Avalik kõnelemine on info oskuslik juhtimine

Mis info tegelikult esinemist saadab? Nagu selgub, ei seisne see ainuüksi näiteks slaidiprogrammis ega ka esineja sõnavõtus. Kirjutab SpeakSmarti koolitaja Margo Loor.

Istusin kord Telliskivi Revali kohvikus ja sõin hommikusööki. Kõrvallauas vestles keegi meesterahvas arvuti kaudu oma kolleegiga. Sageli juhtub, et teeme sidevahendeid kasutades kõvemat häält kui inimesega vahetult suheldes, seetõttu sain ma nende kõnest tahtmatult osa. Tegemist oli avaliku sõnavõtu ettevalmistusega. Kõne kestis umbes 20 minutit ja selle aja jooksul arutasid nad, millest esinemisel rääkida ja milliste slaididega seda toetada. Valmistuti info edastamiseks kahel moel: verbaalselt ja visuaalselt esinejalt publikule.

Lugu ei ole mõeldud kriitikana, vaid avalikult kõnelemiseks valmistumise protsessi tüüpilise näitena. Enamik inimesi, keda olen nõustamisel või koolituste käigus kohanud ja kellel on vaja midagi mõjusalt esitleda koosolekutel, konverentsidel või mujal, mõtlevadki avalikult kõnelemisest kui kahe infokanali kasutamisest.

Kujutame ette, et oleme tavapärases koosolekuruumis. Keskel on laud, mille ümber istub kümmekond inimest. Laua üks ots on toolidest vaba ja seal on seinal projektoriekraan, mille ees seisab inimene, kes teeb parasjagu ettekannet. Taustaks näitab ta slaide. Peatume korraks ja vajutame selle video justkui pausile ning joonistame sellele pildile nooled, mis kujutavad info liikumist ruumis. Esimesest kahest noolest me juba rääkisime: üks osutab kõneleja suu juurest teiste osalejate kõrvadesse ja teine projektoriekraanilt nende silmadesse. Kuid kas need on ainsad nooled?

Kuna meie tähelepanu on väga piiratud, siis me ei märka suurt osa esinemisega kaasnevast infost ja see mõjutab meid ainult alateadvuse kaudu.

Kui võtsite hetke, et sellele küsimusele mõelda, siis ilmselt leidsite, et ruumis liigub rohkem infot. Inimesed näevad esineja keha liikumist (ning nägu, silmi, käsi) ja riietust. Mõni tõenäoliselt pöördub kolleegi poole ja sosistab talle midagi, mõni saadab infot välja või võtab seda vastu nutiseadmest. Kõneleja ise näeb oma publikut ja ruumis toimuvat, samuti kuuleb reaktsioone. Neid kanaleid, kus info liigub, on veel terve hulk, nii et meie kujuteldav pausi pilt koosoleku stseenist saaks nooltest üsna kirju.

Kui kõneleja on ärevuses, siis evolutsioonilistel põhjustel tema kognitiivne võimekus küll kasvab, aga samal ajal mõtlemise väli aheneb. Teiste sõnadega, kui peaksite publiku ees lahendama matemaatika ülesandeid, siis teeksite seda kiiremini ja paremini kui rahulikult kodus diivanil istudes. Kognitiivne võimekus on kasvanud. Kui teie käest aga küsitakse publiku ees küsimus, siis oskate küll anda ühe vastuse, ent teine, kolmas ja neljas võimalik aspekt vastusest tuleb pähe alles siis, kui olete lavalt maha saanud. Mõtlemise väli on ahenenud. 

Niisiis, igal koosolekul ja iga ettekande ajal on meil potentsiaalselt kasutada väga palju infot paljudest kanalitest. Meie meeled on suutelised suurt osa sellest vastu võtma ja seda nad teevadki. Närvid saadavad esineja ajule infot näiteks selle kohta, et tema riided puudutavad tema nahka. Kuna meie tähelepanu on väga piiratud, siis enamikku sellest infost me teadlikult ei märka ja see mõjutab meid ainult alateadvuse kaudu. Eriti esinemisärevuse olukorras, kus lisaks on ahenenud esineja mõtlemise väli ning ta keskendub sageli ainult sellele, millele too meesterahvas kohvikuski: mida ma ütlen, mida ma näitan.

Ainult 120 kbit/s!

Inimorganism ja närvisüsteem ei ole binaarsete operatsioonidega töötavad silikoonprotsessorid, meie katsed info liikumist inimese närvisüsteemis ja aju protsessides mõõta on parimal juhul algelised. Siiski on viimase kümnendi jooksul näiteks Massachusettsi tehnikaülikooli (MIT) juures ja mujal tehtud edusamme, et määratleda, kui palju infot meie meeled ajule saadavad ja kui palju me sellest infost teadlikult tähele paneme. MITi mõõtmised ütlevad näiteks, et meeltest (nägemine, kuulmine, haistmine, maitsmine, kompimine) jõuab ajusse infot 21 Mbit/s, sellest teadlikult tähele suudame panna 120 kbit/s.

Teistes teadusasutustes on jõutud muude numbriteni, aga vahe vastuvõetud ja tähelepandud info vahel on kõikidel juhtudel väga suur. Meie tähelepanu on ülimalt piiratud.

Mida oskuslikum ja treenitum on esineja, seda rohkem suudab ta ruumis olevaid infokanaleid jälgida ja info liikumist juhtida.

Tuleme tagasi koosolekuruumi. Kui esineja ei ole teadlik muu info liikumisest ruumis ning ei suuda seda tähele panna, siis loomulikult ei saa ta seda juhtida ja enda huvides ära kasutada. Oskuslikum esineja märkaks näiteks, et inimesed hakkavad keskendumisest väsima, ja suunaks nad mõneks minutiks midagi omavahel arutama või suhtleks veidi aega publikuga. Loomulikult õnnestub see paremini, kui enne on välja mõeldud teema või küsimus, mille pinnalt seda käivitada. Oskuslik esineja kuuleb küsimust või kahtlust, mille üks osaleja sõnastab tasakesi teisele. Teades, et mõlemal on nüüd info vastuvõtmine häiritud, on tal võimalik teha paus ja selle küsimuse või kahtlusega tegeleda. Muul juhul rühib ta ainult kahele infokanalile keskendudes esitluse lõpuni, mäletamata teinekord poole tunni pärast, millest ta täpselt rääkis.

Oskuslik info juhtimine eeldab seda, et sa oskad infokanaleid ruumis märgata ja jälgida. See omakorda eeldab, et oled nende kanalite olemasolust teadlik, aga veelgi enam eeldab see vaba tähelepanu esinemise ajal, mis on õnneks treenitav.

Me ei ole veel avastanud, kuidas suurendada seda info hulka, mida me tähele panna suudame, kui see üleüldse võimalik on. Me teame aga üsna hästi meetodeid, mille abil saame seda kitsukest tähelepanukiirt optimaalsemalt kasutada info juhtimiseks. Esimest korda liikluses autorooli hoidev juht on kümne küünega klammerdunud rooliratta külge ja puurib pilguga esiklaasi. Kogenud juhil on ees terviklik pilt liiklusolukorrast, ta suudab asjade kulgu mõnel määral ette ennustada ja tal on veel ka vaba tähelepanu, et kõrvalistujaga vestelda.

Üks mu õpilane sõnastas kunagi selle kogemuse väga hästi. Ta ütles, et esinemise ajal kogeb ta ennast mitmest perspektiivist, justkui teda oleks kaks. Üks „tema” seisab publiku ees ja räägib, suhtleb publikuga. Teine „tema” on samal ajal veidi tagapool ja jälgib esimest „teda”, ruumi, publikut jm ning vajadusel teeb korrektuure. Näiteks tõmbab esimese „tema” kehakeelt rahulikumaks.

Kõike ei õnnestu ette valmistada, osa juhitavat infot tekib alles kõnelemise ajal koha peal. Kuid lisaks sellele, mida me ütleme ja millist slaidi näitame, saame kindlasti mõelda ennetavalt sellele, mil moel me publikuga suhtleme või publikut kaasame, kas ja kuidas kasutame ära publiku omavahelise suhtlemise võimalust ja millist muljet või tunnet tahame publikus endast kui esinejast tekitada, ning milliste vahenditega seda saavutame. Mida rohkematest infokanalitest me esinemise ajal teadlikud oleme ja mida oskuslikumalt me ruumis liikuvat infot juhime, seda tulemuslikumad meie avalikud sõnavõtud on.