Prozaci asemel GTD ehk getting things done

David Allen, miks tekib mõnikord tunne, et kõik kasvab üle pea ning võimatu on orienteeruda kõigis neis asjades, mida teha tuleb? Meie käsutuses on parem tehnoloogia ning mugavam töö- ja elukeskkond kui kunagi varem. Ometi oleme ka suuremas stressis kui kunagi varem. Miks? Kirja pani Endrik Randoja.

Stressi põhjustab suures osas sisemine konflikt, mis omakorda tekib enesega tehtud kokkulepetest, mida ei suudeta täita. Enamik inimesi võtab endale palju rohkem kohustusi, kui aeg ja energia võimaldab, ja nii koguneb nendesse tohutult sisemist pinget. Eks mingi pinge käib ikka ja alati kohustustega kaasas, aga üle pea kasvab see siis, kui me ei suuda asju õigesti korraldada. Kui me ei õpi seda kohustuste hulka kiiremini ja täielikumalt kontrollima, haarama, täpsustama, korrastama ja läbi vaatama, siis ei paistagi meile tunneli lõpust valgust.

Mul lähevad asjad kontrolli alt välja ja ma kaotan reaalsustaju mitmeid kordi päevas. Sellepärast ma lõingi GTD-meetodi (Getting Things Done – asjade lõpuleviimine)  – selleks et haarata juhtimine jälle enda kätte.

Kui keegi kinnitab, et temal ei kao kunagi reaalsustaju ega kontroll asjade üle, siis ta kas valetab või ei ole tegelikkusest teadlik. Toimetulemuseks võib-olla ka mõni teine ja parem lähenemisviis kui GTD. Sel juhul tahaksin ma väga teada, milline see on – siis õpetaksin seda järgmisel seminaril. See ongi GTD.

Kuidas tagada, et kõik asjad, mis vajavad tegemist, saaksid tehtud?

Koosta ärategemist vajavatest asjadest nimekirjad. Sul on ju nii ehk naa see nimekiri – see, kus sa seda hoiad, on su enda valik. Minu ja tuhandete teiste inimeste kogemus on näidanud, et enesetunne on tunduvalt parem, kui sa ei koorma oma mälu kohustuste meelespidamisega, vaid märgid need üles ja vaatad siis aeg-ajalt läbi.

Kui vaja, koosta mitu nimekirja. Lisaks “Elus ärategemist vajavate asjade nimekirjale” võib olla nimekiri pealkirjaga “Projektid”, kuhu kogud suured ettevõtmised. “Järgmised tegevused” sisaldab aga igasuguseid projektidega seotud samme, mis vaja teatud järjekorras ära teha. Nimekiri “Oota” sisaldab tegevusi, mis sõltuvad kellestki teisest. “Kunagi hiljem” sisaldab unistusi ja tulevikuprojekte, mis õiget aega ootama pandud.

Kui nimekirjad on tehtud, pead kontrollima, et nad oleksid 100% veekindlad. Osaline süsteem on veel hullem kui süsteemitus. Kui “Helistada” nimekiri ei sisalda kõiki kõnesid, siis pead ikkagi mingit osa meeles pidama ja su aju ei ole vaba. Lõpuks, mitte sugugi iga tegevus nendes nimekirjades ei eelda kohest tegutsemist. Kunagi pole nii palju aega, et kõigega tegeleda. Aga sa saad seda mitte-tegemist võtta rahulikult ainult siis, kui sul on selle kohta täielik ülevaade.

Küsi iga sissetuleva tegevuse puhul kaks küsimust:

• Mis see on?
• Kas seda on võimalik ära teha?

Kui ei, siis elimineeri see või pane “Kunagi hiljem” nimekirja.

Kui jah, siis küsi:

• Milline on järgmine samm?
• Delegeerida, teha või edasi lükata?

Kutsun seda tööriista “Järgmise sammu juhtimiseks”. See ei tähenda alati, et pead tegema olulise esimesena. Kui sul on energiat ja aega tegeleda olulisega, siis muidugi. Aga mõnikord on lillede kastmine parim, mida sa mõne vaba minutiga teha saad ja suudad.

Väikesed nipid, et tõhusam olla

1. Ära lase arvutisse sissetulnud kirjadel ennast sisse mässida! Süvene inboxi kord päevas. Võta sealt üks asi korraga ja pane see nimekirja. Ära tegele järgmisega enne, kui oled otsustanud eelmise saatuse. Ja kui oled otsustanud, ära seda otsust enam muuda.

2. Pea meeles kahe minuti reeglit! Kui tegevus võtab vähem kui kaks minutit, tee see kohe.

3. Tee kord nädalas inventuur! Võta reede pärastlõunati pool tundi oma nimekirjade ülevaatamiseks, paberimajanduse korrastamiseks ja tulevastele tegevustele mõtlemiseks.

4. Autos olles saab diktofonisse lugeda vastlõppenud koosoleku või kohtumise protokolle, koostada dokumentide drafte või delegeerida assistendile ülesandeid.

5. Mõnikord möödub autosõit kolleegide, klientide, partnerite või pereliikmete seltskonnas. Auto võib olla ideaalne jutuajamisteks tundlikel teemadel, sest seda saab teha suhteliselt vabas õhkkonnas, kusjuures vältides silmast silma kontakti. Auto on ka suurepärane koht ideede müügiks või läheneva koosoleku teema sissejuhatuseks. Aga ka väga hea koht lihtsalt vestlusteks, milleks mõnikord kontoris aega ei ole. Palu näiteks kolleegil end kohtumisele või lennujaama sõidutada! Nii saab ühelt poolt suhteid arendada, aga teisalt hoolitseda selle eest, et asjad saaksid tehtud.

Kuidas ikkagi täpselt neid nimekirju teha, et nendest tõesti abi oleks?

Kui sa pole paika pannud oma tegevust kuni kõige pisemate detailideni selle osas, millised on järgmised füüsilised ja käegakatsutavad-nähtavad toimingud – mis tähendab, et sa tead täpselt, kus need toimingud aset leiavad, kas arvuti taga, telefoni juures, kaupluses jne) –, siis pole sa oma mõttetööd lõpule viinud. Tekib vaakum või lõhe, mis viib suure tõenäosusega kas viivitusteni või suutmatuseni asjaga edasi minna, isegi kui selleks võimalus avaneb. See, kui sa teed selgeks, mida tähendab sõnakõlks ära tehtud, on pool teed asjade lõpuleviimisel. Teine pool seisneb teadmises, kuidas ja kus see ära tegemine toimub.

Aja planeerimise ja tõhusa tegutsemise kohta on igasuguseid teooriaid välja pakutud. Mis teeb GTD originaalseks ja teistest paremaks?

Igasugused aja ja enesejuhtimise meetodid soovitavad tihti alustada sealt, kus sinu tähelepanu hetkel pole (nt “keskendu põhitegevusele“). Sina aga oled ette võtnud mingi asendustegevuse ja põhitegevuse peale mõtleminegi tekitab ainult stressi. Aga GTD juhendab kõigepealt keskenduma just sellele, mida sa teed. Kui see ongi mingi asendustegevus, siis aitab GTD lahti mõtestada, millal ja kuidas oleks targem sellega tegeleda. Ja siis ei jäägi muud üle kui keskendada tähelepanu põhitegevusele.

Teiseks pöörab GTD võrdset tähelepanu kõigele, mis saab sinu tähelepanu ja pühendumise osaliseks. Olgu see siis suur või väike asi, isiklik või tööalane. Paljud aja ja enesejuhtimise meetodid proovivad näiteks tööelu eraelust eraldi käsitleda, kuid inimene ja tema ajaressurss on ju üks ja seesama.

Kolmandaks, GTD rakendamisel on oluline põhimõtete ja protsessi jälgimine. Kuidas seda täpselt tehakse, kujuneb välja individuaalselt. Näiteks ei pea sa hankima kalleid infotehnoloogilisi abivahendeid ja võid läbi ajada ka märkmikuga.

Tänapäeval nimetatakse suurt hulka tööst teadmus- ja loovtööks. Loovust peetakse sageli millekski, millel pole konkreetseid raame. Kuidas sobib GTD loovtöö tegijatele, nt arhitektidele, reklaamiinimestele, kunstnikele ja kirjanikele?

Minu kogemus ütleb, et neile meeldib GTD väga. Põhjus – see surub asjad, mis võivad loomingulisse protsessi sisse tungida, tagasi ja kaitseb inimest segavate tegurite eest. GTD on nagu joon maantee keskel – see ei piira teid, aga võimaldab teil olla muretu, et teine sulle sisse ei sõita. Teil on see luksus mõelda autot juhtides muudele asjadele kui see, et loodetavasti ei sõida keegi teie teepoolele…

Tähtajad. Ma tean, et projekti tähtaeg on näiteks alles kolme nädala pärast. Lõpptulemus on see, et rabelen vahetult enne tähtaja saabumist ennast pooleks. Miks see nii on?

Saage vanemaks – kõige paremini õpib seda kogemuste kaudu. Muidugi leevendab GTD paljusid asju, mis viimasele minutile jättes tekitavad kriise, ja on samas peamisteks põhjusteks, miks inimesed kipuvad asju viimasele minutile jätma. Loovtöö puhul on tark motiveerida ennast tegema tööd pigem alguses kui lõpus. Seda on raske muuta, aga kui olete mõne negatiivse kogemuse seoses asjade viimasele minutile jätmisega juba kätte saanud, siis küll te hakkate mõistlikumaid otsuseid tegema.

Asendustegevused. Kas te soovitate tegeleda asjadega, mida inimesele meeldib teha, selle asemel et tegeleda asjadega, mida ta peaks tegema?

Kui inimene tahab ikka midagi vältida, siis leiab ta ikka ja alati selleks mõne hea ettekäände ja asendustegevuse. Samas kui sul on tõepoolest otsustavust tegeleda kõhklematult üksnes sellega, mida sa tahad teha, siis tekib sul varsti soov midagi muud teha. Sul saab inspiratsioon otsa või toob see kaasa niivõrd negatiivse tagajärje, et sa pead tegema muudatusi. Niisiis, minu nõuanne – lase käia ja tee, mida sa tahad teha. Ela ja õpi. Taktikalisemast aspektist on sul aga GTD-d rakendades intuitiivselt selgem pilt, millega sa peaksid tegelema.

Kindlasti on inimesi, kes ei suuda teie süsteemi rakendada. Mis on selle põhjuseks?

Võib-olla pole nende probleemid siis veel nii suured, et nad oleks sunnitud midagi ette võtma. Võib-olla nad ei näe lihtsalt põhjust olla tulemuslikum või tegutseda tõhusamalt. Üllatuslikult on GTD-süsteemist kõige enam huvitatud just kõige produktiivsemad inimesed, sest see meetod aitab eelkõige süsteemist takistusi eemaldada.

Kui sa oled mugavustsoonis, siis polegi sul ju motivatsiooni seda süsteemi rakendada. See, et mingi süsteem on „hea idee“ ja „mõistlik“, pole kunagi veel küllaldane motiveeriv tegur.

Milles seisneb Alleni meetod

Süsteemi aluseks on väikselt suuremale mõtlemine. David Allenil on kohvris justkui kolm tööriista: haamer, puur ja kruvikeeraja. Vastavalt töö iseloomule kasutab ta erinevat tööriista. Esimene mudel sobib näiteks igapäevaste üksikute tegevustega hakkama saamiseks. Teine sobib tegevuste ja projektide planeerimiseks. Kolmas aga võtab kokku kogu töö, mida ärimudeli raames tehakse – alates visioonist ja tähendusest kuni konkreetse üksiktegevuseni välja.

Esimene mudel – tähelepanu ja töö kontrollimine – koosneb omakorda viiest etapist, mille käigus inimene teeb endale selgeks, milles seisneb tema ülesanne või töö, ja loob endale sellest siis objektiivse pildi. Need viis etappi on järgmised:

• Info ja materjalide kogumine. Sa kogud ühte kohta kõik märkmed, meeldetuletused, viited ja sisulise materjali oma kohustuste ja toimingute kohta. See tuleb paigutada süsteemselt kas dokumendihoidjasse, sissetuleva posti lahtritesse või kasutada märkmepabereid, helisalvestisi ja elektroonilisi vastuvõtuseadmeid. Nii et sa tead, mis kus paikneb, kui sa tegutsema hakkad.
• Töötlemine. Sa täpsustad iga ülesannet pidevalt ja konkreetsemaks. Mõtle läbi, kas üks või teine asi nõuab tegutsemist. Kui jah, siis mis on järgmine samm? Kas seda saab teha ühe toiminguga või mitmega? Kui see ei nõua kohest tegutsemist, siis vaata, kas märge tuleb minema visata (kustutada), hilisemaks läbivaatamiseks kõrvale panna või säilitada.
• Korrastamine. Töötlemise etapis tuleb pinnale hulk viiteid ja märkmeid, mis tuleb paigutada käepärasesse kohta, et vajadusel need läbi vaadata. Üks liigitus võiks olla nt „Edaspidi vajaminev teave“ või „Asjad, mis ma võtan ette nt kolme kuu pärast“.
• Projektide nimekirja läbivaatamine. Siin on kirjas projektid ja tegevused, mida nende elluviimiseks tuleb teha. Seda nimekirja tuleks regulaarselt üle vaadata, siis on sul selge pilt, millega sa mingil ajahetkel tegeled ja millega mitte.
• Astu vajalikud sammud. Sa teed sõltuvalt projektist või ülesandest mingisuguse valiku oma tegevuse osas ja teed asjad ära.

Teine mudel käib aga projektide ja olukordade läbimõtlemise kohta. See kannab nimetust loomuliku planeerimise mudel (Natural Planning Model), sest põhineb just meie aju loomulikult võimel planeerida asju. Ka see mudel koosneb viiest aspektist.

• Põhjus. Kõikide projektide puhul on esmatähtis põhjus, miks ühte või teist asja tehakse. See määrab ja kujundab inimese mõtlemist, ideid ja seda, kuidas ta oma ressursse jagab.
• Visioon. Sa teed kindlaks ja täpsustad projekti lõpptulemuse: mis olukorda sa püüad saavutada või milleni täpselt sa tahad jõuda.
• Ajurünnak. Kui visioon ei ole veel selgelt paigas, siis tuleb kõik mõtted ja üksikasjad kokku koondada ja mõelda, mida tuleb eesmärgini jõudmiseks veel arvesse võtta ja teha.
• Korrastamine. Kui kõikvõimalikud üksikasjad, lähtepunktid jms on olemas, siis tuleb need jaotada loogilisteks osadeks, alamprojektideks või –ülesanneteks. Siis tuleb panna paika järjestus ja/või prioriteedid. Nii sünnib plaan.
• Tegutsemine. Sa hakkad astuma konkreetseid plaanitud samme, arvestades oma ajalisi ja füüsilisi võimalusi

Kolmas mudel on prioriteetide seadmine ja see koosneb järgnevast:.

• Tähendus ja põhimõtted. Need on tegutsemise algpõhjuseks. Pane paika kõige olulisemad standardid ja väärtused, millest tuleb igal juhul kinni pidada.
• Visioon – kaugemasse tulevikku ulatuv pilt sellest, millisena täidetud eesmärk meie arvates reaalsuses välja näeb, kõlab ja tundub.
• Eesmärgid ja sihid – lühemaajalised määratletud tulemused, mis tuleb visiooni elluviimiseks saavutada.
• Vastutusalad ja asjad, millele keskenduda – üksiktegevused ja sammud, et tagada optimaalne edasiliikumine.
• Toimingud: 150-200 füüsilist toimingut, mida on vaja projektide lõpuleviimiseks ning selleks, et täita oma vastutus.

David Allen

Konsultant ja koolitaja David Allen on sündinud 28. detsembril 1945. Ta kasvas üles Shreveport’is Louisianas ning võitis kooli ajal mitmeid osariiklikke väitlusvõistlusei.

Ta on tegutsenud muuhulgas näiteks mustkunstnikuna, kelnerina, karatetreenerina, isiksuse arengu nõustajana ja töötanud reisibüroos. 1980. aastate lõpus asutas ta David Allen Company, mis tegeleb tõhususe ja täidesaatmise alalse nõustamisega. Allen on kirjutanud kaks raamatut: “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” (2001) ja “Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life” (2003), mis koosneb tema ajaleheartiklitest. Ta elab koos oma naise Kathryniga Californias Ojais.

***

Endrik Randoja: kuidas ma oma ülesannet täitsin – logiraamat

3. november. David Alleni lugu pidi tulema Directori novembrinumbrisse. Ma ei käinud aga peatoimetaja Taivo Pajule piisavalt pinda ja nii see jäi. Saime 3. novembril Taivoga Cantina Carramba restoranis kokku ja kui ta oli mind tequilat ja tapaseid täis puukinud, teatas ta, et lugu ilmub tegelikult jaanuaris. Manyana! Pole probleemi!

27. november. Kohtumine Directoris. Hilinesin 25 minutit. Teadsin, et jään hiljaks, aga jätsin Taivole ikka mulje, et jõuan õigeks ajaks. Ta jooksis viis minutit pärast kohtumise algust juba minema. Nagu uks oli sulgunud, ütles tegevtoimetaja Karin Kastehein otse välja, et tema sellesse Alleni-juttu ei usu. Temal pole probleeme asjade ärategemisega. Küll aga ei ole tal piisavalt vaba aega ja tegelikult on iga hetk töötoimingute hunnik ees. Nojah. Rahunesime maha ja otsustasime Allenit korralikult eesti moel peetida. Et mida ta siis ikka suudab okupatsioonis karastunud baltlastele asjade ärategemisest õpetada! Sain Karinilt hulga ülesandeid, mis aitasid intervjuud ette valmistada.

28. november. Otsustasin kasutada Alleni GTD-meetodid oma intervjuuprojekti vedamiseks. Kuna GTD oluline osa on ärategemist vajavate asjade nimekiri, paningi outlook’i kirja “Directorile asjad 15. detsember”.

29. november. Vaatasin hirmunult arvutis sissekannet “Directorile asjad 15. detsember”. Mäletasin, et neid asju oli päris palju. Üldiselt on ju tore ajakirjadele kirjutada, aga mida ma õieti pidingi Directorile 15. detsembriks tegema?

30. november. Otsustasin, et ülesannet on vaja täpsustada. Nii sündis alajaotus:

1) küsimuste tõlkimine;
2) küsimuste saatmine Directorile ülevaatamiseks, tähtaja määramine;
3) Directorile meelde tuletamine;
4) küsimuste saatmine Allenile, tähtaja määramine;
5) Allenile pinda käimine;
6) Allenilt vastutuste saamine ja nende edastamine Directorile.

Kas midagi ununes? Igatahes oli see tükk nüüd väiksemaks raiutud. Aga ikka hirmus. Lõpuks võtsin kätte ja tegin küsimused ära – võttis aega 30 minutit. Polnudki nii hirmus. Klikkisin David Alleni mailiaadressi saajaks ja panin kirja teele.

1. detsember. Vastus saabus ruttu. Olin oma egotsentrilises lähenemises unustanud, et juhtiva töö efektiivsuse guru enda aeg võib ju samuti planeeritud olla. Davidi kontoripealik ütles, et minu küsimustega saab David tegeleda pärast 20. detsembrit. See aga on Directori trükigraafikut arvestades liiga hilja. Keelitasin ja meelitasin. Lõpuks soostus ta asjaga tegelema algaval nädalavahetusel.

5. detsember. Ikka veel pole vastust. Kiri Davidile, et kas kõik ikka toimib või proovime äkki telefoniintervjuud. Ajaplaneerimise maailmameister polnud siiski 100% oma planeerimises õnnestunud ning oli nädalavahetusel vaid pooled vastused valmis kribinud. Teine pool pidi saabuma paari päeva pärast ja nii ka läks. Taivo lubas vastused ise ära tõlkida-toimetada. Minu plaanis seda polnud ja see oleks juba tubli päeva aega võtnud. Oleks pidanud kokku leppides veel täpsem olema selles, kes mida ikkagi teeb. Väiksena tunduv töö võib su töö planeerimisele ja ärategemisele mõnikord kõva paugu panna.

Kokkuvõtteks. Kui sa raiud tegevuse väikesteks ja hallatavateks osadeks ja jagub entusiasmi nende ära tegemiseks, siis jõuab ikka tehtud küll ja tööprotsess püsib kontrolli all. Kõik asjad peavad kirjas olema ning alati peab olema teada, mis on järgmine tegevus. See on nn suuremalt väiksemale mõtlemine.

David Alleni raamat „Jõudluse kunst: et asjad saaks tehtud“ ilmus jaanuaris 2007 Äripäeva kirjastuselt. Allen tuleb Eestisse seminari korraldama 22. veebruaril 2007. Vaata lähemalt www.fastleader.com

Pilt: By Robert Scoble [CC BY 2.0 (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0)], via Wikimedia Commons