Eduka arutelu tagab ettevalmistus

 Arutelu juhtimisel ja selle ettevalmistamise protsessis on mõned nipid, mis kohtumise edule kaasa aitavad. SpeakSmarti koolitaja Marleen Pedjasaar kirjeldab lähemalt.

Olen koolitustel palunud inimestel kokku arvutada, kui palju maksab üks koosolek. Arvutamise viise on mitmeid: sõltuvalt inimese põhjalikkusest või (hiljutisest) kogemusest mõeldakse, kas ja kui palju pidi maksma ruumide ja suupistete eest ja kui palju kulus osalejatel transpordile. Peamine kulu aga seisneb mõistagi koosolekul osalevate inimeste töötasudes – lihtne viis koosoleku maksumus välja arvutada on korrutada iga osaleja tunnitasu koosoleku kestvusega ning liita siis tulemused kokku. Pärast taolist mõtteharjutust on alati keegi, kes ütleb (sageli väikese pahameelenoodiga hääles), et koosolek pole ju ainult kulu; et ühine kohtumine aitab töös suure sammu edasi astuda. See on tõsi – kas koosolek või muu arutelu lõpeb n-ö kasumis või kahjumis, sõltub aga sellest, kui põhjalikult on kohtumine ettevalmistatud ja kui oskuslik on arutelujuht.

Arutelul peab olema eesmärk

Kõige olulisem on mõelda läbi arutelu (olgu selleks siis koosolek, töötuba, partneritega kohtumine vms) eesmärk. See peaks olema selge ja ühe lausega sõnastatav, vastasel juhul pole inimeste kokku kutsumisel mõtet. Eesmärgiks võib olla näiteks otsuse tegemine, erimeelsuste kaardistamine, uudse lahenduse leidmine, probleemi analüüs, suhete silumine jne, kuid see peaks olema nii iseenda kui osalejate jaoks selgelt sõnastatud. Mõnikord võib arutelul olla ka mitu eesmärki, kuid siis peaks paika panema, milline eesmärk on kõige olulisem – kui kohtumise aeg hakkab otsa saama, tuleb teha valikuid.

Eesmärgist lähtub ka arutelu formaat ning see, keda osalema kutsuda ja keda arutelu juhtima paluda (alati ei pea arutelu või koosoleku korraldaja seda ka juhatama). Oht on omavahel segamini ajada konkreetse arutelu ja ettevõtte tegevuse üldine eesmärk. Kui ettevõtte üheks üldiseks eesmärgiks on näiteks vähendada ökoloogilist jalajälge, siis koosoleku või arutelu eesmärk peaks olema konkreetsem, panna näiteks kokku ülesandepüstitus mõnele osakonnale; kaardistada ära, mida konkurendid ette on võtnud, või leida argumendid, miks ettevõte peaks või ei peaks selle teemaga tegelema. Kui eesmärk on selge ja sõnastatud, saab hiljem vaadata, kas see sai täidetud ja kas kohtumisest oli kasu.

Edu tagab arutelukava

Kui eesmärk paigas, tasub koostada arutelukava. Mina teen kavasid 5–20-minutilise täpsusega sõltuvalt arutelu pikkusest. Koolitustel tuuakse peamise murena välja, et sageli kipub arutelu peateemast kõrvale kalduma. Selleks et teema ei hajuks, peab olema väga selge, mis täna teemaks on ja mis ei ole. Kusjuures soovitan kohe koosoleku alguses mõlemad välja öelda, näiteks: täna keskendume sellele, kuidas parandada müügitulemusi, kuid me ei räägi töötasudest. See, et me lepime kokku, millest me seekord ei räägi, ei tähenda, et see teema oleks ebaoluline või sellest ei peakski üldse rääkima (ka see tasub, muide, kõva häälega kohtumise alguses välja öelda).

Arutelukava oleks mõistlik jaotada osadeks, võttes olulisemad teemad võimalusel esimesena ette. Kui on soov eriti põhjalik olla ja kui tegu on eriti keeruliste või konfliktsete aruteludega, siis võta aega kõikide osapoolte argumentide kaardistamiseks. Kas tead, mis täpselt on osalejate seisukohad? Mida nad väidavad ja kas nad oskavad oma väiteid ka selgitada ja tõestada? Kui näib, et mõni osapool ongi jäänud vaid väitmise tasandile, on sinu roll arutelujuhi või koosoleku juhatajana paluda täpsustusi.

Koostatud arutelukava peaks olema realistlik. Kui tundub, et teemasid sai etteantud ajaraami jaoks liialt palju, tasub neid tempo lisamise asemel juba eos vähemaks võtta. Inimeste tähelepanuvõime on üks universaalsemaid piiranguid ükskõik millise arutelu juures ning teadlased on kindlaks teinud, et töömälus suudab keskmine inimene hoida 7 +/ –2 ühikut. Seega ei tööta kindlasti näiteks aruteluplaan, millel on kolm osa, millest iga osa on omakorda veel kolmeks jaotatud. Võlu peitub lihtsas ja konkreetses struktuuris.

Arutelujuhi keeruline roll

Arutelujuhina avastad end üsna keerulisest rollist, kuna pead korraga tegema mitut asja: kuulama, küsima, jälgima aega, vaatama, et kõigil oleks mugav vestluses osaleda, ning sageli ka märkmeid tegema või protokollima (seda viimast võiks siiski teha keegi teine, eriti kui on tegemist põhjaliku protokolli, mitte üksikute märksõnadega).

Kuulamine on üks tähtsamaid eeldusi, et küsida õigeid küsimusi. Kuulata saab mitmel moel, kuid arutelujuhina on kasulik mitte takerduda liialt detailidesse või emotsioonidesse, vaid kuulata struktuurselt ehk saada aru, kas kõneleja vastab küsimusele (või räägib millestki muust); kas tema väited on põhjendatud ja mõtteavaldus selge ning kuidas paigutub teema üldisesse aruteluplaani. Kui paned kohe arutelu alguses paika mängureeglid, näiteks ütled, et võid sõnavõtte katkestada, siis on arutelu ajal palju lihtsam (ja sageli aitavad teisedki korrale kutsuda neid, kelle sõnavõtt venib põhjendamatult pikaks või läheb teemast mööda).

Struktuurne kuulamine võimaldab arutelujuhina teha ka vahekokkuvõtteid ja olla osalejatele justkui teejuhiks. Arutelu alguses mängureegleid paika pannes on arutelujuhi rolliks veenduda, et kõik kohtumisel osalejad saavad teemast samamoodi aru, ning vajadusel defineerida olulisemad või kesksed mõisted. Paljud arutelud jooksevad liiva just siis, kui alles poole arutelu pealt avastatakse, et ühe osapoole jaoks tähendab näiteks võrdne ligipääs hoopis midagi muud kui teise jaoks. Samas ei tasu defineerimisega ka liiale minna ja kinni jääda mõnda detaili, mis ei peaks üldse põhiküsimuseks olema.

Vedasin just hiljuti arutelu teemal, milline näeb välja töö ja töötamine tulevikus. Üks inimene aga ütles, et tema ei saa osaleda, kui me pole ühiselt läbi arutanud, mis üldse on töö. Tema küsimusepüstitus oli õige, kuid ajapiirangu tõttu (meil oli aega üks tund), ei saanud me defineerimisse takerduda ning pidime edasi liikumiseks toetuma tunnetatud ühisele arusaamale, tuues välja vaid mõned olulisemad märksõnad, mis tööd iseloomustavad. Taoliste olukordade puhul, kus mõnel osalejal on hingel küsimus või teema, mis otseselt kokkulepitud arutelu fookuseks ei ole, on hea nipp kasutada nn mõtete parkimisplatsi ehk panna õhku jäänud küsimused eraldi (ja kõigile silme ette) kirja, et need kaotsi ei läheks ja et küsija mõistaks, et tema ideid on kuuldud.

8 nõuannet

• Sõnasta arutelu eesmärk.
• Formaat vali lähtuvalt eesmärgist.
• Saada osalejatele piisavalt eelinfot ja tee seda aegsasti.
• Enne arutelu lepi kokku mängureeglid.
• Koosta täpne arutelukava.
• Harjuta struktuurset kuulamist.
• Tee vahekokkuvõtteid.
• Defineeri ja seleta lahti olulised mõisted.

Kokkuvõtteks

Ükskõik kas tegemist on töökoosoleku või mõne muu aruteluga, on ettevalmistus võtmetähtsusega. Kui inimesed saavad kogu oma eripärasuses ja huvide kirjususes kokku, et ühel või teisel teemal arutleda, ei lähe miski nagunii kunagi plaanipäraselt. Just sellepärast ongi oluline läbi mõelda, mis on kohtumise eesmärk, ja sellest tulenevalt, kuidas arutelu just selliselt üles ehitada ja läbi viia.