljakat lugu, kuidas kellelgi ronis kass keset tähtsat teaduslikku ettekannet kaamera ette, või oleme näinud mõnda eksperti rääkimas nii, et on näha ainult tema otsaesine ja suur lahmakas tapeeti.

Tehniline tugi ja moderaator

Need on hübriidkonverentsi õnnestumise ja positiivse osalejakogemuse võtmesõnad. Hea tehniline partner annab soovitusi, kuidas pilti kujundada, milline lavakujundus annab parima osalejakogemuse ning mis helilisi-pildilisi lahendusi kasutada. Kui esinejad või arutelujuhid ühinevad virtuaalselt, aitab tehniline partner tagada, et konverentsil füüsiliselt viibiv moderaator või mõni arutelujuht näeks ja kuuleks omakorda neid inimesi. Nii et konverentsi tehniline osapool vastutab selle eest, et pilt ja heli jõuaks stabiilsel kujul osalejateni, mis on meie tänapäeva keskendumisvõimet arvestades võtmetähtsusega küsimus.

Moderaator on korraldaja käepikendus ja vajadusel pehme maandumine. Professionaalne moderaator oskab päeva üles ehitada nii, et kõigil (esinejatel, tehnikutel, arutelujuhtidel, stand-up-koomikul või inspiratsioonikõnelejal) on olemas vajalik info, korraldaja poolt seatud eesmärgid konverentsile saaksid täidetud ning võimalikud tehnilised viperused oleks varjatud. Hübriidkonverentsi puhul võiksid moderaatoril olla ka head tehnilised teadmised, et otseülekande ajal vajadusel esinejaid toetada või tutvustada publikule nende kaasamiseks ja küsimuste küsimiseks väljavalitud rakenduste kasutamist. Aga nendest allpool…

Hübriidkonverentsi suureks plussiks on see, et väiksema kuluga saab kokku tuua suurema hulga eri tausta ja geograafilise asukohaga inimesi.

Üritusekorraldajad soovitavad koostada hübriidkonverentsi ettekannetest endale online-raamatukogu, et selle sõnumit ja sisu veel laiemalt levitada ning teha see kättesaadavamaks ka neile, kes live’is ei osalenud. Tehniline pool on siis juba kvaliteetselt ette valmistatud, on vaja ainult ettekanded ja arutelud salvestada ning mõnele platvormile üles laadida. 

Hübriid- vs tavakonverents

Kas hübriidkonverents suudab asendada klassikalist tavakonverentsi? Suudab küll. Ütleme seda muidugi reservatsioonidega, sest mõlemal on omad tugevused ja nõrkused. Eelkõige tuleb küsida, mis on konverentsi eesmärk. Kellele ma seda teen? Kuidas ma saan öelda, et konverents oli edukas ehk mis on minu mõõdikud? Kui endal tekib vastamisel raskusi, võib kaasata professionaalse üritusekorraldaja või moderaatori, kes aitab oma kogemuse põhjal vastused leida ja konkreetse eesmärgi sõnastada.

Hübriidkonverentsi suureks plussiks on see, et väiksema kuluga saab kokku tuua suurema hulga eri tausta ja geograafilise asukohaga inimesi. See kehtib nii esinejate, arutelujuhtide kui ka osalejate kohta, avardades konverentsi piire ning võimaldades kõrgtasemelist üritust teha palju lihtsamalt. Nii on ka väiksema eelarvega konverents hea turunduse korral suur ja mõjus. Selleks et publik ei jääks sõna otseses mõttes liialt kauaks kööki võileibu tegema, on olemas kõiksugused äpid-rakendused, mis haaravad inimesed kaasa ning pakuvad täiesti uue osalemiskogemuse. Mentimeter, Slido ja Google Jamboard on mõned levinud näited, millega oleme ise kokku puutunud. Pooleldi on need mõeldud küll publiku meelt lahutama ja pakkuma sisukale kuulamisele vahepause, aga samas annavad need võimaluse korjata väga lihtsalt kokku sisendit järgmise konverentsi jaoks või näiteks ideid uute põhimõtete või strateegiate väljatöötamiseks. Osalejad saavad võimaluse oma värskelt tekkinud mõtteid kiirelt ja lihtsalt edasi anda ning kuulata vahetult teiste omi.  

Hübriidkonverentsil jääb kindlasti puudu kohvipausivestlustest, uute kontaktide loomisest ja vanade tuttavatega kohtumisest. Samas pakub see huvilistele uusi põnevaid suhtlusviise. Inimeste digipädevus on tunduvalt paranenud, nii et neile saab pakkuda ühe või teise lahenduse kaudu mõningast sotsialiseerumist. Kui ei ole soovi katsetada väliseid konverentsiplatvorme, mis loovad otsese suhtluse võimaluse, saab näiteks Facebookis konverentsi jaoks loodud ürituse all või otseülekande juures kommentaariumis suhtlust soodustada. On olemas ka platvormid, mis lasevad filtrite abil sarnaste huvidega vestluskaaslasi otsida ja nendega üks-ühele videokõnesid teha.

Kuna igasugu sotsiaalse suhtluse saab hübriidkonverentsil osaledes tunduvalt lihtsamini vahele jätta kui füüsiliselt kuskil saali eesruumis järgmist ettekannete plokki oodates, usuvad ürituskorraldajad, et võimalus ekraanide abil osaleda tõstab ka üldist osalemise arvu. Professionaalid, keda varem igasugune chit-chat ja pikk suhtluspäev pigem peletas, saavad nüüd osaleda nii, et keskenduvad vaid sisule ning pauside ajal sisustavad oma aja ise.
Suure tõenäosusega võib siiski veel kord öelda, et hübriidkonverents on siin, et jääda! Nautigem siis võimalust jagada live’is erialaseid ideid mõne Siberi taigas, Botswanas või Peruus elava kolleegiga.