Kui appi tõttab külalisjuht

Mobiilne või interim– või külalisjuhtimine tähendab seda, et vajalike oskuste-kogemustega kõrgelt kvalifitseeritud juht tuleb väljastpoolt organisatsiooni ning saavutab seal kindla aja jooksul seatud eesmärgid. Külalisjuhi ülesandeks on enamasti ülemineku ja muudatuste juhtimine. Borealis Eesti OÜ juht Timo Simonlatser räägib oma ettevõtte kogemusest külalisjuhiga. Temaga käis rääkimas Kadri Kütt.

Borealis on tegutsenud juba ligi 15 aastat. Ettevõte pakub massaažitoolide müüki ja renti. Idee tekkis kolmel sõbral – füsioterapeut Lauri Rannamal ning endistel suusasportlastel Timo Simonlatseril ja Peeter Kümmelil – 2007. aastal spordilaagris. „Pikale perspektiivile me siis ei mõelnud ja olime päris kaua ühe-kahe töötaja ettevõte. Nüüd aga moodustub meil grupi struktuur, kuna 2020. aastal asutasime tütarettevõtte Lätti ja selle aasta oktoobris ka Leetu. Eestis on meil 13 töötajat, Lätis kolm ja Leedus praegu ainult sealse ettevõtte juht,” ütleb Timo.

Ettevõtte IT, SEO, disaini ja e-kaubanduse poolele on ta kaasanud ka vabakutselisi portaali upwork.com kaudu. „Ega see lihtne ei ole, eriti kuna oleme eestikeelne ettevõte, vabakutselisi on aga üle maailma ja töökeeleks on nendega inglise keel. Lisaks ettevõtte olemuse ja oma soovide selgitamisele mängib rolli ka erinev kultuuriruum ning ajavöönd. Oleme seetõttu püüdnud rohkem Euroopa piirkonna tegijaid leida, et vähemalt kultuuriline taust oleks enam-vähem sama.”

Külalisjuhi mõtteni jõuti Borealises siis, kui tunti, et turundusse oleks vaja kogenud juhti ning uut hingamist. Turundusinimene lahkus samal ajal ettevõttest ja nii tekkis valiku koht, kas värvata uus kolleeg või osta see valdkond teenusena sisse. „Külalisjuht tuleb ettevõttesse ja sukeldub kohe esimesest päevast reaalselt töösse. Traditsioonilise töölepingu asemel on koostööd reguleeriv dokument. Külalisjuhi puhul ei ole vaja sisseelamisaega, sest ta teab, mida tuleb tegema, ja tal on korralik koostöökogemus eri ettevõtetega. Eks külalisjuhid oskavad end turundada ka ja nii leidsingi meile sobiva inimese lihtsalt selle põhjal, mida tema LinkedInis ning blogipostitustes nägin.”

Külalisjuht tuleb ettevõttesse ja sukeldub kohe esimesest päevast reaalselt töösse.

Usaldus viib eesmärgini

Pika värbamisprotsessi asemel kohtuti külalisjuhi kandidaadiga ja arutelu tulemusena saadi koostöös kokkuleppele. Kõigepealt võttis külalisjuht ette Borealise turunduse auditeerimise ja pakkus välja ideid, kuidas edasi minna. „Koostöö turunduse külalisjuhiga kestab meil pool aastat. Lisaks värbasime siiski veel uue turundusinimese, kes saab koos külalisjuhiga sisse elada ja hiljem kõik üle võtta.”

Külalisjuhile anti vabad käed ja ta andis tagasisidet ka kitsaskohtadele, millest ehk teati, aga millega veel ei tegeletud. Külalisjuhil oli tugev arusaam brändist ja tuntuse loomisest. „Varasemalt oli meil turundus online-kanalite põhine, külalisjuht aga alustas just sellest, kuidas Borealise brändi tuntust kasvatada. Ta tõi laiema turunduse vaate ja aitas meil plaani paremini paika saada, ka järgmiseks aastaks. Samuti sai kokku lepitud tiim, kes aitab eri kanalites turunduse lõppkliendini viia. Täpselt seda me vajasimegi,” selgitab Timo.

Külalisjuhi kutsumisel näeb Timo mõtet eelkõige siis, kui on probleem, mis on vaja kiiresti lahendada. Koosseisulise uue inimese otsimisel kuluks aega nii värbamisele kui ka sisseelamisele, samas kui külalisjuht saab kohe tegutsema asuda. „Külalisjuhile tulebki anda vabad käed, kuigi eks tema tulek tekitab paratamatult veidi vastuseisu. Taolise koostöö juures ongi aga oluline just see, et teda tuleks usaldada, mitte igal momendil sekkuda.“

Külalisjuhi kutsumisel näeb Timo Simonlatser mõtet eelkõige siis, kui on probleem, mis on vaja kiiresti lahendada.

Objektiivne vaatenurk ja uued ideed

Hea koostöö saavutamiseks külalisjuhiga tuleb ettevõtte sees sildu luua. Uus inimene võib küllaltki lühikese ajaperioodi jooksul päris palju muuta ja see tekitab teistes töötajates ikka küsimusi. „Kommunikatsioon on kõige alus. On vaja selgitada, miks külalisjuht kaasati ja mis tema tulekuga seoses toimub ning muutub. Tuleb olla aus ja avameelne ning peegeldada emotsioone, mis taoliste muudatustega tekivad. Olulised teemad tuleks läbi rääkida, et mitte tiimi senist head toimimist lõhkuda,” annab Timo nõu.

Külalisjuht sobib nii väiksemasse kui ka suuremasse ettevõttesse, kõik sõltub konkreetse inimese kogemustest ja pädevusest. Timo sõnutsi soovivad juhid ikka sõltumatut vaadet, et mitte liiga omas mullis olla. Kõrvaltvaataja oskab näha ja välja tuua kohti, mida paremaks muuta. Nemad said näiteks teadlikuks oma turunduse tugevatest ja ka nõrkadest külgedest.

Külalisjuhi tulek ei mõjutanud ainult kitsalt Borealise turundust, vaid ka kliendikogemust. Ettevõte müüb tooteid, mis peaksid pakkuma klientidele heaolulu ja looma head emotsiooni, aga kogu tegevusaja jooksul polnud nad veel näiteks kliendiintervjuudeni jõudnud. „Selleks et oma toote või teenuse kohta tagasisidet saada, tuleks klientidega suhelda. Külalisjuht võttis meil ka selle fookusesse ja lubas veel enne meie koostöö lõppu ära teha,” lisab Timo.

Otsuse juures, kas kutsuda külalisjuht või värvata uus töötaja, aitab kõigepealt lihtne rahaline kalkulatsioon: kui teenuse kasutamine on täiskoha mahu ja palga ulatuses, on ilmselt mõistlik leida sellesse rolli püsivalt kolleeg. „Külalisjuhi puhul tuleb väga täpselt läbi mõelda, millist tulemust sa ootad. Näiteks turunduses peaksid mõõdikud selgelt paigas olema, sest kõhutunde pealt tehtud tegevused ei pruugi viia soovitud eesmärgini.”

Otsuse juures, kas kutsuda külalisjuht või värvata uus töötaja, aitab kõigepealt lihtne rahaline kalkulatsioon: kui teenuse kasutamine on täiskoha mahu ja palga ulatuses, on ilmselt mõistlik leida sellesse rolli püsivalt kolleeg.

Arendav kogemus

Leetu laienemisel otsustas Borealis teha koostööd ka külalispersonalijuhiga. Esmalt kaasati spetsialist, kes aitas kaardistada ülesanded, tegeles kandidaatide CV-dega, esmase valikuga ja viis läbi intervjuud. Värbamisprotsessi järel otsustati koos edasi liikuda ka sisseelamisprogrammiga, mis ettevõttes seni puudus. „Meie 13-liikmeline tiim on liiga väike, nii et eraldi personalijuhti me veel ei vaja. Samas peab keegi personaliga seotud ülesandeid täitma alates dokumentatsiooni vormistamisest kuni sisseelamise korraldamiseni. Ma näen nii külalisturundusjuhi kui ka -personalijuhi rolli ka selles, et nad aitavad juhil aega vabastada ja ettevõttes ära korraldada funktsioonid, mida on väikese tiimi puhul keeruline laiali jagada. Mind on külalispersonalijuhi koostöös kõige enam arendanud just see, et näen personaliga seotud lahendusi spetsialisti vaatenurgast.”

Timo leiab oma kogemusele tuginedes, et ilmselt on võimalik just väikeses ettevõttes enamik rolle külalisjuhtide teenusena sisse osta, erandiks on ehk müük, kus kogu protsess on algusest lõpuni ühe klientidega tegeleva inimese peal. „Rollid on kõik nii erinevad, aga me tahame, et lahendused oleksid püsivad, selle asemel et kustutada tulekahjusid. Olen öelnud, et turundus vastutab meil nõudluse tekitamise eest. Külalisturundusjuhil on seega tegemist nii protsesside kui ka inimestega. Külalispersonalijuhi töö on jälle suures osas seotud just inimestega – väga huvitav on kõrvalt näha hoopis teistsugust, nõustavat suhtlusstiili. Näen siin ka edasist koostööd ühes või teises personalitöö aspektis. Külalisjuht hoiab taustal meie ettevõttel silma peal, et siis vajadusel taas appi tulla.”