Milleks silmast silma vestlusi teha ja kuidas neid üles ehitada, kirjutab juhtimis-coach Marika Raiski.
On juhte, kes ei pea selliseid vestlusi vajalikuks ja mõned töötajadki tõdevad, et need kohtumised on mõttetud ning ei loo lisaväärtust. Tegelikult sõltub aga kõik sellest, kuidas vestlust korraldada – selle kulg ja tulemused on ikkagi mõlema osapoole vastutus.
USAs, Kanadas, Inglismaal ja mitmes edumeelses Euroopa riigis on coach’ivat juhtimisstiili kasutatud juba kümneid aastaid. Tegu on töötajate võimestamisega, andes neile palju enam vabadust leida viis, kuidas jõuda tulemusteni. Ekslikult arvatakse, et see võiks tähendada juhi jaoks väiksemat töökoormust või mingitest teemadest kõrvale jäämist. Aga otse vastupidi: see tähendab talle kordades enam tööd ja tegelemist oma tiimiliikmetega. Liider loob tingimused, et iga tiimiliige saaks anda endast parima. Ühtlasi hoiab ta end kursis sellega, kuidas töötajatel läheb ning kas nad sammuvad õiges suunas. Lõpptulemuste eest vastutab ju ikka ja alati juht.
Coach’ivas juhtimises on väga oluline roll personaalsetel vestlustel töötajatega, kuhu kuuluvad 1:1, tulemus- ja arenguvestlused. Nende kõrval tehakse hindamatut väärtust loovaid meeskonnatunde loomise päevi, mis aitavad edendada suhteid tiimiliikmete vahel, üle vaadata murekohad ning tegevused, paika panna plaane ning lahendada probleeme. Igas edukas ettevõttes korraldatakse loomulikult ka regulaarseid tiimikohtumisi suuremate projektide raames.
Silmast silma vestlusi ja arenguvestlusi teeb juht töötajaga omavahel ja paremal juhul füüsiliselt kohtudes. Tulemusvestlusi võib teha ka terve tiimiga ja nii füüsiliselt kui ka virtuaalselt. Üheskoos tulemusi läbi vaadates on kõikidel tiimiliikmetel võimalus näha, millega keegi tegeleb ja kuidas ühe või teise tulemusega läheb. See on meeskonnale ka hea võimalus üksteist toetada ja üheskoos võitu tähistada. Tulemusvestlust tasub teha korra kuus, sest nii on kohe näha, kui asjad hakkavad viltu kiskuma. Suuremaid kokkuvõtteid ja ülevaateid on sobilik teha aga korra kvartalis või poolaastas.
Ülekuulamine vs töötaja võimustamine
Silmast silma vestluste mõte on olla vastastikku kursis üksteise tegemistega ja saada kindlus, et ollakse õigel teel. See on aeg, mis on pühendatud töötajale ning temaga otseselt või kaudselt seotud teemadele. Selliseid vestlusi viiakse läbi regulaarselt vähemalt korra kalendrikuus, uue töötajaga alguskuudel ehk koguni korra nädalas. Kui tegemist on kriitilisema ajaga või on näha, et töötaja motivatsioon on langenud, siis tasub vestelda tihedamalt.
Kindlasti ei ole silmast silma vestlus ülekuulamine ega vaibale kutsumine (seda tehakse siis, kui töö tõesti ei suju). Need vestlused on suurepärane võimalus vabamas vormis vestelda nii üldistel kui ka aktuaalsetel teemadel. Eesmärk on aru saada, kuidas töötajal üldse läheb, nii tööprojektide, tiimisuhete kui ka eraelu vaates. Isiklikke teemasid ei ole vaja vältida, sest inimene on tervik ning mured eraelus kanduvad paratamatult üle teistessegi eluvaldkondadesse. Kui juht on toimuvaga kursis, saab ta vastavalt reageerida ning töötajale kas ise toeks olla või aidata tal abi otsida.
Mida enam küsib juht oma tiimiliikmetelt avatud küsimusi, seda enam ja põhjalikumalt nad vastavad. Isiklikud vestlused on suurepärane võimalus tagasisidestada edusamme, teha peegeldavaid vahekokkuvõtteid ning välja tuua võimalikke arengukohti.
Silmast silma vestlusi on võimalik pidada füüsiliselt või virtuaalselt kokku saades ja miks mitte koos või eraldi jalutamise käigus e-keskkonnas.
Mille järgi aru saada, et juhil on vaja omandada coach’iva juhtimise tööriistad:
Juhil pole ülevaadet, kuidas töötajal läheb tööprojektides, suhete mõttes ja eraelus.
Juhil ei ole tiimiliikmete jaoks aega, sest ta on kogu aeg koosolekutel teiste juhtidega või muudel tähtsatel arupidamistel. Tänapäeva juhtimine tähendab seda, et juht on esmalt oma inimeste toetaja, võimaldades neil anda oma töös maksimumi.
Juhil ei ole vestluse käigus millestki oma töötajaga rääkida. Sel juhul on tal vaja täiendada oma teadmisi silmast silma vestluste läbiviimise kohta (uurida, milline võiks olla selle ülesehitus ja mida küsida). Siin saab abi küsida mõnelt teiselt juhilt. Üks mis kindel: inimesed tahavad rääkida – asi on vaid vastastikuses usalduses, harjumustes ja viisis, kuidas seda teha (vestluste ülesehitus ja oskus küsida õigeid küsimusi).
Üheksa nõuannet juhile
Vestlusi tasub teha iga tiimiliikmega korra kuus ja see võiks kesta umbes tund aega.
Kui töötaja motivatsioon on langenud või tulemused kehvemad, tasub vestleda kaks korda kuus või lausa iga nädal (juhi eesmärk on pakkuda tuge ja otsida koos lahendusi).
Vestluse ajast ligikaudu 75% peaks rääkima tiimiliige ning 25% juht.
Küsi avatud küsimusi, mitte suletud (jah-/ei vastuseid võimaldavaid), suunavaid või etteütlevaid küsimusi (nt „Kuidas sinu arvates võiks selle olukorra lahendada?“).
Kui on teada, et üks või teine töötaja vajab mõtlemiseks rohkem aega, on hea talle küsimused ette saata.
Teemadena saab käsitleda esiteks projekte: mis on jooksvate tööülesannetega läinud hästi ja mis mitte. Teiseks suhteid: kuidas koostöö sujub ja kas on muresid (kolleegide, klientide, teiste valdkondade juhtidega). Kolmandaks piiranguid või mustreid: millised on olukorrad ja käitumismustrid, mis võivad töötajat tagasi hoida endast parima andmisel.
Kui juht näeb, et keegi saaks tegelikult rohkem panustada, on hea ka see välja tuua.
Juht peab küsima tagasisidet ka oma töö ja hoiakute kohta. Milliseid arengukohti töötaja siin näeb?
Vestluse lõpuosas on sobilik välja tuua positiivne tagasiside töötaja tegevuse ja arengu kohta.
Tähele tasub panna, et täpselt samamoodi saab vestluseks valmistuda ka töötaja ise ning kõik aspektid enne vestlust läbi mõelda ja teha juhile ettepanek need läbi käia.
