Ettevõtte kolm kriisiolukorda – kuidas käituda

Käitumisjuhised annab Circle K peadirektor Kai Realo.

Ettevõttel kaob suurklient. Kuidas protsessid ümber mängida, et vältida kaost?

Jaemüüjana on meil palju kliente ja meil puudub kogemus olukorrast, kus kogu meie äri sõltuks ühe kliendi otsusest või käekäigust.

Meil on aga kogemus olukorrast, kus üks teenuse osutaja ehk firma, kelle tooteid-teenuseid me ostsime (olime seega nende jaoks klient), ei olnud oma äririske hajutanud ning lootis, et see ärisuhe on n-ö igavene. Paraku aga on iga teenuse sisseostmisel kontsernidel kombeks teha hankeid ning kriteeriumiks ei ole see, et partner töötab vaid sulle – otsitakse ikka parimat hinna ja kvaliteedi suhet. Nii et selle Statoilist sõltuva äripartneri uued omanikud olid üsna pettunud kui selgus, et ettevõte, mille nad ostsid lootuses Statoili abil jätkuvalt rahulikult rikastuda, ei saanud järgmise hankega seda lepingut.

Loo moraal – äririskid tuleb hajutada. Igal ettevõttel on oma taktika ja põhimõtted, kuidas seda teha, kuid äri liigne sõltuvus ühest kliendist, isegi kui see suhe tundub olevat maailma parim, on liiga riskantne. Selle tarnija viga, kes ühel hetkel ainsa kliendi lepingust ilma jäi, oli liigne enesekindlus. Vaatamata sellele et ka meie äripartnerina viitasime antud riskile, ei olnud neil soovi oma riske maandada.

Kõige mõttetum on hakata kriisis süüdlast otsima. Sellega kaotatakse aega, energiat. Mingil hetkel võib see muidugi olla vajalik, et analüüsida olukorda, mis viis kliendi lahkumiseni. Aga senikaua, kui on selge, et klient on lõplikult läinud ja seda ei saa muuta, tuleb aru saada, kui palju temast majanduslikult sõltus. Sealt selgub, mis tegevused tuleb ära jätta ja mis on selle mõju tulemustele ning töötajatele.

Prioriteet on hoida ära paanika. Info edastamine peab toimuma võimalikult kiiresti ja õiges järjekorras, järk-järgult ülalt alla. Isegi kui tegu on ebameeldiva teabega. Esmatasandile peab info jõudma sellisel kujul, et inimesed saavad esitada küsimusi.

Ettevõttes ootab ees (suur) koondamine. Kuidas toimida, mida vältida?

Koondamine on sõltumata suurusest protsess. Ükspuha kas koondada tuleb 10 või 100 inimest, on selleks vaja tegevusplaani. Iga inimese jaoks on see isiklikult puudutav teema. Seetõttu tuleb seda infot hoida nii väikses ringis kui võimalik. Vältida tuleks info jõudmist nendeni, keda koondamine ei puuduta. Inimeste informeerimise ajaaken on samuti vaja läbi töötada.

Olulisim on esmalt edastada teave osakonna või üksuste juhtidele. Tihti on nemad need, kes peavad sõnumi kohale viima. Vestlused vastavate töötajatega olgu kiired. Mugav see pole kunagi.

Ettevõttes viiakse korraga läbi mitut muudatust. Kuidas vältida kaost ja hoida meeskonda töös?

Kõige keerukam on mitme muudatuse elluviimine siis, kui koos tegutseb mitu meeskonda. Hea oleks lisaks inforuumis toimuvale jagada projektide ülevaateid. Elu on näidanud, et parimad koosolekud on need, mis toimuvad füüsiliselt. Ja ma ei pea selle all silmas ühes ruumis koos viibimist, vaid ka näiteks Skype’i koosolekuid. Tuleb läbi käia kokkupuutepunktid ja paika panna tegevused, mis võivad üksteist riivata. Ja kindlasti on vaja vähemalt ühte koordinaatorit, kes tervikut dirigeerib. Infovahetus peab toimuma regulaarselt.