Muutuste juhtimine algab ja lõpeb kommunikatsiooniga

Ebakindel keskkond ja kiiresti arenev tehnoloogia ning tööviisid sunnivad ettevõtteid senisest kiiremini muutuma. Kui nn rahuaegadel ja rahuliku kasvutempo puhul sai juhtimises lähtuda klassikalistest mudelitest-tõekspidamistest, siis nüüd on vaja paindlikkust ning keskpunkti tuleb asetada kommunikatsioon. Kirjutab Elisa ärikliendi müügi- ja teenindusvaldkonna juht Jürgen Jalakas.

Mõistagi ei ole olemas standardseid, kõigile sobivaid lahendusi, sest organisatsioonis toimuvad muutused või pöörded on oma ulatuselt väga erinevad. Nii nõuab juturoboti juurutamine mõnes teenindusettevõttes teistsuguseid lahendusi ja etappe kui näiteks Kredexi ja EASi ühendamine, mis riigil käsil on. Siiski on kõigis neis üks sarnane element – läbimõeldud mitmesuunaline kommunikatsioon kui muudatuste juhtimise instrument. 

See ei ole iseenesest midagi pöördelist ega uut. Kommunikatsiooni tähtsust on rõhutanud mitmed viimaste kümnendite juhtimisteoreetikud ja -praktikud, aga asetame selle veelgi laiemasse konteksti – iial varem ei ole muudatuste juhtimine tähendanud sedavõrd üheselt kommunikatsioonijuhtimist. Vaatlen seda põhimõtet muudatuste juhtimise klassikalises kolmnurgas: sulatamine, muutmine ja külmutamine.

Alus on ühine avatud kommunikatsiooniväli

Suuremate muudatuste ja mõtteviisi juhtimine algab üldjuhul omanikest või juhtidest. Peab olema selge, millist probleemi on vaja lahendada ning millised on muudatuse eesmärgid. Ainult ühiste väärtuste ja eesmärkidega defineeritud muudatusi saab edukalt juhtida ja kommunikeerida ning see teeb vanade mõttemustrite sulatamise võimalikuks. Samuti tagab see muudatuste elluviimise mõistetavuse, usaldusväärsuse kõikide organisatsiooni liikmete jaoks.

See ei tähenda, et kogu muudatuste juhtimine on juhtide ülesanne. Nende roll on luua avatud ja võrdväärne kommunikatsiooniväli, mis aitab muudatuste vajalikkust ja eesmärke mõista. Infoväli ja kaasatus võimaldavad juba ühiselt edasi arutada, millised lahendusteed toimivad ning mis sammud on vajalikud. Nii saab muudatuste elluviimine mitte ainult juhtide, vaid ka laiemalt meeskonna motivatsiooniallikaks ja vastutuseks. Uute ideede ja muudatuste algatamine on võimalik muidugi ka altpoolt, aga selleks peab olema soodus ja avatud pinnas.

Muudatused kui juhi kvaliteedi tegelik mõõdupuu

Kui strateegia, sh ressursid, lahendused, vastutus on kaardistatud, siis algab muudatuste elluviimise etapp. Võiks arvata, et hea ja avatud algus ning kriitilise massi usalduse võitmine on pool võitu, kuid tegelikult on kõige raskem etapp muudatuste tark ja õige tempoga elluviimine. Parafraseerides Henry Fordi: kui sa teed seda, mida sa oled alati teinud, saad ka alati selle, mida oled juba saanud. Nii et muutuste saavutamisega käib paratamatult kaasas töörutiini, vastutuse ja sisu muutus.

Ka siin on võtmetähtsusega oma inimeste kuulamine ja ühine tegutsemine. Peaaegu alati on muudatustega seotud vajadus midagi juurde või ümber õppida või inimeste vastutusala ümber jagada. Isegi kui sulatamise faas on edukalt läbitud, põhjustavad reaalsed muudatused sageli vastuseisu. Põhjuseks see, et inimestel puudub kogemus või teadmine, kuidas sellega toime tulla, samuti vajalikud ressursid, või on puudu empaatiast. Vastuseisu põhjuste mõistmine ja lahenduste leidmine on oluline samm, olgu lahenduseks silmast silma vestlused, tiimiüritused, ajurünnakud või motivatsioonipaketi muutmine.

Edu jagamine

Viimasena tuleb uued põhimõtted ja kõik, mis on läbi viidud, n-ö külmutada. Eesmärk on tagada uue mõtteviisi kristalliseerumine ning see, et nüüdsest kehtib uus normaalsus. Olen Elisas näinud ja vedanud mitmeid muudatusi, kus olen alahinnanud viimase etapi tähtsust. Uus töörutiin ja lähenemine tahab settimisaega.

Siingi muudab kommunikatsioon kõik teised, ettevõtte eduloo kriteeriumid mõistetavaks ja võimalikuks: motivatsioon, töörahulolu, produktiivsus ja edu. Juht peab leidma viisi, kuidas märgata ka väikeseid õnnestumisi ja positiivseid arenguid ning neid esile tuua.  

Muudatuste elluviimise üks edufaktor on avatud, selge ja ühine infoväli. Selle tekitamine ja hoidmine on juhi peamine ülesanne, kõige muu väetis. Ajad, kus muudatusi sai juhtida tehniliselt või Exceliga, on möödas.