Uus juht. Juhi rolli ABC

Paljud inimesed hakkavad just juhiks saades mõtlema rollidele oma elus. On ju juhiroll tavaliselt üsna silmatorkav ja mõjutab mingil moel ka kõigi teiste rollide täitmist. Lähemalt räägib koolitus- ja arendusfirma SELF II juhtiv koolitaja Karin Hango.

Juhiks saamise järel sageli tekivad kohe järgmised küsimused:

• Kuivõrd ma saan juhina endaks jääda?
• Mida minult uues rollis oodatakse?
• Kuidas saavutada autoriteet ja panna paika rollipiirid oma seniste lähedaste kolleegidega?
• Miks inimesed peaksid mulle järgnema?
• Mida teha, et juhiroll ei kahjustaks teisi rolle minu elus?
• Kas ma tegelikult tahan juht olla?
• Mida ma peaksin oskama, et seda rolli mõnusalt täita?

Juhiks saades tuleb inimesel mõndagi muuta nii oma käitumises kui ka mõtlemises. Nagu üks juht ütles: „Sain õige ruttu aru, et kui ma teisiti tegutsema ja ennast arendama ei hakka, jäängi kobakaks.“ Muutuvas maailmas on juhid alailma kellegi kriitika sihtmärgiks ja üsna tõenäoliselt on sellel oma mõju asjaosaliste enesehinnangule. Samas annab juhtimine erakordse võimaluse ennast tundma õppida ja arendada.

Juhtideks saavad teadupärast sageli inimesed, kes tahavad oma tööd hästi teha, on täpsed ja usaldusväärsed. Nüüd on vaja aga hoopis teisi teha pühendunuks, täpseks ja usaldusväärseks.

Minu kogemust mööda on enamikule uutest juhtidest eriti keeruline oma ajakasutuse muutmine – või õigemini enese ja teiste juhtimine ajas. See tähendab tööde planeerimist laiemat pilti arvestades, ülesannete jagamist ja vastutuse delegeerimist ning nende inimeste juhendamist, kes on saanud mõne uudse ülesande. Pigem kipuvad värskemad juhid tegelema pakiliste ja kergesti mõõdetavate asjadega, lükates arendustegevusi ja strateegilisi teemasid edasi. Selle vältimiseks tuleks muuta mõtlemist. Keskendumine sellele, mis on sinu jaoks kõige olulisem, tagab pikemas perspektiivis sinu edu juhina.
Sageli tunnevad uued juhid tööpäeva lõpul esialgu pettumust, et polegi saanud n-ö tööd teha, vaid on pidanud lakkamatult sekeldama, paljude inimestega mitmetel teemadel vestlema, arvamust avaldama, probleeme lahendama. Alles pikapeale jõuab neile kohale, et juhtimise mõte ongi tulemuste saavutamine teiste kaudu, nende edukuse toetamine. Ning et vestlused autoriteedi saamiseks, suhete arendamiseks, ootuste selgitamiseks ja soorituse jälgimiseks ongi suur osa nende tööst.

Sageli võtab päris palju aega sisemise otsuse langetamine, et tõesti tahetakse juhtimisele pühenduda. Nii mõnigi uus juht jätkab ühel või teisel ettekäändel spetsialistitööd („sest pole piisavalt häid spetsialiste“; „sest ma ei raatsi oma kvalifikatsiooni kaotada“; „sest ma ei leia aega juhendamiseks või ei oska juhtimisvestlusi läbi viia“ jne). Kahtlustest üle saamine, enese edutamine võtab sageli päris palju aega. Mõni uus juht deklareerib sel üleminekuperioodil lausa avalikult, et tegelikult on kõik endine.

Kindlasti pole mõistlik hakata uut rolli proovima. „Eks ma püüan“ tähendab ju tegelikult vähest pühendumist. Alustaval juhil võib olla mulje, et spetsialisti oskustega saab hakkama ka juhi rollis. Need, kes saavadki ja võtavad korraga kogu juhivastutuse, kasvavad kiiremini nn päris juhtideks. Kui puudub selge toetus ja kommunikatsioon ülaltpoolt, võib juhirolli imbumine võtta aastaid ning tekitada palju segadust, ebaturvalisust ja ebaselgusest tulenevaid kuulujutte kolleegide (eriti alluvate) hulgas.

Oluline juhirolli eripära on vajadus luua toimivaid suhteid ka esmapilgul ebameeldivate inimestega. Erinevalt spetsialistist ei saa juht eriti valida, kellega suhelda. Ta vajab toimivaid suhteid paljude osapooltega: oma juhiga/juhtidega, alluvatega, võtmepartneritega.
Elu näitab, et alustavad juhid vajavad vähemalt poole aasta jagu aega, sest oodatav arenguhüpe on üsna suur. Liidriks saamiseks tuleb neil juhi moodi käituda – eelkõige täpsustada endale seatavaid ootusi, pidada juhtimisvestlusi ja koosolekuid, lähtudes sealjuures töötajate vajadustest (mitte üksnes enda eelistustest). Paljud juhtimisuuringud näitavad, et töötajad vajavad planeeritud neljasilmavestlusi juhiga vähemalt kord-paar kuus, samuti regulaarseid eri eesmärgi ja formaadiga tiimikoosolekuid.

Mida juhilt oodatakse?

Rolli panevad vähemalt algul suurel määral paika teiste osapoolte ootused. Juhi jaoks on ilmselt kõige olulisemad oma juhi, alluvate ja võtmepartnerite ootused. Mõned neist on fikseeritud dokumentides (ametikirjeldus, tööleping, strateegilised eesmärgid ja väärtused, kompetentsimudel jmt), teised seisnevad aga pigem tavades, mille järgimine või mittejärgimine mõjutab uue juhi populaarsust. Ma ei taha kaugeltki väita, et juht peab kõigile meele järele olema. Küll on oluline endale esitatavaid ootusi teada ja võimalust mööda juhtida-korrigeerida.

Ootuste selgitamine (nii enda ootuste väljendamine kui teiste ootuste kuulamine ja koostöökokkulepete sõlmimine) on suur osa värske juhi tööst. Mõistlik on kohe kokku leppida ka regulaarsed kohtumised, et koostööd jälgida ja üksteisele tagasisidet anda.
Juhi jaoks on oluline ka võimalike rollikonflikti allikate kaardistamine – selle aluseks on mõistmine, kus on ootused mulle kui juhile vastuolus (nt minu juhi ja alluvate ootused), milliste teiste rollidega võib juhiroll konkureerima hakata ja millistele (minu meelest võib-olla ebamõistlikele) ootustele ma ei saa või ei taha vastata.

Juhina kasvamine

Psühholoogid on kirjeldanud rolli kujunemise astmeid. Esimeseks astmeks on mistahes rolli omandamisel selleks valmistumine rolli täitjaid jälgides. Ilmselgelt mõjutab juhiks saajaid nende seniste juhtide mudel, isegi juhul kui seda sugugi ei soovita järgida.
Järgneb rolli võtmise staadium, kus uude rolli astunud inimene hakkab (esialgu sageli võrdlemisi pealiskaudsel moel) tegema sellele rollile omaseid asju: riietuma nagu juht, rääkima juhi moodi jne. Selles etapis ongi tähtis selgeks teha, millised on ootused minu suhtes ja mida oleks arukas kokku leppida.
Järgmises etapis hakatakse rolli mängima, süvenetakse sellesse, omandatakse vajalikke oskusi ja rollikäitumine muutub üha mugavamaks. Selles staadiumis võib väga abistav olla coach või mentor, kellega regulaarselt oma tegemisi ja mõtteid läbi arutada.
Rolli loomise (laiendamise) staadiumis mõistetakse juba oma juhirolli n-ö sisemist lugu; saadakse aru, mis on tegelikult oluline, ja hakatakse leidma uusi viise rolli täitmiseks oma isikupärasel moel. Enam ei pea juht kandma ülikonda või prille, et ennast juhina tunda ja esitleda.

Juhi rolli astujatele on kirjutatud mitmeid väärtuslikke raamatuid. Emakeeles ilmunutest soovitan lugeda näiteks Michael Watkinsi „Esimesed 90 päeva“ ja neile, kes soovivad konkreetseid juhiseid juhtimisvestluste läbiviimiseks, on kindlasti abiks Mark Horstmani „Tõhus juht“.

Juhi rolli erinevus spetsialisti omast

Tähtsaim on:

• tulemuste saavutamine teiste kaudu,
• aja leidmine juhtimistegevusteks (ja delegeerimine),
• suhete kujundamise oskus,
• tervikpildi tajumine ja arvestamine, mitte oma asja ajamine.

Mida uus juht võiks teha?

…oma tiimiga:

• tutvumiskoosolek  (mille võiks võimalusel läbi viia eelmine või kõrgem juht),
• püüda midagi väärtuslikku ära teha (teades, et alul jälgitakse teda eriti teraselt),
• saada kõigiga isiklikult tuttavaks,
• jälgida suhteid meeskonnas,
• tutvustada oma eesmärke ja ootusi võimalikult ruttu ning täpsustada neid pärast olukorraga tutvumist.

…juhiga:

• täpsustada ootusi, volitusi, tegevuspiire,
• leppida kokku regulaarsete vestluste ajad, et ühtlustada arusaamist olukorrast ja prioriteetidest ning rääkida koostööst.

…olulisemate partneritega:

• tutvuda, selgitada ootusi.