Kas järjekordne koosolek, mis oleks võinud olla e-kiri?

Sõnal koosolek on imetabane võime kutsuda inimestes esile reaktsioone, millest enamik ei hiilga just ülemäärase positiivsusega. Paradoksaalne: kuigi me peame neid äriliselt vajalikuks, tunneme samas, et need takistavad meil n-ö päris tööd tegemast. Kuidas koosolekuid tulemuslikumaks muuta, kirjutab MySpotit asutaja Hardi Kinnas.

Enam kui 20 aastat üritusturunduses on mulle tähendanud tuhandeid koosolekuid ja ajurünnakuid, mille lähteülesanne on tihtipeale olnud leida korduvatele probleemidele uudsed lahendused. Olen kogenud, kuidas paljude koosolekutel viibivate inimeste aega kirka leegiga põletatakse – tunniajane eesmärgipäratu kuue inimesega koosolek ei tähenda üldsegi lühikest broneeringut su päevaplaanis, vaid kuut tundi kaotatud tööaega ettevõttele. Kõik see on mulle ühtlasi õpetanud, mis on tulemusliku kohtumise saavutamiseks tähtis.

Oluline on mõista, et koosolekud ei kao, sest ühe koostöövormina on need asendamatud. Me peaksime keskenduma hoopis praktilistele meetoditele ning käepärastele viisidele, kuidas neid senisest tõhusamalt pidada. Olen koos meeskonnaga koosolekudisani eestvedajate tähelepanekutest kokku pannud mõned kasulikud soovitused, kuidas tiimijuht saaks koosoleku enda kasuks tööle panna.

Otsused eeldavad ettevalmistust

Ükski koosolek ei tule hinnasildita ja numbrid on seejuures halastamatud. Koosoleku planeerimise rakendus Doodle avaldas eelmisel aastal oma raporti „State of Meetings“, mille kohaselt tähendavad halvasti organiseeritud koosolekud USA ettevõtetele ligikaudu 399 miljardi dollari suurust kulu. Ühendkuningriigis jääb sama näitaja 58 miljardi dollari juurde. Eestis ei ole vastavat statistikat välja toodud, nii et võib vaid prognoosida, millises mahus on tulemusteta koosolekutest tulenev kulunumber siinsetel organisatsioonidel ja ettevõtetel.

Esimese sammuna tuleb defineerida koosoleku vajalikkus. Oled sa kindel, et kõike seda ei saa edasi anda e-kirja või telefonikõnedega? Kui oled veendunud, et ei saa, siis on järgmiseks eesmärgiks jõuda koosoleku abil konkreetsete otsusteni. Kuigi iga koosolek on sõltuvalt osalejatest ja eesmärkidest erinev, peaks sinu kui kokkukutsuja lähteülesanne olema eelkõige olemasolevate või potentsiaalsete probleemide lahendamine ning neist tulenevate otsuste tegemine. Kuidas selleni aga jõuda?

Selge kirjutamine tähendab selget mõtlemist

Me oleme kõik tehnoloogia kaudu ühendatud ja info liigub silmapilkselt. Just sel põhjusel peaksime vältima kollektiivset ajaraiskamist, kutsudes inimesed kokku selleks, et tutvuda üheskoos numbrite ja märksõnadest üleküllastatud presentatsioonidega (välja arvatud juhul, kui tegemist on uue idee esitlemisega) või lugeda dokumentides tehtud uuendusi. Kõik see kuulub pigem algkooliklassi funktsionaalse lugemise tundi kui professionaalse ettevõtte meeskonnatöö juurde. Presentatsioonide läbitöötamine võib küll eelneda kodutööna koosolekule – see aitab kasutada aega efektiivsemalt diskussiooniks-ajurünnakuks ning seeläbi meeskonnaga paremate tulemusteni jõuda.

Küll on siin aga üks oht: klassikalised presentatsioonid annavad märksõnu kasutades võimaluse jääda pealiskaudseks, luues olukorra, kus igaüks mõistab sisu erinevalt. Seepärast võiksid harjutada oma inimesi memodega, kus on terviklikke mõtteid edasi andvate täislausetena kirja pandud peamised probleemid, võimalikud lahendused ning teemaarendused, mida koosolekul käsitlema hakatakse. Selgelt kirjutamine tähendab antud kontekstis ka selgelt mõtlemist – taoliste memode koostamine nõuab probleemi või valdkonda süvitsi minekut ning kõrget detailsuse astet oma ideede läbimõtlemisel. See omakorda aitab tagada, et grupiarutelu põhineks asjakohaste ideede ning lahenduste kriitilisel ülevaatamisel, mitte hüpoteetilisel arutelul, kas üks või teine lahenduskäik on võimalik.

Kes võtab juhtohjad ja vastutuse?

Järgmise sammuna soovitan koosoleku juhil kasutada probleemide lahendamiseks VOKI loogikat, mis välistab kõik äkki- ja võib-olla-lähenemised, mis tüürivad meid pahatihti konkreetsusest kaugemale. VOKI annab rolli igale kohalolijale ja aitab õigeaegselt vastu võtta kaalutletud otsuseid. See eeldab järgmisi rolle:    

V = vedaja. Inimene, kes kogub kokku info ning vastutab selle eest, et otsused ja neile järgnevad sammud saaksid tehtud kokkulepitud kuupäevaks. See võikski olla sama inimene, kes koostab koosolekut ettevalmistava memo.     

O = otsustaja. Inimene, kellel on teemakohased teadmised ja kogemused ning kes teeb lõpliku otsuse.

K = kaasamõtlejad. Inimesed, kellel on teadmised-oskused, mis võivad otsust mõjutada. Neilt oodatakse kaasamõtlemist ja tagasisidet, aga nad ei langeta lõplikku otsust.

I = informeeritud. Inimesed, keda informeeritakse lõplikust otsusest. Nad ei ole nii teemasse kaasatud, et peaksid koosolekul viibima, kuid piisavalt selleks, et neile tulemustest teada anda.

Rollide jaotus ei võta tavaliselt enam aega kui mõne minuti, kuid on otsuse langetamise ja sellele järgnevate tegevuste seisukohalt tihtipeale väga oluline.

Mõtle läbi, keda kaasad

Tihtipeale on meil soov kutsuda koosolekule nii palju inimesi kui võimalik. See aga ei pruugi tähendada paremat tulemust. Eesmärk peaks olema see, et kõik, keda me kutsume, tooksid endaga teema seisukohast kaasa midagi vajalikku ning saaksid meeskonnatöös aktiivselt osaleda. Koosoleku fookust paika sättides ja kutseid välja saates mõtle enne alati kahele aspektile: miks see või teine inimene peaks tulema ja miks talle sinu teema korda peaks minema.

Ideaalse koosolekugrupi suurus on 5–10 inimest. Vähem kui viie inimesega on oht mõttemustritesse kinni jääda ja on ehk keeruline jõuda mitmekülgsete lahendusteni. Rohkem kui kümme inimest tähendab aga koosoleku juhi jaoks olukorda, kus tal on raske kuulda kõikide osalejate mõtteid või anda neile sõna. Ajurünnaku puhul on soovitatav jagada kogunenud meeskond veel väiksemateks, 2–4-liikmelisteks gruppideks, mis loovad eraldi töövood, aga tulevad ideede presenteerimiseks, diskussiooniks ja parimate lahenduste leidmiseks taas kokku.

Kaks protsessi mõttes olulist küsimust, mida seejuures küsida, on järgmised: „Kuidas me teame, et see on nii?“ ning „Mis siis, kui see pole ikkagi nii?“ Nendega on võimalik saavutada kahte asja: teha veel rohkem ruumi uutele ideedele või saada kinnitust meeskonna arusaamise kohta kõnealusest teemast.

Debatt soosib loomingulisust

Diskussiooni ning debateerimise võlu ajurünnakul toetab ka 2003. aastal Charlan Nemethi juhtimisel läbi viidud katse, mille eesmärk oli uurida, kuidas mõjutab erinev grupitöö dünaamika ideede tekkimist ja loomingulisust. Esimesel grupil paluti leida probleemile lahendus ilma ühegi konkreetse juhiseta, teisel aga teha seda ajurünnaku abil, mille käigus ei tohtinud kritiseerida teiste ideid. Kolmas grupp pidi samuti kasutama ajurünnakut, aga nii, et ideede kritiseerimine ning vaidlemine oli pigem kohustuslik. Tulemus? Viimane grupp edestas kaht esimest märkimisväärselt, jõudes mitmekülgsemate lahendusteni.

Iga esitatud idee väärib võimalust – seepärast on loomingulisemat lähenemist nõudvate koosolekute juures kasulik rakendada ka n-ö parkimisplatsi tehnikat. See on mõeldud ideede jaoks, mis ei ole antud kontekstis võib-olla kõige asjakohasemad, aga ettevõtte seisukohalt siiski on. See eeldab kas seinale kinnitatud valget paberit või tahvlit, kuhu kõik need ideed kirja pannakse, et kohtumise lõpus otsustada, millised neist tuleks töösse panna ja millistel võib minna lasta.

Rutiinist välja          

Kogu austuse juures nõukogude filmikunsti vastu peame tõdema, et Vladimir Võssotski 1979. aasta hittseriaali „Kohtumispaika ei tohi muuta” juhtmõttest koosolekute maailmas lähtuda ei tasu, hoopis vastupidi. Miks?

Uuringute järgi on koosoleku pidamise koht peaaegu sama oluline kui selle pidamise põhjus. Üle 60% töötajate arvates kaasneb majast välja minemisega kõrgem tähelepanu ja produktiivsus. Majavälise koosoleku korraldamisel peaksid silmas pidama oma eesmärki ja sellest lähtuvalt valima koha. Valik on lai alates hotelli seminarisaalist kuni veinibaarini, mis toimib päevasel ajal koosolekuruumina.