Do’s & Don’ts: Praktiline läbirääkimisoskus

Kummaline küll, aga ettevõtete ja organisatsioonide läbirääkimislaua taga tehakse uskumatult palju
vigu. Ometi on 90. aastate algusest, rääkimata plaanimajandusest, möödas varsti kolm aastakümmet.
Elementaarsed möödalaskmised, vale sõnakasutus, suutmatus emotsioonidega toime tulla (mis on
teatavasti kinni mõtlemises) on vaid mõned põhjused. Georg Merilo toob Directori lugejani mõned
põhilised nipid, mille järgimine aitab kurja karjast eemale hoida.

Do’s:

TEINE POOL. Kasuta läbirääkimiste partneri kohta väljendit teine pool, mitte vastaspool. Läbirääkimised ei ole ammu enam ärategemine, ainult oma leeri huvide saavutamine ja eesmärkideni jõudmine. Teine pool ei ole vastane, vaid partner. Teil on mingi ühine huvi, muidu ei hingaks te ju ühist õhku. Väljend tibusid loetakse sügisel kehtib ainult siis, kui ka teisel poolel on, keda enne talve üle lugeda.

MEELSUSE VÄLJASELGITAMINE. Eestlastele pole kunagi sobinud small-talk, eriti võõrastega – kohmetus, otsepilgu vältimine ja kerge puterdamine kinnitavad seda. Selle asemel võta käiku n-ö meelsuse kontroll. Näiteks: „Tere tulemast, lugupeetud potentsiaalne koostööpartner! Kas lugesite tänase kohtumise kutset, tausta ja päevakorda? Mida te sellest arvate?” Nii saate teada, mis inimene selle visiitkaardi taga või pagunite all istub; kuidas ta räägib (loe: mõtleb) ja hingab. Sel moel saad palju targemaks, kuidas teise poolega asja edasi ajada.

PÄEVAKORRA OLULISUS. Paku päevakord ise välja. Niimoodi talitades juhtub mitu asja. Esiteks näeb partner, et oled ette valmistunud ja suure tõenäosusega teema läbi mõelnud. Teiseks tajub ta, et selles ruumis on oluline konkreetsus ja kõigi osapoolte aja väärtustamine. Kolmandaks: see, kes pakub välja läbirääkimiste päevakorra, haarab tihti seal ka juhi rolli.

PANE AEG ENDA KASUKS TÖÖLE. Kasuta päevakorda ajalise plaanina. Kui laual on punktid 1, 2, 3, 3a ja 3b (mille kohta oled mõistagi teiselt poolelt nõusolekut küsinud), siis pane iga punkti taha aeg ja lepi see teistega kokku. Näiteks punkt 1 kui kõige tähtsaim võtab kolmandiku ajast ehk 20 min jne. Kui keegi hakkab pudrutama või venitama, saad alati viidata äsjasele kokkuleppele.

EBAMEELDIVAD SÕNUMID. Kui teisele poolele peab andma pigem ebameeldiva vastuse või negatiivse sisuga uudise, siis põhjenda seda. Nagu „Ristiisa“ filmis: „My answer is no, and I give you my reason”. Veel enam, räägi ja põhjenda sama asja kõikidele inimestele alati ühesuguse muutumatu argumentatsiooniga. Muide, ka ebameeldivate läbirääkimiste (reklamatsioonid, õnnetused jms) päevakorras kokkuleppimine näitab, et pooled on võimelised kokku leppima ja tekitama hädavajalikku meiemomendi.

Don’ts:

HOIA VÕRDSUST. Esimene soovitus on mitte alustada lauset sõnaga ära või ärge, näiteks: „Ära püüa väita, et…!”, „Ärge hakake meile rääkima, et…!” vms. Sinu partner ei ole suure tõenäosusega lasteaialaps (kellega ma ei soovita, muide, samuti taolisi imperatiive kasutada). Sõnasta oma ütlemised viisil, millega teisel poolel on hõlpsam nõustuda. Kõik, mis läbirääkimislaua taga meie-tunnet lõhub, pole kummagi poole huvides. Käsutamine ei ole võrdsuse ja austuse näitaja.

ÄRA MUUTU EBAVIISAKAKS. Isegi kui konkreetne diil või läbirääkimiste episood ei õnnestunud, ei tohi lasta hetkelises frustratsioonis suhtel puruneda. Homme võid M&A (mergers and acquisitions ehk ühinemised ja ülevõtmised) tõttu olla tänase läbirääkimiste partneri kolleeg või osanik. Kuidas siis hakata taas usaldust looma, kui te enne vastastikku surmavaid pilke vahetasite? Ole see, kellega saab ka kõige kriitilisematel teemadel konstruktiivselt asju ajada (ja saa sellisena tuntuks).

VÄLDI VASTANDAMIST. Kui sa ei saa nõustuda teise poolega, siis proovi vältida sõnu „Arusaadav, me mõistame teie positsiooni, aga…” Rõhk on siin sõnal aga. Vaata, mis juhtub, kui kasutad aga asemel positiivset väljendusviisi ning liigud edasi jah-toonil. Garanteerin, et esmalt vaadatakse sind kui veidrikku, kuna agatamine on meil niivõrd veres. Tulemusena ei vastanda sa ennast enam teisele poolele, ei eksisteeri meie ja nemad, vaid ühine meie.

EMOTSIOONIDE KONTROLL. Ennast ei tohi ära anda ei ilme, intonatsiooni ega millegi muuga – tehing on tehtud siis, kui see on tehtud, mitte enne. Ega väljend poker face pole sündinud tühjast kohast. Aruta ühtviisi rõõmsa hoiaku ja kerge sisemise naeratusega nii miljarditehingut kui ka teise poole pakutud visiitkaartide kujundust.

UNUSTA DIIL „KIRIK KESET KÜLA”. Igal teemal on omadused, mida mõõta. Igal omadusel on ühikud, milles seda mõõta. Iga ühikut on võimalik mõõta rahas ja seda tuleb ka väljendada rahas. Suhtumine, et mina ütlen 30, teine pool 50 ning 40 juures võiks juba šampanja avada, on täiesti mõeldamatu, kui te jõudsite pärast tähelepanelikku vaagimist järeldusele, et arvestades neid ja teisi tingimusi ning väärtuste kokkulepitud tasakaalu oleks parim lahendus 40,00009. Hasartne ja bütsantsliku suurejoonelisusega kompromissile minek varjab tegelikult läbirääkimisoskuste puudumist. Kompromiss on läbirääkimiste peenes kunstis midagi, mida kumbki pool tegelikult ju ei soovinud.

Lõpetuseks: kui keegi soovib (stagnatsioonist või masohhismist tingituna) pidada pikemaid läbirääkimisi kui 60 minutit, siis olge nõus. Kuid tingimusel, et 61. minutist jätkub kohtumine seistes.