Kas see, millega ma tegelen või tegelema pean, on sümptom või probleem?

Tehnoloogia areng ja informatsiooni (üle)küllus toodab omakorda aina uusi lahendusi-nippe, kuidas muuta juhtimistki efektiivsemaks. Paljud neist on meeleolukad ja pakuvad omajagu proovikivegi, kuid kas need lahendavad ikka tegelikku probleemi või leevendavad vaid ajutiselt sümptomeid? Kirjutab juhtimise ja küberturvalisuse koolitaja-konsultant Kristjan Kaskman.

Näidikule kleeps peale

Rööprähklemise tagajärge juhtimises ilmestab hästi ühe mu sõbra kogemus. Tema ja ta tööandja olid parasjagu teel objektile, kui auto lõpetas koostöö ja kapoti alt hakkas tulema korralikku suitsu. Mootoriõli puudumise tõttu jooksis mootor kokku ja see oligi suitsu põhjus. Kuid näidik andis juba ammu teada, et midagi on viltu. Mida tegi autoomanik? Pani näidikule kleepsu peale, sõitis rahulikult edasi ja punane tuluke ei seganud enam. Tuleb ehk tuttav ette: pahatihti paneme silmad kinni, kleebime kleepsu probleemile peale, süvenemata, mis punase tulukese taga ikkagi on. Ent see on valus ja kulukas!

Näilise efektiivsuse tagajärg on pealiskaudsus

Tehnoloogia areng on loonud illusiooni, et tänu IT-le suudab inimene rohkem ja korraga tegeleda mitme asjaga. Arvuti justkui suudab ju seda. Aga seadmed toimetavad rangelt ettekirjutatud valemite ja protsesside järgi. Nad ei vaja pooleli jäänud töö jätkamiseks varasema töö ülevaatamist, sest valem või programmijupp ütleb, mida nad peavad järgmisena tegema.

Inimesel seda võimekust ei ole, ta peab ennast ümber häälestama ja see võtab aega. Nii on näilise efektiivsuse tagajärjeks tegelikult pealiskaudsus. Probleemide asemel tegeletakse sümptomitega – pisidetailidega, mis muutuvad vale lahenduse korral suuremaks probleemiks. Detail lahendatakse, tekib mulje, et probleemgi on lahendatud, ning kasutatud nippi või meetodit jagatakse kui töövõitu… mida rakendatakse ka järgmisel korral.

Nii lähebki veerema lumepall, mis tekitab kõverpeegli efekti. Me justkui lahendame mingi toreda nipiga probleemi, kuid tegelikult tegeleme teisejärgulise sümptomiga. See sümptom on vaid üks (ja sageli marginaalne) detail suurest pildist. See on sama, kui läheme arsti juurde pikalt kestnud peavaluga ja kehva enesetunde pärast ning tema soovitab võtta peavalurohtu, jättes kehva enesetunde arvestamata. Mõne aja pärast läheme arsti juurde tagasi, sest enesetunne on ikka halb, mis siis et peavalu on ravimitega kontrolli all. Nüüd keskendub arst ainult kehvale enesetundele, sest peavalu juba ju ravitakse. Ei tundu loogiline. Eriti kui kõiki peavalusid ravitakse ühtemoodi, samas kui teised sümptomid on erinevad. Juhtimisprobleemidega on tihti sama.

„Tõenduspõhisuse“ katteloor

Võtame näiteks avatud kontori kontseptsiooni. Praeguseks on selge, et kunagine uuring koostöö parandamisest ja efektiivsuse tõstmisest ei andnud tõest informatsiooni. Vähe sellest, ka tulemusi tõlgendati valesti. Nüüd teame, et avatud kontor hoopis vähendab suhtlemist ja suurendab stressi. Numbrites: inimesed suhtlevad peaaegu 50% vähem ja umbes 75% töisest infovahetusest toimub suhtlusrakenduste kaudu. Isegi lauanaabrid suhtlevad omavahel arvuti abil.

Avatud kontoris istutakse kõrvaklappidega või tehakse tööd koosolekuruumis või helikindlas vaikusekabiinis, et pääseda häirivast taustamürast. See on ehk ka tegelik põhjus, miks pärast koroonapiiranguid eelistavad paljud ikka töötada kodus. Kodus on võimalik segamatult keskenduda tööle ja ei pea istuma kõrvaklappides. Nii saab kokku hoida aega, mis kulub tööle minekule ja sealt tulekule… Kuid kodus töötamine on ka kurnav, sest hommikust õhtuni ollakse ühes keskkonnas ja inimene on siiski sotsiaalne olend. Nii tulebki teha valik kahe halva vahel: kas privaatsem kodukontor või segavate teguritega avatud kontor.

Loomulikult leiti avatud kontoris lahendus – vaikusekabiin, silentbox. Kui keegi tahab midagi arutada või telefoniga rääkida, siis läheb ta sinna kasti. Need kabiinid maksavad midagi ning vajavad eraldi valgustuse ja ventilatsiooni jaoks elektrit. Kokkuhoid missugune!? Näiliselt leiti probleemile lahendus, sisuliselt ei muutunud midagi. Nüüd istub enamik inimesi nendes kastides või eraldi koosolekuruumis ja suur kontor on ikkagi tühi.

Tahad rääkida – võta plankasend!

Olen viimasel ajal peale sattunud igasugustele omapärastele nippidele, kuidas muuta näiteks koosolek efektiivsemaks. Näib, et üks probleem on suur rääkimissoov. Lahendus on päris fun, näiteks liivakell kõneaja piiramiseks, plank-koosolek (see, kes tahab rääkida, võtab sisse plankasendi), samuti jalutuskoosolekud jne. Füüsiline koormus on teadagi hea, aga kas sellest on ikka kasu probleemi lahendamiseks? Kui tean, et pean plankasendis rääkima ja mul pole selleks võhma, siis olen vait ja edastan oma mõtted pärast koosolekut. Kas see oli eesmärk? Kas rääkimine on üldse antud võtmes probleem? Pealegi tahaks teha koosolekul märkmeid otsuste jms kohta… Ja meie tegeleme sellega, kuidas rääkimist piirata, et lühendada koosoleku aega! Kas see tegelikult lahendab probleemi või jätkub sisulise poole arutelu hiljem chat’is või kirjavahetuses?

Kui koosolekud venivad pikaks ja see on puhtalt mokalaat, siis ei ole probleem inimeste soovis rääkida, vaid puudulikult ettevalmistatud ja läbiviidud koosolekus. Ükski imenipp sel puhul ei aita – see viib lihtsalt tähelepanu kõrvale. Nüüd jõuame koosoleku korraldamise algtõdedeni. Korrektselt ettevalmistatud ja professionaalselt läbiviidud koosolek on efektiivne, kuid nõuab pingutust ja keskendumist. Aga meil on kiire…

Iga vihamasabin ei ole veel veeuputus

Info üleküllus loob illusiooni, et meie ümber toimuv mõjutab meid pidevalt ja me peame sellega arvestama. Peame nagu valmis olema pidevateks muutusteks, mis justkui nõuaks paindlikkust. Kurdetakse, et pikki plaane ei saa teha, sest olukord ei luba…

Siinkohal võiks meelde tuletada rahvatarkust „Las koerad hauguvad, karavan läheb edasi!“ Meie ümber toimub alati midagi – on seni toimunud ja toimub edaspidigi. Küsimus on selles, kas ja millal me laseme ennast sellest liigsest mürast häirida. Kas peab ikka igale muutusele reageerima? Või võtame selle lihtsalt teadmiseks kui taustamüra?

Mõni organisatsioon reageerib igale pisimale signaalile ning alustab kriisijuhtimist. Muidugi võibki see vajalikuks osutada, aga kahjuks reageeritakse sageli kohe esimesele mürale, tekitades nii omakorda veel rohkem müra. Me ei hakka esimese vihmasabina peale veeuputuseks valmistuma. Või varuma vett põuaks, kui päike tuleb hommikul välja. Edukad on need, kes kontrollivad olukorda (mis ümberringi toimub) ja vajadusel tegutsevad. Läbi põlevad need, kes reageerivad igale keskkonnast tulevale signaalile. Pikki plaane saab ja peabki tegema, kuid tasub ära märkida olulised võimalikud muutused keskkonnas, mille tulemusena peab plaanid õigel ajal üle vaatama.

Valus, aga juhtimises kehtivad samad põhitõed, mis avastati 100 aastat tagasi

Nii nagu füüsikareeglid, kehtivad ka juhtimises teatud põhimõtted, mis ei sõltu tehnoloogia arengust, keskkonnast ega ühe või teise põlvkonna teooriatest. Mõnikord ei pea peavalu korral rohtu võtma. See võib olla märk, et võta lonks vett, tee kerge eine või väike jalutuskäik.

Keskkond võib muutuda, tehnoloogia areneda, aga inimene on sotsiaalne olend kõigis oma variatsioonides. Me võime olla vaimustuses uutest trendidest ja tehnoloogiast, kuid kahjuks tuleb tõdeda, et nii kipume moonutama reaalsust. Nii valus kui see ka pole, kehtivad tänapäeval juhtimises täpselt samad põhitõed, mis avastati juba 100 aastat tagasi. Küsimus on nende rakendamises. Muuta midagi muutmise pärast on mõttetu. Mõttekas on endalt rahulikult küsida: „Kas see, mida me lahendada püüame, on ikka tegelik probleem? Kas see nipp, lahendus või arvutirakendus tegelikult lahendab probleemi või on lihtsalt tore asi?“ Lahendus peab kõrvaldama eeskätt probleemi, mitte selle sümptomeid.