Kolm põhilist pilvetehnoloogiate ülekulu tekitajat ja lahendused

Kolm põhilist probleemi, mis tekitavad ülekulu

• Nähtavuse puudumine organisatsiooniüleselt

Paljud organisatsioonid näevad vaeva, et jälgida oma pilvekulusid erinevate äriüksuste, projektide ja teenuste vahel. See võib põhjustada ülekulu ja ebaefektiivsust. Efektiivne pilvekulude haldamine eeldab tsentraalset juhtimist ja koostööd erinevate üksuste vahel, näiteks IT-, finants- ja ärimeeskonnad. Ülevaate puudumine võib tihti viia ka ülekulutamiseni – hangitud litsentside või ressursside pakutud võimalusi ei kasutata ära.

• Puuduvad ühtsed kokkulepped ja protsessid

Tihtipeale on eelnev seotud sellega, et organisatsioonis ei ole rakendatud piisavalt ühtseid kokkulepped ja protsesse pilvehangete ning -kasutuse jaoks. Selle tulemuseks võivad olla IT poolt lubamatu tarkvara kasutamine, vastavusnõuete eiramine ja turvariskid. Ei saa unustada ka valesti litsentseeritud või alalitsentseerimisest tulenevaid riske. Ühtsete kokkulepete ja reeglite loomine ja nende rakendamine erinevates äriüksustes aitab parandada efektiivsust ning vähendada riske.

• Pilvekasutuse optimeerimisega ei tegeleta

Pilveteenused, nende tingimused ja hinnastamine arenevad ja muutuvad pidevalt. See tähendab, et organisatsioonid peavad järjepidevalt jälgima ja kohandama oma pilveressursse, et tagada optimaalne jõudlus ja kuluefektiivsus. See nõuab parimate praktikate järgimist, oskusi ja tööriistu, mida paljudel organisatsioonidel ei ole. Pilveteenuste optimeerimiseks vaatavad eksperdid põhjalikult üle kõik teenuse aspektid, alatest litsentseerimisest kuni ressursside kasutamiseni.

Strateegiline lähenemine kui võimalus vähendada ülekulu

Pilvetehnoloogiate kasutamisele tuleb läheneda proaktiivselt ja strateegiliselt. Pilvetehnoloogiate eksperdid teevad esmalt selgeks, milline on kliendi tänane seis: milliseid teenuseid ja funktsionaalsust ettevõttes kasutatakse ja millised on vajadused edaspidiseks. Selle põhjal pannakse kliendi jaoks kokku optimaalne teenuste komplekt, litsentseerimismudel, lepingu periood jm detailid. Eksperdid teavad selliseidki nippe, et tootjast tulenevalt võib olla võimalik tellida litsentse eri valuutadel põhinevatest hinnakirjadest, mis eurodesse konverteeritult võib tulla soodsam.

Järgnevalt peamised sammud, millest pilvetehnoloogiate strateegiliseks planeerimiseks ja kasutamiseks alustada:

• Loo ülevaade ja informeeri

Pilveteenuste kasutusest ja kuludest on vaja saada täpne ülevaade nii kogu organisatsioonis tervikuna kui ka allüksuste kaupa. Selleks saab kasutada erinevaid tööriistu, mis võimaldavad näha pilveteenuste kasutust ja kulusid reaalajas, teha auditeid ja aruandeid, seadistada märguandeid kulude järskude muutuste kohta, saada soovitusi kulude kokkuhoiuks, teha prognoose järgnevate perioodide kuludest jm. Paremad tööriistad kasutavad tehisintellekti abi, et teavitada klienti parimatest praktikatest ja kulude kokkuhoiu võimalustest.

• Optimeeri ressursside kasutus

Optimeerimine aitab saavutada sama tulemuse väiksemate kuludega. Kokkuhoidu saab omakorda rakendada innovatsiooniks ja uute lahenduste loomiseks. Pilveteenuste pakkujad tarnivad oma teenust pakettidena, kus palju erinevat funktsionaalsust on kokku seotud soodsama hinnaga. See annab kliendile olulise hinnavõidu, aga ainult juhul, kui enamikku selliselt kokku pandud funktsionaalsusest ka tegelikult kasutatakse.

Seega on siin kliendile kaks olulist soovitust. Hinda olukorda, kas näiteks ikka kõigile ettevõtte töötajatele on vaja ühesugust laia funktsionaalsusega pilveteenust või saavad osad töötajad oma töö väga hästi tehtud ka lihtsama ja odavama teenuse abil. Teiseks, pane alati paika plaan, kuidas ostetud teenused ettevõttes tööle panna.

Optimeerimise käigus tuvastatakse ka kasutus- ja kuluanomaaliad, analüüsitakse ressursside kasutust ja rakendatud hinnaplaane ning leitakse kulude kokkuhoiu võimalused. Optimeerimiseks ei saa piirduda ainult mineviku kasutusvajaduse analüüsiga, vaid arvestama peab ka tulevikuplaanide ja vajadustega.

• Loo vajalikud protsessid pidevaks arenguks

Efektiivseks pilvetehnoloogiate kasutamiseks on vajalik luua ja rakendada tsentraalseid protsesse, et jälgida ja juhtida pilvekasutust ning kulusid teatud ajaperioodis. See hõlmab endas muu hulgas ressursivajaduse prognoosimist, kategoriseerimist, eelarvestamist ja automatiseerimist. Samuti tuleb kokku leppida protsessides osalejad, nende rollid, õigused otsuseid vastu võtta ja kohustused. Optimeerimine ei ole ühekordne ettevõtmine, vaid pidev ning jätkuv tegevus. Seega tuleb tagada regulaarne ülevaade tulemustest ning panustamine protsesside parendusse ja automatiseerimisse.

Lõppsõna

Need olid mõned mõtted selle kohta, kuidas pilvetehnoloogiatega IT-kulusid kokku hoida. Oma klientide põhjal saame öelda, et niimoodi targalt tegutsedes on kokkuhoid tõepoolest keskmiselt 30% aastas. Pilvetehnoloogiate ekspertide kaasamise eelis on seegi, et kui puudub ülekulu ja kokkuhoid, siis me arvet kliendile samuti ei esita, seega tasub kindlasti üle vaadata, kuidas teie ettevõttes pilvetehnoloogiaid kasutatakse.