Millal kallistada, millal viia lilled, millal helistada advokaadile

Sul on hullult palju tööd. Aga arvad, et see läheb kellelegi korda? Su inimesed tahavad sulle küsimusi esitada, vastukaja saada, ettepanekuid teha. Siin on väike kiire spikker, kuidas enda ja teiste aega kokku hoida. Kirjutab Sirje Tammiste.

Kiri. Kui sa pead faktid esitama, kohtumise aja paika panema või tellimuse tähtaja kokku leppima, siis on kahtlemata kõige parem saata kiri. Siis ei teki segadust ja ohtu teineteisest mööda rääkida. Siiski on hea pärast kirja saatmist korra ka üle helistada – selle käigus tekib kohtumiseks positiive eelhäälestus, samuti saab kirjas kokkulepitud asja kiirelt üle rääkida. Ja loomulikult tuleb helistada, kui jääd liiklusummikusse või läheb parkimisega kauem aega.

Silmast silma. Tähtpäeva puhul on e-kaart kahtlemata mugav ja kiire viis teada anda: sa oled mul meeles ja sa oled mulle oluline. Kuid õnnitluste puhul on tähtis emotsionaalne külg, tehnika ei asenda hääletooni. Nii et mida isiklikumalt soovid mõjuda, seda enam pead selleks aega pühendama. Võta telefonikõne või veel parem – mine isiklikult inimese juurde, lilled näpus.

Õnnitle oma alluvaid alati isiklikult! Kindlasti saad selle viis minutit kuskilt näpata. See on emotsionaalne hetk, kus polegi nii tähtis, mida öeldakse, vaid kuidas öeldakse. Ja seda saab teha vaid silmast silma vaadates.

Vaadake üle klientide ja äripartnerite nimekiri ja tehke süsteem: kuhu lähevad müügimehed isiklikult, kuhu helistavad, kuhu kirjutavad ja kuhu juht isiklikult kohale läheb.

Kutse. Koostööpartneri kutsele mittevastamine on ebaviisakuse tipp! Kas osaled või mitte, teavitada tuleb mõlemal juhul. Kutse eest tänamine on ärikultuuri loomulik osa. Pärast vastuvõttu tuleb tänusõnad kirja teel edastada. Ärisuhtlus on mitmetasandiline suhete mäng, kus emotsionaalsel küljel on tähtis roll mängida. Äri teevad inimesed, kel omavahel hea läbisaamine, ja seda kirjavahetuse ja masspostitusega ei saavuta. Inimesed peavad kokku saama.

Pingelised olukorrad. Kui on vaja lahendada mõni arusaamatus, koostöös selgus saada või läbirääkimistel kompromiss leida, siis on kõige parem ikkagi kokku saada. Kui suhteid juhivad tugevad emotsioonid, peame looma olukorra, kus saame teise emotsioone jälgida ja oma väljaütlemisi vastavalt sellele valida. Me usume enam kehakeelt kui sõnu. Kui usaldus on kõikuma löönud, tuleb teineteist kuulata ja leida taas ühisosa. Kui suhetes on juba pinget, siis me paneme selle kirjalikku teksti alateadlikult sisse. Nii liiguvad edasi-tagasi kirjad, mis vaid õli tulle valavad.

Vahendaja-lepitaja. Kui emotsioonid on kohtumiseks liiga tugevad, vajad kas vahendajat või lepitajat. Tegelikult ongi juhid sageli vahendajad alluvatevahelistes lahkhelides. Vahendaja on abiks vaid siis, kui ta on erapooletu või vähemalt suudab nii käituda. Olen olnud vahendaja rollis. Juht oli teatanud alluvale tema vallandamisest ja juba ka advokaatidega kohtumise kokku leppinud. Alluv tegi omalt poolt ettevalmistusi, et vastukäik teha. Suutsin sel korral osapooled ühe laua taha saada ja mäletan, kui keeruline oli ise rahulikuks jääda – negatiivsed emotsioonid ju nakkavad! Nii et võtmeoskused on siin erapooletus ja heatahtlikkus.

Ühistegevus. Kui soovid inimestes meeskonnatunnet tekitada, siis tehke midagi koos. Olgu see heategevus, metsa istutamine, sportimine, koolitus – kõik on asjakohased, et luua ühist emotsiooni. Vahel, eriti meeskonnakoolitusel, löövad ka varjatud konfliktid lõkkele, kuid õhk saab puhtam nagu ikka pärast äikest.

Koosolek. Kutsu sinna vaid need inimesed, kes arutatava teemaga seotud on. Kui märkad, et koosoleku ajal tehakse arvuti taga muid asju, siis suure tõenäosusega ei pea kõik need inimesed terve aja seal olema. Üldist informatsiooni jagavad koosolekud olgu hästi ette valmistatud, konstruktiivsed ja võimalikud lühikesed. Vahel võid selle info hoopis kirjana laiali saata. Palu kindlaks tähtajaks vastuseid sellele ja teisele küsimusele. Nii väärtustad oma inimeste aega.

***

• Kui soovid jagada infot, mille saavad edasi anda sõnad, siis saada kiri.
• Kui oluline on infoga kaasnev emotsioon, siis helista või saa kokku.
• Kui emotsioon võib kaine mõistuse üle võidu saada, kutsu kaasa inimene, kes pole teemaga isiklikult seotud ja suudab erapooletuks jääda.
• Kui tahad tugevdada meeskonnas inimlikke suhteid, leia hea idee ühiseks ettevõtmiseks.